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摘 要 会计信息是企业进行生产经营决策的基础依据,不准确或错误的会计信息会导致偏差或错误的决策,使企业遭受损失,严重的会导致企业破产.实行会计电算化后,会计资料是由电子计算机按规定的程序生成.为保证计算机生成的会计资料真实、完整、安全,加强对会计电算化工作的管理具有重要意义.
关 键 词 会计 工作 管理
会计电算化不仅提高了会计核算的质量,减轻了会计人员的劳动强度,而且由于计算机运行速度快,大大提高了会计信息的及时性、准确性、完整性,为会计人员参与生产经营决策创造了有利条件.但是在充分发挥会计电算化优势的同时,如何保证会计电算化工作的质量,是摆在广大会计工作者面前的一个课题.
1 现代会计管理的重要性
1.1质量是会计信息的生命.会计信息是企业进行生产经营决策的基础依据,不准确或错误的会计信息会导致偏差或错误的决策,使企业遭受损失,严重的会导致企业破产.
1.2质量控制是会计法规的要求.实行会计电算化后,会计资料是由电子计算机按规定的程序生成.为保证计算机生成的会计资料真实、完整、安全,加强对会计电算化工作的规范,《会计法》作出了两方面规定：一是会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定.二是用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求.尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成真实、完整的会计资料提供前提条件,但由于技术上、设备上、管理上及操作人员水平等方面的原因,生成的会计资料可能达不到要求,尤其是在目前我国会计人员素质不高,对电子计算机方面的知识掌握不多的情况下,很容易因人为因素导致会计资料失真.另外,《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等相关法规也作了相应的规定,更体现进行会计电算化全面质量控制的重要性.
2 影响会计质量的因素
影响会计电算化工作质量的因素很多,但笔者认为主要有：(1)系统配置(2)初始化设置(3)工作分工控制(4)审核与监督(5)检查(6)安全控制(7)教育与培训(8)咨询等等.要控制好会计电算化工作的质量,须从以上几个方面人手,制定相应的对策、措施.
3 现代会计管理措施
3.1系统配置.会计软件及相应的硬件设备组成一个会计信息系统,是会计电算化的重要物质基础.各单位应本着成本效益原则,并根据需处理的数据量大小、数据结构复杂程度和财力状况,选择合适的系统.大中型单位可选择性能较好的计算机和可挂接大型数据库(如Oracle、SQL Server等)的会计软件；小型单位的会计业务较简单,应以选择投资较少的、挂接小型数据库的会计软件为主.
配备会计软件是会计电算化的基础工作,会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用.因此,选择会计软件应注意软件的合法性、安全性、正确性.可扩充性等方面的问题,以及软件服务的便利,并组织专门人员对软件的模块、功能和特点等多方面进行充分细致的分析、比较,必要时可要求软件推销人员演示或到已应用的单位实地考察,直到其能满单位当前的需要和今后工作发展的要求时,再作购置决定.
3.2初始化设置.“凡事预则立”.会计信息系统要运行,须先对会计软件进行初始化设置,诸如设置会计科目,录入初始数据,设置工资核算办法、固定资产核算办法、存货核算办法、成本核算办法等有关内容.由于会计软件较复杂,初始设置工作量大,因此为避免不必要的返工,应先组织有关人员讨论制定好方案和实施细则,备齐资料,进行少量数据初始化,待试运行成功后再正式初始化,这样有利于充分发挥软件的功能,达到自身的要求.
3.3工作分工控制.(1)岗位划分.会计电算化已由单机操作发展到网络运行,由多人按不同分工共同操作完成.依据内部控制制度的要求和会计电算化工作的特点,将会计电算化工作分为系统管理维护、操作录入、出纳、审核、挡案保管等.各项工作之间相互联系,相互制约.(2)岗位权限与责任.各岗位被授予与工作内容相应的权限和职责.系统管理维护人员拥有较高权限,负责日常软、硬件的管理维护,并为其他人员授权.各操作人员应严格在授权范围内工作,出纳不得兼任录入、记账、审核、档案保管工作.审核人员对其他操作人员录入的会计数据的准确性、合法性、合理性进行审核,但无权修改数据.为保证会计信息的准确、合理,操作录入人员录入数据后应仔细核对,并经审核人员审核签章后方可输出和记账,审核人员发现差错时应及时通知操作录入人员改正.未经审核的会计数据不得输出和记账.(3)岗位胜任.为确保工作质量,在工作分工时应考虑将工作分派给那些接受过培训并有能力完成该项工作多项要求的人员,否则会对工作质量带来较大的负面影响.
3.4审核与监督.会计电算化工作质量要得到很好地控制,审核工作尤为重要.由于审核工作点多面广,一切输入、输出的会计资料包括凭证、账簿、报表、工资数据、固定资产资料等都需经审核,因此应安排经验丰富、业务水平高的人员担任.审核可在事前、事中、事后进行.为减少人为差错,也可建立二级审核制度,审核人员完成日常审核,会计主管进行再审核.审核人员在审核过程中应对其他人员予以适当监督指导,监督其工作进度,指出其工作中的不足及产生的原因,以便在今后工作中减少类似差错,提高工作质量.
3.5检查.对于各个岗位的工作,财务部门应组织人员进行检查,检查的内容包括：各项操作是否遵循了会计制度和有关管理制度的规定；是否存在未能解决好的问题；运行情况是否达到预期效果等.并针对检查情况及时总结,找出合理的解决办法,不断完善、提高.检查工作可定期和临时进行.
3.6安全控制.为使会计信息系统安全有序地运行,应做好以下安全控制：未经授权人员不得上机操作；各台计算机应设置开机和登录；各操作人员应设置操作,对他人保密,并经常更换；离岗时应退出系统；禁止使用外来盘和安装无关软件；不得用处理数据的计算机上网；定期用正版软件查毒、杀毒；每天关机前在两台计算机上进行数据备份,有条件的单位可购置光盘刻录机进行光盘备份,以备系统遭受破坏时得到恢复；加强对计算机、UPS等硬件的定期检查,发现问题时及时修复,制定防磁、防火、防水、防尘的措施,为会计信息系统创造一个安全的运行环境.
3.7培训与教育.会计工作从手工核算过渡到电算化,需要一批多层次有会计和计算机知识的复合人才,为此,应进行针对会计软件的专项培训以及为解决维护问题的深层次培训,同时应加强职业道德教育,提高政治素质,强化责任心,以防舞弊的发生.
3.8咨询.由于财务人员对计算机知识的了解程度有限,因此在系统运行过程中出现软、硬件问题而又无法解决时,应向有关人员咨询.软件问题咨询由软件公司技术人员提供,硬件维护由销售商提供.
在对以上因素进行控制的同时,应建立健全相关的内部管理制度,包括会计电算化岗位责任制,会计电算化操作管理制度,计算机软、硬件和数据管理制度,电算化会计档案管理制度,并只有在实际工作中贯彻执行,使会计电算化工作制度化、规范化,才能有效地控制好会计电算化工作的质量.