地勘单位固定资产投资项目档案管理

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地勘单位固定资产投资项目档案是指在整个项目建设当中按照其自身的程序,从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中所形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像等各种形式和载体的文件材料.项目档案工作肩负着直接记录项目建设历史过程和为科研生产现实服务的双重责任,是整个项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节.如何使项目档案管理,符合国防科工委、国家档案局制定的《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》,确保项目顺利验收.笔者从目前地勘单位项目档案管理的现状入手,谈点建议.

一、正视现实问题是做好档案管理的基本要素

1.档案收集有难度.档案收集工作是整个投资项目档案最基础最重要的工作,该项工作直接影响到档案质量,也是档案验收检查的重点.在工作中,有三难：一是收集资料难.由于对档案工作重视不够,工程人员存在重工程轻档案的思想,同时由于项目档案分散于各承建单位,部分承建单位或图自用方便,或因产权归属问题,在收集资料时,有不交、漏交、缓交现象.二是收齐资料难.由于固定资产投资项目具有时间跨度大、地域分布广、参与人员多等特点,项目档案工作一直处于运动和补充状态,使得项目文件很难做到及时归档,再加上项目班子中大多数是临时组建的,一旦工程结束,机构随即撤销,收集上来的资料欠缺.如竣工图不全；某专业部分材料出现“空档”；项目前期文件归档不全,因此档案的完整性往往得不到保证.三是收准资料难.由于项目建设负责人往往把精力放在了跑项目、跑资金上,而工程技术人员则更加注重工程的进度和质量,建设单位对工程档案负总责的意识不强,加上施工单位责任心不够,收集的资料难免有误差、错误,如乱签、漏签、代签、隐蔽工程记录与实际不符、设计变更未在竣工图中标注、竣工章未盖、竣工章栏填写不全等,严重影响了项目档案的真实性、完整性和系统性.

2.收集管理有差距.一方面因职责不明,使项目档案管理混乱.主要表现在对项目档案没有统一管理,对设计、施工、监理、监测和质检等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导.大家各自为政,视资料为己有,或视资料为废纸,甚至有少数建设项目指挥部在项目建成竣工后,将所有资料打包,或整箱交建设单位,没有目录和移交手续.另一方面是硬件不力,使项目档案保管凌乱.有极少部分单位领导不重视档案工作,再加至“上马”工程前期人少事多,顾不上配备专职档案人员和配置档案库房、装具等档案基础设施和办公设备,而是将资料随意堆放一起,致使档案资料无从整理,更说不上档案保管的要求,同时也给项目档案甚至整个项目带来安全隐患.

3.档案质量待提高.一是不齐全.原件不齐全和工程质量验收签证资料不齐全,如个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件、下发或转发时是复印件；各种实验记录的复写件、复印件偏多,且字迹潦草,模糊不清；原材料及构件出厂证明乱、脏、破,难以满足档案归档要求.在工程进行中,没有按国家行业标准要求办理书面签字等手续.二是不规范.表现在竣工图文件编制不规范、施工原始资料、验收签证资料格式、填写、书写不规范；文件纸张规格大小不一,无装订线；竣工图纸破损.如此档案,难以保证档案的准确性、通用性和完整性.不能发挥应有的依据及凭证的作用,给日后的维护和利用带来困难.

1.健全制度治“难”.加强制度建设是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的前提,为确保项目档案的客观性、准确性、系统性,必须建立一套档案管理制度,并不打折扣执行制度,从而杜绝项目档案收集过程的“难”.一要根据《档案法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）》,结合地勘单位实际,制定地勘单位固定资产投资项目档案管理工作规范,确定归档范围及保管期限,并统一项目档案管理工作标准,使地勘单位固定资产投资项目档案工作步入良性循环,达到制度化、规范化、标准化.二要建立《项目档案员岗位责任制》、《地勘单位项目档案收集和立卷归档制度》、《项目档案借阅、利用制度》、《项目档案安全保管、保密制度》等相关配套性、辅助性的规章制度,全面对档案资料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等各个环节进行严格的制度约束和规范.三要加强项目负责人对档案管理的监督指导,要求完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目.四要严格执行制度,建立项目档案奖罚制度和经济责任制,并做到奖罚分明.

2.科学管理治“乱”.实行科学的管理方法是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的关键.为此,在项目管理实施过程中,首先要实行目标管理,要根据地勘单位固定资产投资项目的规模、特点和需要,制定总目标和子目标,将各部门职责列入目标管理范围,明确权利和义务,使项目档案工作有目标、有地位、有压力、更有动力.同时,要明确分管领导,配齐档案人员,建立相配套的网络管理体系,使各部门人员围绕总体目标有条不紊地开展工作.建议档案部门作为成员单位,要进入单位项目建设领导小组,参与工作布置、检查、验收,从而使项目档案工作真正落到实处.其次要坚持规范管理,工作中坚持“四同时、四纳入、三参加”：“四同时”：一是项目档案工作与地勘单位固定资产投资项目建设同步,所有建设项目,从立项的同时就开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；二是签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）的同时,对项目档案的质量、份数和移交工作提出明确要求；三是检查工程进度与施工质量和安全的同时,检查项目档案的收集、整理情况；四是进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收的同时,验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后及时整理归档.“四纳入”：各建设单位、施工单位将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理,纳入施工管理及考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责,纳入经济责任制.“三参加”：明确各专职或档案人员必须参加项目工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱；参加各分项工程验收和工程项目总验收.第三要实行标准化管理,要加大投入力度,建立档案库房、配备设施和装具,确保项目档案的安全、保密,库房标准要根据国家档案业务规范的规定,达到“八防”要求,即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等.

3.提高素质治“差”.增强全体人员的档案意识,提高档案人员的专业水平是做好地勘单位固定资产投资项目档案工作的保证.第一要通过宣传教育提高全员的档案意识.档案意识的强与弱,直接关系和影响着人们对档案工作的认识、档案法制观念和档案利用需求等行为,为此,我们要运用宣传载体,宣传《档案法》和档案管理规范,使各级领导干部重视、支持项目档案工作,使各部门理解、参与项目档案工作,使专业人员投入、做好项目档案工作.第二要通过培训提高档案人员的专业水平.地勘单位固定资产投资项目档案工作作为近几年才出现的新事物,给传统的档案人员带来了新的挑战,为此要加强对项目档案管理人员的系统培训,使其具有专业的项目档案管理知识,训练把握项目档案的整理标准和要求,形成既符合项目档案形成规律,又符合项目档案验收标准和便于利用的项目档案,争取在实际工作中培养成专家型人才.第三要通过督查提高承建单位档案人员的业务水平.他们是项目档案工作最基层的参与者和组织者,也是确保项目档案质量的关键人物,为此要与他们多联系,加强对他们的业务指导,通过沟通、指导、检查等形式,使他们了解本单位项目档案工作的规章制度、档案收集内容简介、整理标准等,对项目档案的开展达到事半功倍的效果.

（作者单位：湖南省核工业地质局）