医院声像档案管理

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摘 要 ：声像档案是医院档案管理的重要组成部分,然而一直以来没有受到足够的重视,使得声像档案管理工作中存在资料缺失、遗漏、保存不全等问题.本文结合工作中的实际情况,简单探讨目前医院声像档案保管工作中存在的问题,并就此提出加强声像档案管理和利用的措施.

关 键 词 ：声像档案；医院；管理

医院声像档案是指医院在各种社会实践活动中,通过摄录手段形成的,具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等各种载体.众所周知,医院声像档案是最能客观、真实记载医院发展历史的档案资料.虽然医院声像档案数量占医院档案总件比例很少,但所起档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的.但是,声像档案又是在医院档案管理中较容易被忽视的.笔者在二级医院从事档案管理工作多年,现结合医院档案管理实际,就声像档案管理中普遍存在的问题及应采取的对策,声像档案开发利用等问题浅谈一下自己的看法.

1　声像档案管理中存在的问题

声像档案管理制度完善及规范存在缺陷.常见表现为医院档案管理不是十分规范,管理制度不够落实,分类方案不尽科学,重视纸质档案管理而忽视声像档案管理.

1.1　声像档案归档意识浅薄,归档率低

1.1.1　由于声像档案形成科室一般在院办公室或宣传科,重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责,等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室.在此过程中,声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素,假如声像资料形成部门工作较忙,或对声像档案重视不够,声像档案质量、归档率难以保证.

1.1.2　目前医疗单位各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍,如接诊到特殊患者、开展新特技术等,一些临床科室自行拍照,为今后病例讨论、撰写论文积累资料；由群团组织的医院职工体育活动可能是自己进行录像照相等这些形成声像资料其档案价值不容忽视,但由于不是重点声像档案归档部门,使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源.

1.2　声像档案管理手段滞后,保管条件差

声像档案的保管有严格条件限制.除有严格的温湿度控制外,还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施,要达到以上严格保管条件远非易事,必须投入一大笔资金购入储存设备,这对于目前普遍举步维艰的医疗单位来说,较大资金投入不是十分现实的,因此不易被医疗单位接受.

1.3　声像档案管理人员业务知识匮乏,声像档案整理不规范

目前大多数从事医院档案管理工作的人员原来没有接受过档案专业培训,或仅接受较短时间的档案专业培训.个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够,导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数,声像档案与一般纸质档案同等对待,管理方式落后,无法借助现代手段进行声像档案管理,多数停留在简单收集保管阶段,影响了声像档案保管和声像档案寿命.

1.4　声像档案利用开发意识不够

目前各医疗单位对声像档案一般仅满足于查阅,出版专刊画册、简报的层次.档案管理者对声像档案开发利用意识不够,缺乏开发利用动力,或缺乏声像档案专题编研能力,很多虽有开发利用价值却“养在深闺无人识”,发挥不了声像档案的应有作用.

2　声像档案管理的对策

2.1　重视对声像档案的管理,严格声像档案的收集

从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整,对日常工作中可能形成较多声像资料的科室,要将其纳入声像档案归档范围,杜绝重要声像资料失管现象的发生.开展经常性档案专题宣传,包括开展声像档案重要性的宣传,提高员工对声像档案重要性的认识.档案管理部门要与各科室保持经常性沟通,及时掌握医院信息,对各科室档案查阅提供各种便利条件,使医院员工对声像档案工作予以配合支持.[1]

2.2　声像档案管理者要积极发挥主观能动性

经常深入科室了解情况,及时发现有价值声像材料并加以收集整理,对重要的资料要打破常规,随时将声像资料归档,往往会起到事半功倍之效.在人手允许情况下,可考虑让档案管理人员承担医院部分重要活动的资料摄影工作,这是声像档案积累的最佳条件,其目的有：真正掌握医院重要活动的第一手材料,再者有利于档案管理工作中“四同步”的开展,对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助.

2.3　争取领导支持,购置必需的设备

声像档案的保管需要一定的设备投入,声像档案管理部门争取单位领导的重视,在经济上给予投入,购置必需的设备,如防磁软盘音像柜、智能光盘柜等,改善保管条件,完善硬件设施.

2.4　加强档案管理人员业务培训,提高专业人员素质

档案室是“没有围墙的大学”.自学是声像档案管理工作者提高自身专业水平的主要途径.声像档案管理工作者要通过订阅档案报刊、书籍等形式加强自身业务学习,在干中学,在学中干.此外还可通过报考电大、函授、进修等多渠道、多形式的继续教育,不断进行专业技能的填补和提高.作为单位领导者,要支持鼓励档案管理人员参加上级档案部门组织的档案培训班及档案管理交流活动,扩大视野,增长知识,并为其创造良好的工作环境和发展环境,从而提高声像档案管理水平.[2]

2.5　应用现代手段管理声像档案

采用计算机技术实现声像档案数字化,对声像档案的保管、延长其寿命及实现档案资源共享都有很大作用.下面我们分别就相片、录像带、录音带数字化问题等进行探讨.[3]

2.5.1　相片档案数字化：采用扫描仪将相片扫描,存进计算机硬盘或刻录成光盘,其优点是对相片实物的保护,防止时间过久色彩褪色,方便以后相片编辑出版、网上远程传播等.

2.5.2　录音带档案数字化：录像带、录音带对保管环境要求十分严格,在高温潮湿的环境中,磁带发霉、消磁、咬带导致报废较为常见.将录像带转为光盘,防止磁带报废,方便今后利用,不失为一种好方法.

2.5.3　录像带数字化：采用数码录像机将录像带转录并刻录为DVD光盘保存,其画面分辨率不但高过录像带,而且是也给今后的音像档案利用创造了条件.

3　声像档案的开发利用

档案管理的最终目的就是利用,发挥它潜在的经济效益和社会效益.因此,医院档案管理工作者要多渠道、多途径地开发声像档案信息资源,使档案在医院发展中发挥应有作用.围绕服务医院中心工作这个前提,声像档案开发利用便有了明确发展方向.

3.1　开展声像档案编研工作,出版专题图片展或专题画册

每一所医院,都有一段规模从小到大,技术从低级到高级的发展过程,医院发展的每一步都凝聚着员工的辛勤汗水,都有一段令员工值得自豪的历史.从医院角度考虑,开展院史专题教育,展现医院不平凡发展轨迹,发掘员工艰苦奋斗闪光点,提高其爱院情怀是一个永远不会过时的题材.借助自身馆藏档案的宝贵资料,档案管理者可以配合开展这方面专题编研工作,例如出版院史专题图片展,本单位党的建设、医疗事业发展回顾、精神文明工作回顾等专题图片展,出版专家简介、专科发展图片展等等,在本单位公开展出,这不仅是医院宣传工作的一部分,也是档案工作展示、宣传的最佳手段.[4]

3.2　开展网上相片、音像展览,相互交流

衡量声像档案的管理质量,不仅仅要看声像档案的保管环境、保管手段如何,还有看看声像档案开发利用程度如何.当本单位员工对馆藏声像档案了解很少,不知有哪些内容时,便谈不上其查询、开发利用了.档案管理者有责任进行相关方面的宣传,如开展网上相片、音像展览,相互交流,做到广而告之,从而扩大档案宣传范围,增加本院员工对声像档案的了解以及社会对本院的了解.[5]

3.3　刻录声像档案光盘

档案管理部门可以采用编辑出版声像档案光盘的方法,将数字化的声像档案分类编辑,并刻录成图像光盘或VCD光盘,方便员工借阅,降低宣传成本,同时也减少了重要声像档案的人为损害.