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[摘 要 ]本文主要介绍会计档案管理中的存在问题和解决方法进行研究,对于会计档案管理者具有一定的指导意义.
[关 键 词 ]档案；管理；问题；分析；规范
一、会计档案管理的意义
会计档案管理是国家档案的重要组成部分,它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,会计档案也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映.会计档案是信息的重要载体,是主要信息源.管好用好会计档案,是使单位经营管理、有序、高效运行的有效保证.
二、会计档案的定义
通过会计档案,可以了解企业每项经济业务的来龙去脉,并能核对一个企业的经营管理状况及财务遵纪守法情况,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.
三、会计档案的收集与整理
会计档案的收集是形成会计档案的前提和基础.会计档案一般可分为会计报表、会计凭证、会计账簿以及其他会计核算资料等四个部分.(1)会计报表.报表按月、季、年进行每类.报表的说明与报表附注要相对应,包括利润分配表、损益表流量表、成本费用表等各类会计报表应编写页码,使之与其内向相对应.(2)会计凭证.它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、应行存款余额调节表等.(3)会计账簿和资料.包括账簿以及与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料,如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等.
四、会计档案形成与保管
(1)应设立专门保管机构,并专人管理.会计档案管理一般当年的保管期为一年.期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管.(2)会计档案应进行归类整理装盒,并按要求填写详细的内容.这些的会计档案由专业人员收集整理并负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册.(3)会计档案按照凭证的不同进行分期限管理.保管期限分为永久、定期两类.定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类.年会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起.总账、明细账、凭证等保管期限为15年：银行、日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久.(4)保管到期的会计档案,由本单位档案管理部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,由档案机构和会计机构共同派人到指定地点集中处理.
五、会计档案的作用
(1)借鉴作用.会计档案可以提供比较详细、完整的经济、技术资料,为国家制定宏观经济政策作参考,同时可以为国家完善会计制度、加强会计管理提供借鉴.(2)监督功能.会计档案是审计部门最重要、最直接的资料.可以清楚地从会计档案中体现出来；如果存在弄虚作假、违法乱纪等行为,也可从会计档案中反映和体现出来.因此它能起到最直接的监督作用.(3)反映功能.会计档案从宏观看能记录和反映国家机关、社会团体、企业事业单位开展经济业务活动的重要历史资料和证据.从微观看是反映各单位开展经济业务办理会计手续、进行会计核算、执行会计制度的情况.
六、会计档案管理中存在的问题
(1)对档案的重视程度不够.长期以来,一部分人员轻视档案工作,对会计档案工作的认识都存在一些误区,认为会计档案工作就是只要不丢失,不泄密,能查档就行了.忽视档案工作已无法适应现在的管理需求.(2)管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后.大部分人员没有经过专业的会计档案知识培训,对会计档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,对档案的重要性、管档要求、档案收集意识淡薄.其次一些归档的材料还不够真实和准确.(3)会计档案管理不规范.有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者会计凭证有的项目填写不全.也不合乎会计档案管理要求.有的单位要求会计人员自行保管会计档案,不能统一按规定摆放.(4)会计档案管理及销毁不规范.会计档案管理缺乏科学性,没有统一的管理销毁标准,各种制度不健全.会计档案销毁也不及时,到期该销毁的不销毁,销毁过程有随意性.
七、解决会计档案管理存在问题的措施
(1)规范会计档案立卷.装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章.封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全.(2)规范会计档案保管,是采用在专用计算机上进行电子档案备份.在磁盘、光盘上进行电子档案备份.对所有备份的电子会计档案数据进行各份,以保证数据的实体和信息安全.(3)健全会计档案管理体制.按照国家相关规定,建立健全各项会计档案管理制度,将本单位的会计档案整理规范.(4)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理.会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行.会计档案保管期满需销毁时,必须由本单位主管部门提出销毁意见,经相关部门共同协商,严格审查后,报上级批准进行销毁,并建立档案销毁清册.