推行建设项目文件规范化管理争创国家优质工程

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【摘 要 】本文通过获得中国石油优质工程金奖及国家优质工程银奖的塔里木大化肥项目文件管理的实践,论述了项目文件规范化管理对保证项目文件质量及优质工程验收中的重要作用以及在实践中已证明可行的方法.

【关 键 词 】项目文件 规范化 管理 国家优质工程

众所周知,建设项目文件管理最终要达到的目标是保证其完整、准确、系统以及安全保管和有效利用,满足工程竣工后的生产、运行、维修、扩建的需要.建设项目文件的形成过程与项目的建设过程一致,因此,自始至终推行建设项目文件的规范化管理是高质量形成项目文件并达到优质工程文件标准的必然要求.

一直以来,有很多建设项目都不重视项目文件的规范化管理,前期无目标、无策划,中期不管理、不控制,后期补资料、堵漏洞的情况屡见不鲜.而塔里木大化肥项目则成功地避免了以上现象的出现,这主要得益于在项目建设的全过程推行了项目文件的规范化管理.

项目文件规范化管理的内容是:项目前期即现场施工开始前项目文件收集及竣工文件管理策划准备工作的规范化,项目中期即施工全过程项目文件管理培训和督导工作的规范化,项目后期即项目初步验收至档案专项验收期间归档文件审查及相关服务的规范化.

1.建设项目前期文件管理规范化

项目建议书的报批标志着一个建设项目的开始.从此,这个项目要经历项目选址意见书、可行性研究报告、环境影响报告书、安全预评价报告、地震安全性评价报告、地质灾害危险评估报告、水土保持方案报告、职业病危害预评价报告、项目开工报告等报批过程.这个过程少则一年,多则几年.时间的跨度、不同部门实施的报批过程以及管理人员的变动会给文件收集工作带来难以弥补的遗漏.因此,项目前期文件的管理必须要有机构、人员、制度、流程、考核等规范化管理要素的支持才能达到原件收集齐全、保管安全、有效利用的目的.所以,建设项目的开始也必须是建设项目文件管理的开端.

塔里木大化肥项目从项目开始就确立了争创国家优质工程的目标,成立了项目文件管理机构-档案资料中心.它的职责是负责建设项目文件的全过程管理及文件归档接收、保管和利用.它把建设项目文件的归档标准贯彻到了文件的形成过程中,实现了项目文件与档案的一体化、体现了责任主体唯一性的特点,是保证项目文件质量的基础性措施.

机构必须依托有专业素质的人员、科学的制度、合理的流程和严格的考核才能运转顺畅.塔里木大化肥项目在现场开工前就把档案资料中心的全体人员派往专业机构进行建设项目文件岗位培训并取得了相应资格.发布推行了《档案管理规定》、《归档制度》、《竣工文件编制归档实施细则》等制度,以及档案验收流程、设备资料验收分发流程、工程资料管理流程.每年年底发布下一年度各单位归档文件目录,第二年底根据归档情况对各责任单位实施考核并与经济利益挂钩.以上措施保证了来自建设方、设计方的项目前期文件做到了归档齐全.

建设项目文件的核心部分是竣工文件.虽然在现场未开工前,竣工文件没有进入形成阶段,但此时的策划准备工作决定了建设方与参建单位在竣工文件编制方面的配合度及竣工文件质量所能达到的高度.策划准备工作主要有两个方面:一是设计、施工、监理合同中文件管理要求条款的编制,二是竣工文件编制指南的编写.

在DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》中要求“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应文件以及所提交文件的整理、归档责任”.这只是一个方向性的要求.实际上,合同是约束双方,提高配合度的必要手段,这个“专门条款”不应只明确归档责任,而应尽可能地精细、沟通彻底,要考虑到全过程中出现的重大问题,文件编制中的重要步骤、甚至是质量要求的细节、不达标的惩罚措施都应表述清楚.尤其是EPC合同条款更应该编制详细,因为建设方在过程中参与度有限,不表达清楚更容易出现与最初要求大相径庭的结果.

竣工文件编制指南是指导竣工文件形成的规范性文件.指南的编写要与合同条款一致,是合同条款的进一步细化,是竣工文件编制的操作规程.指南不仅应明确竣工文件的归档内容、质量要求、文件份数、载体要求、归档时间等,还应包括项目文件管理所涉及的制度、流程和每一张施工专业用表、优质工程质量检验评定表、竣工文件审查表、归档移交用表、监理用表等表样,以及每一张表格的填写说明、填写范本都应直观地呈现出来,项目文件的组卷要求也应在此说明,让使用者能够清晰地掌握整个竣工文件的结构及每一个细节要求.

2.建设项目中期文件管理规范化

项目施工过程就是竣工文件产生的全过程.而伴随着竣工文件产生全过程的是项目文件管理培训和业务督导.

培训是沟通意见,形成共同语言的重要途径.塔里木大化肥项目的参建单位一进入现场,档案资料中心就组织了施工、监理单位的技术员、资料员的业务培训,培训的主要内容是竣工文件编制指南.通过反反复复的讲解把塔里木大化肥项目文件管理的每个制度和流程到每一张表格的填写样式和整理组卷的操作细节,标准放到每一个技术员和资料员的脑中.在项目开始前几个月,档案资料中心业务人员每天都到施工单位去检查指导资料的填写,防止他们在细节方面的错误.档案资料中心每月都召集施工和监理单位的资料员进行一次业务交流,分析典型的施工文件,找出其中的错误,提出修正的方案,讨论在今后的工作中如何避免类似情况的发生.在项目文件管理工作后期,我们开展了两次集中培训,主要是规范组卷的内容和顺序,并辅之以日常的咨询和指导.

业务督导顾名思义就是业务督促和指导.定期和不定期的检查是督促竣工文件与进度保持一致、保证文件质量、发现业务缺陷的手段.而真正落实督导意见的关键措施则是检查结合与文件编制单位的经济利益挂钩.借助劳动竞赛,塔里木大化肥项目文件检查与质量检查结合,将检查结果与各参建单位奖金挂钩,大大提高了项目文件的质量.大项目的施工过程一般比较长,建立定期检查制度、检查结果严格兑现并自始至终地坚持下去是保证优质工程目标落实到每一个文件质量细节的重要措施,只有不懈地努力才有可能达到目标. 3 建设项目后期文件管理规范化

项目后期文件管理的主要内容是归档前文件质量的审查和相关服务工作的安排.项目文件在归档前一般都要经过建设方项目专业管理人员、监理、工程质量监督站、档案专业人员的四道审查.审查不能走过场,要有审查凭证,审查单位应在会审单上签字、盖章确认.文件质量审查通过后就涉及到与电子文件制作和装订工作相关的服务工作了.装订是个简单的程序,但失去了统一的管理就使得前面所做的努力大打折扣.所以,优质工程文件质量要求要贯彻到底,让最后一道工序为成果增彩.

塔里木大化肥项目竣工文件严格执行了建设方、监理、质监站、档案资料中心四道审查,特别是档案资料中心的审查更加严格,装订前由不同的审查者审查两次,装订后由不同的审查者再审查两次,审查漏项若在专项验收和竣工验收时发现将与审查者奖金挂钩.档案资料中心对装订工作也非常重视,提前与施工、监理单位协商,确定装订点,进行细节规定、人员操作培训、标准耗材准备,最终,做出了外形统一、美观、牢固的卷册,给优质工程验收组的专家们留下了非常好的印象.


由于塔里木大化肥项目文件管理推行了项目建设全过程的规范化管理,制度标准明确、人员责任到位、培训指导超前、检查落实兑现、文件服务细致,建设项目文件规范化程度很高,每一页资料从表头的填写到内容的填写、从字体字号到页面边距,从计算机打印内容到人工批签内容全部符合归档要求.由于责任落实,项目近六十万张图纸的核发每一张都记录准确,去向明确.设备资料归档率99.9%.竣工图质量达标,归档率100%.

项目文件管理只是整个项目管理的一个部分,而且是经常不被重视的部分,但它是一个系统工程,涉及多家单位和个人,由于项目进行过程中因不同时期专业工作内容不同,专业人员的流动性很大,项目过程中没有抓住项目文件的形成和规范化管理,事后补资料往往是事倍功半,而且补出来的资料也往往不能符合要求.项目文件规范化管理标准明确,事前控制,保证了项目文件的一次正确率,大大节约了人力、物力和时间,从根本上保证了竣工文件与现场一致,与施工过程同步,保证了项目文件的齐全和完整性,通过全过程规范化管理使项目文件的质量完全建立在可靠的基础上.

2012年8月14日,国家优质工程专家组到塔里木大化肥项目现场复查,由于项目前期文件管理策划合理、中期检查指导给力、后期归档审查严格到位,复查前准备工作充分,本次项目文件现场复查得到了国家优质工程专家组的高度肯定,专家组组长在现场复查末次会上说,专家组一行复查的七个项目中,塔里木大化肥项目文件质量最高.塔里木大化肥项目文件经历了大项目各专项验收、石油优质工程验收、国家优质工程验收的历次考验,获得了各方面专家的称赞,为塔里木大化肥项目最终获得石油优质工程金奖及通过国家优质工程验收做出了突出贡献,也用成果证明了推行建设项目文件规范化管理是非常必要的.

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