医院图书档案规范化管理的建设

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摘 要 ：我国医院图书档案管理制度一直处于改革之中.如何促进图书档案的规范化管理是现阶段医疗卫生事业中的新课题.本文简要论述了医院进行图书档案规范化管理的重要性,并对规范化管理的工作任务以及实际操作的具体管理措施进行了分析探讨.

关 键 词 ：医院图书档案 情报 规范化

中图分类号：R197.32 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2013）6-248-02

近几年我国的医疗制度发生了一系列的变化,医院的管理模式也随之改变,作为医院管理重点的图书建档规范化改革工作也势在必行.医院图书档案的规范化管理是对医院整体管理水平的客观反映.一套全面系统的图书档案管理制度不仅有利于医院图书管理事业的有序健康发展,还可以节省人力物力财力等工作成本.

一、医院图书档案规范化管理的重要性

医院进行图书档案规范化建设的目的是为了最大程度的共享信息资源,发挥档案的指导性作用.只有医院档案得到了充分的开发,在医院实际工作中发挥了其的指导性作用,才能体现出档案管理工作的价值与意义.医院图书档案管理工作的重点一般集中在机构设置、专业人员的素质能力以及信息环境下的一体化管理方面.医院图书档案的规范化管理对于保护医学类图书的正版合法权益,加强图书市场的规范性都具有十分重要的意义. 医院在进行图书档案管理时需要遵守两个管理原则：

一是制度管理.制度建设是一切管理工作得以正常进行的基础.医院管理部门需要建立细致全面的规章制度,结合医院整体与各工作部门的实际情况,吸取以往的经验教训,及时建立补充规章法则,例如建立书籍赔偿制度、数字图书馆运营制度、文献资源馆际互借制度等,保证医院图书档案管理的正常有序进行.除此之外,还应明确图书采购、借阅、管理之间的各项职责分工,制定细化的工作准则.

二是标准化管理.标准化管理的前提是国家制定的相关法规法则,要求医院图书档案管理部门根据国家标准开展管理工作.医院书籍、资源的分类、编码、主题索引以及设备配置标准都应该严格遵守国家的相关规定.标准化管理的全面执行对于我国医院图书档案实现通用性以及档案资料共享都具有积极的推动作用.所以说,图书档案的标准化管理是保证医院现代化、信息化、资料共享化进行的基础.

二、医院图书档案管理中具体的工作内容

图书档案管理工作的主要内容包括以下几个方面：一是搜集电子、书籍、期刊等各种形式的资料.资料的充实程度是评价医院图书档案管理水平的一个重要标准.图书管理员应该采用各种手段开辟资料来源,实现资料的最大程度整合,在此过程中应该注意既要保证资料的完整性全面性又要剔除无关材料.最终将图书档案管理机构建设成一个既切合医院实际又具有鲜明特色管理部门.二是采用各种手段获取情报.医院档案管理人员应该改变传统的文献资料被动收集整理方法,主动深入各科室、病房之中,及时了解临床治疗的进度.三是开展咨询、出版服务.图书档案管理机构在医院内部还具有提供学术咨询,如专刊发表、科研计划制定、学术研究选题等,这些业务咨询一般具有机密性与战略性.同时,医院图书档案管理机构还承担了刊物编辑出版的责任,有权对医院最新研究成果或科研结果进行编辑出版.四是保证与世界先进科研经验的及时交流、资源共享.医院的发展依赖于对最新科研成果的研究或引进,而图书档案管理机构的主要职责就是保证其与外界的及时交流、沟通、合作.图书管理机构需结合医院实际水平,及时对管理设备进行更新,保证图书管理实现现代化.

三、保证医院图书档案规范化管理的具体措施

(一)建立健全管理机构

各司其职、分工明确的管理机构是保证医院图书档案规范化进行的基础.医院应根据具体水平设立独立的情报、图书、档案管理机构.首先,设立信息科总归医院总务处领导,下属分别设立情报部门、档案管理部门、电子信息控制部门等,合理分配资料、进行最新科研成果的搜集、档案的分类管理、信息的共享与交流等.其次,设立档案管理与情报搜集两个独立的工作部门,并分属于不同上级领导,将资料收集与编辑、调研工作独立进行,保证其工作的客观性与公正性.

(二)进行图书、情报、档案一体化的管理改革

1.图书、情报、档案一体化的内涵

图书、情报、档案一体化管理是指将医院内部资料管理中这三个独立的部门相整合,将其形成为一个工作整体.一体化管理可以最大程度的利用信息资源,并发挥独立部门存在时不具备的全面、整体效用.图书、情报、档案管理得以整合的基础是其具有相同性质的工作原理,都属于文献范围.首先,图书、情报、档案管理工作的基本职能都是知识、资料的收集、更新、发布；工作目的都是储存有效信息、为临床治疗提供资料支撑、促进医院治疗水平的进一步发展等.其次,图书、情报、档案管理的工作程序也具有一致性,都是对文献资料进行搜索、加工、存储等.根据上述介绍与我国医院图书档案管理的实际情况,笔者认为图书、档案、情报管理工作的一体化的定义分为以下三个方面：（1）管理的一体化.指在图书、档案、情报范围内对信息整合管理的一体化.（2）服务的一体化.管理的最终目标是提供服务,将三者进行整合,可以打破传统的独立服务体制,在对外服务上实现一体化.（3）机构设置的一体化.是指建立一个集规划、管理、监督为一身的管理部门,既保证图书、情报、档案工作的整体性又明确责任,促进整体与具体部门之间的协调工作,为医院以及社会提供完善的信息服务.

2.图书、情报、档案一体化的优势

图书档案一体化管理系统是近几年来医院图书管理改革的重要方案,其具有其他管理方式所不具备的优越性：

第一,一体化建设可以最大程度的利用馆藏资源,进行信息的进一步开发.传统的图书档案管理机制强调独立封闭运行,各医院科室闭门造车,这不仅浪费医疗资源,还为信息的筛选造成了阻碍,不能满足医疗信息资料的全面、及时、准确的基本要求.采用图书档案一体化管理的政策,不仅可以实现档案与图书管理的及时结合,还在一定程度上改变了管理人员墨守陈规的管理方式,对馆藏信息的进一步开发提供了有利条件.例如,在新的科研项目研发环节中可以充分结合图书档案一体化管理措施,从课题确定、立项报告以及最后的研发成果发表过程中,及时更新档案资料,保证各个时期档案材料与研发实际的一致性,并对课题研究材料进行最终归档,为新的项目研究提供资料收集的上的便利.随着数字化技术的进一步发展,图书档案管理系统也引进了网络技术,提升了图书档案资料的重复利用率,及时快速的满足了医院需求.如笔者所在医院就结合网络信息技术对图书档案管理系统进行了升级,完善了资料的检索系统,设立多种关键系检索方式,时间检索、专业检索、案卷检索等,促使检索系统更具实际操作价值,便于使用者快速掌握；对内开放检索目录,节省了操作者的查询时间,提高了检索效率；同时还建立了数字化系统控制下的检索系统,保证资料查询的准确性与全面覆盖性. 第二,图书档案一体化建设有利于精简医院内部机构,节省财政开支.传统意义上的图书管理形式,要求各部门独立工作,这就造成了人员分配中的重叠现象,工作任务重复,工作涉及面较为单一.实行图书档案一体化管理有效的缩减了不必要的医院图书管理机构,相关管理人员的素质也由传统的单一工作演变为集图书管理、档案规划、情报搜集等多种综合素质为一身,其自身的工作能力得到了提高.机构得到精简,人员综合素质得到强化最终节省了医院图书档案管理方面的开支,客观上为医院医疗水平的提升创造了条件.

第三,有利于管理人员的素质提升.图书档案一体化的管理形式依赖于数字化信息的应用,这就在客观上推动了管理人员的业务素质的提高.为了掌握信息化工具的应用技术,图书档案管理人员必须及时接受培训,掌握新型的工作方法、不断充实自身知识,提升自身的能力.除此之外,图书档案一体化的管理形式需要对管理人员定期进行业务培训,这就在客观上为岗位轮换提供了机会,医院管理阶层的定期岗位轮换不仅有利于管理人员掌握多种业务技巧,提高其的工作能力,还在一定程度上加深了内部员工的沟通交流,为医院管理创造出一个和谐有序的环境.

3.一体化工作的具体管理措施

图书、情报、档案一体化管理是实现医院资源共享的一种新型管理模式.其在具体执行上需要做到以下几点：

第一,改革管理制度,实现协调统一发展.现阶段的医院图书档案管理仍然受到传统模式的制约,各部门之间缺乏交流、独立封闭,难以及时做到信息的整合、交换,这种模式既不利于医院内部图书管理水平的进步,也不利于医院图书档案管理发挥其社会优势.因此,国家通过相关政策的制定,鼓励医院内部建立统一的工作体系,鼓励医院内部实现资源共享,为社会医疗改革的发展做出贡献.

第二,统一一体化管理标准.统一的管理标准是监督一体化管理的基础,没有标准的制定,图书、档案、情报的一体化管理也就无从谈起.因此,在信息检索、设备配置上,医院内部都需要建立统一的标准,并监督各部门按标准执行,保证内容的共通性、数据测量的标准化以及网络搜索平台的实际可操作性等.

第三,提升管理人员的业务素质.管理人员的业务素质提升主要包括三个方面：专业知识的提升、管理素质的提升以及对外交流水平的提升.医院图书、档案、情报管理人员面对的受众群体以医疗工作人员居多,管理人员搜集整理的信息大多涉及医疗生物领域,其对信息的筛选掌握能力直接影响医务工作人员的临床治疗,关系到患者的人身安全.而提高管理人员筛选、整理信息的最有效措施就是丰富其的专业知识,将其培养成医学领域的博才并促使其依赖这种专业的判断能力对科研成果、项目分析、信息整合等进行有效分析筛选,推动医院图书档案管理机构的纵深发展.管理素质的提升在实际工作中表现为对数字化网络应用平台掌控能力的控制.随着数字化技术的深入发展,医院图书档案管理系统也采取网络平台办公.这就要求医院内部的资料管理人员不但熟悉操作技能,还要进一步了解计算机的工作原理,能够及时快速的修复网络平台日常故障.网络资源具有快速性、全面性的优点,但是其也存在信息量大、信息质量不统一、各类信息鱼龙混杂的缺陷,所以,医院的资料管理人员应该具备整合、优化、筛选信息的能力,将大量重复无序的信息简单有序化,为医院的医疗水平、教研水平的提升提供充足的后备力量.随着我国对外交流政策的日益宽松以及网络传送的出现,我国医疗卫生事业中与国外的交流逐渐频繁,国际上先进的科研成果、临床治疗经验通过网络信息传输不断影响我国医疗事业的发展,鉴于国际先进经验、资料的记载形式都是采用国际通过语言英语记载,所以作为医院的图书档案情报收集人员必须具有专业的语言交流基础,能够准确全面的理解医学类外文资料,及时为国内医疗卫生事业的发展提供信息支持.

第四,利用网络资源优势,搜集相关信息.准确、全面的医疗信息、科研成果是提升医院临床治疗水平的基本保障.随着网络化的进一步发展,建立灵活、简便的信息搜集系统成为提升医院图书档案管理水平的重要因素.医院可以设立专业的网络操控部门,对于互联中的的大量信息进行多渠道、多层次的筛选,并根据医院自身特色进行信息的深度开发,做到知识普及型与独有性的结合,为临床治疗提供最具价值的资料.

四、结束语

在知识经济为主的信息时代,如何及时、准确、全面的掌握信息资料成为一个单位能否可持续发展的标准.同样,在医疗卫生事业中,信息也具有举足轻重的地位.所以,如何建设医院图书档案的规范化管理制度就成当下医院管理者需要考虑的新课题.图书、档案、情报等工作的一体化管理逐渐成为医院信息改革的必然趋势.实现一体化发展需要在网络数字化应用基础之上,建立相关的管理制度,提升员工&#

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