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所谓国土资源声像档案信息化,就是将国土资源管理活动中所形成的软盘、磁盘等电子文件材料,录音录像磁带和数码照片等电子材料,经过收集、鉴别和制作,加工成具有一定保管期限的VCD、DVD等各种多媒体档案材料的形成过程.随着计算机技术的日益普及和多媒体技术的广泛应用,国土资源声像档案作为国土资源档案一个重要的组成部分,显得尤为重要.强化国土资源档案信息化建设、尤其强化国土资源声像档案的信息化建设已迫在眉睫.
一、整合国土资源声像档案十分必要
（一）随着数码相机的应用,数码照片越来越多地成为国土资源声像档案的一部分,与传统的纸质照片相比,数码照片具有储存时间长,占用库房空间小,连接方式多,查阅存档快捷和容易修改,便于编辑利用等诸多特点,而纸质照片往往不是数码照片这些特点和优势,因而纸质照片的利用就受到了一定的限制.因此将室藏的纸质照片档案通过扫描转换成数字图像储存于计算机磁盘或转制成光盘,十分必要.不但不褪色、不变形,可以长期保存,而且一张普通的光盘就能储存上千张照片,既节约耗材又节省了大量的存储空间.
（二）随着国土资源业务的不断拓展,土地使用权出让招拍挂的现时性,土地复垦整理现场的论证、施工及验收的持续性,土地执法监察、诉讼案件的现场性等逐步得到强化,要求对这些国土资源业务的开展进行现场拍摄的工作量越来越大,工作中形成的摄像磁带资料越来越多.因此通过对现场拍摄资料的筛选,将高质量的具有保存利用价值的摄像磁带转制成VCD、DVD光盘加以保存,很有必要,是日后制作专题片、宣传片等运用多媒体开展国土资源宣传活动不可缺少的资料.
（三）随着信息技术的发展和国土系统办公自动化的推广与应用,电子文件的种类、数量将越来越多,因此,通过各类数据库的建立,对电子文件进行“组盘”,即按照一定的规律将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上加以保存,显得尤为重要.这些光盘、磁带必将会成为国土资源声像档案的主体.
从以上几点来看,国土资源声像档案信息化建设非常必要,非常迫切,这对提高国土资源档案管理水平,服务国土资源事业发展有着不可替代的作用,意义十分重大.
二、目前国土资源声像档案管理存在的问题
（一）宣传和认识不到位.对国土资源管理工作中形成的数码摄影、摄像等档案资料的收集不够重视,有些单位和部门只把这些数码摄影、摄像资料作为宣传的工具,个人的爱好,往往在使用后由于内存有限,对照片、影像资料不管有无价值,随意将其删除,或作为私有资料保存起来,造成大量国土资源声像资料的流失.
（二）管理硬件配备不齐全.数据库的建立和利用,数码摄影、摄像资料的制作和调阅,都要依靠计算机硬件、操作系统和应用软件才具有生命力,从制作、处理到归档等全部声像档案的管理活动都必须借助于计算机及相关设备才能实现,离开了这些现代化设备,管理活动便无从谈起.但目前国土资源系统有些单位和部门对声像档案管理缺少必要的资金投入,设备老化陈旧、配备不全,使国土资源声像资料的归档、存储处于尴尬的境地.
（三）相关的管理制度不健全.由于数码档案信息具有易改性和与载体的可分离性,容易在计算机中进行增删、修改或改变储存空间等操作,且很难留下痕迹.特别是对一些照片、文字信息与载体分离后（进行复制）,如果原来照片没有备份,就很难辨其真伪.因此,对数码档案信息的管理必须要有一套完整的制度来加以规范,进行制约.但目前国土系统在这方面的管理制度还不很完善,有的甚至就没有,使得国土资源声像档案信息管理无章可循.
（四）管理人员的素质急待提高.面对国土系统声像档案信息化建设的新要求,管理人员的素质达不到管理的要求,有的对数字信息化管理缺乏必要的了解,工作中感到束手无策；有的对计算机、刻录机及相关应用软件掌握不够熟悉,总认为操作比较复杂；甚至有的干脆放任自流、不管不问,造成声像档案信息的大量流失.
以上存在的问题普遍存在于国土系统各单位和部门,这应当引起各级领导和管理人员的高度重视.
三、提高国土资源声像档案管理水平的对策
（一）强化声像档案收集的宣传和协调.做好国土资源声像档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作.因此,我们在声像资料的收集过程中,既要认真做好档案管理法律、法规的宣传,使广大工作人员真正认识到声像档案对国土资源事业的重要意义,以及各自应尽的责任和义务,又要理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责,加强指导,形成声像档案的收集、积累、归档的有序工作格局.
（二）订声像档案管理制度.档案管理机构应明确把国土资源管理工作中形成的照片、录像和数据库等光盘、磁盘纳入归档范围,并将此项工作列入到各单位和部门的工作职责中,以完善的制度来保证这一新的载体形式的档案得到妥善管理.具体应做到四个明确：1、明确专人负责声像档案资料的收集、鉴定和归档.2、明确声像档案资料的归档、鉴定和验收的检测标准,包括记录格式、编号、说明等内容.3、明确声像档案储存的基本要求.一般要将鉴定过的照片、录像资料和电了文件等拷贝到耐久性的载体（如光盘）,一般一式二份,一份封存保管,一份供查阅利用.4、明确光盘的标识内容.包括载体编号、题名、保管期限等.
在声像档案的利用上,也要明确相关规定,如1、光盘只有在使用时,才能从包装盒中取出,使用后及时放回到原包装盒内,并保持清洁.2、光盘的标识应贴在包装盒上,不能直接贴在光盘上,不能普通硬笔在光盘上书写文字.3、光盘存放应远离磁场和有害气体、强紫外光,并保持一定的环境温度,防止霉菌滋生.4、光盘平时应竖立放置在惰性塑料包装盒内,不应叠放、堆放,防止光盘弯曲、变形、划痕.
（三）加大声像档案管理的设备投入.配备和完善软硬件设备,是做好声像档案管理工作的基础,也是最起码的条件.因此,要争取各级领导的重视和支持,加大设备投入,一般应配备计算机、数码相机、数码摄像机、刻录机等软硬件设备,尽最大努力夯实档案管理的工作基础.
（四）加强档案业务人员的技术培训.要注重现有国土档案人员的业务培训,严格执行档案人员上岗证制度和计算机应用达标制度,凡不符合要求的,要限期培训达标,保证档案管理队伍的精干高效.