访日本京都府立综合档案馆

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2010年暑假,利用去日本度假的机,会,本着一种学习的态度,专程去参观了日本京都府立综合资料馆即档案馆.

府立综合档案馆建在市郊,近邻府立大学和植物园,环境优雅、安静,交通便利.馆门口挂牌上的“京都府立综合资料馆”几个字,白底黑字,庄重、严肃又清晰.进门后可见宽阔的庭院里绿树茵茵,院内的花坛,装饰得恰到好处,给人一种清新舒适的感觉.院内设有免费停车场.再看档案馆的建筑大楼,半T字形的楼房,楼层不高,只有四层,属于典型的政府官厅建筑风格.楼房的一边是管理办公区域,另一侧则是档案馆藏与利用的场所.

一、建馆宗旨及历史沿革

京都府立综合档案馆于1963年11月建成开馆,它的宗旨是:京都地区相关档案资料的收集、保存与展示,并为来馆者的调查研究提供利用.

一楼进门的大厅里,对各楼层的利用内容及设施状况作了全面的介绍,并附有平面图,让人一目了然.一楼除了设有库房、接待室、保安室、事务科、文献科和馆长室外,还为来馆者设置了拥有140个席位的自习室、休息室和吸烟室.档案馆通常都是禁烟的,所以设置了专门的吸烟室.休息室内放置了自动贩卖机,方便了人们的休息和简便的用餐.

二楼设有库房、会议室和展览室.档案馆在展览室定期举办馆藏各类历史及珍贵档案的展览会.

三楼设有库房、历史档案科、文献科、吸烟室、收藏展览室、多媒体角和视觉障碍者阅览室等.主要藏有文书档案和图书档案.为方便查阅利用,还配置了拥有35个席位的文书阅览室和290个席位的图书阅览室.放置有历史照片和行政文书数字图像的阅览设备.上架的图书大约有5万册,分别在历史、宗教、美术工艺、官厅资料、杂志等不同的区域里存放.文书档案要先进行目录及文件名的检索,提出申请后方可借阅.多媒体角内设有小型打印机、贵重书籍和历史照片的数字图像阅览设备,也可自带电脑查阅利用.视觉障碍者阅览室设有音声阅读器及扩大阅读器,体现出强烈的人性化意识.

四楼主要设有库房和讲习所.讲习所每年举办一次古文书的解析讲座、数次历史及传统文化的演讲会(综合档案馆府民讲座).通过这种方式,普及档案知识,增强全民档案意识.

开馆以来,组织进行了京都府百年史的汇编整理工作,随后,开展了东寺百合文书等古文书及京都府行政文书档案的整理、保存业务.随着馆藏的增多、业务内容的扩大,还进行了档案库房的扩建、设备的扩充等工作.

京都府立综合档案馆原先是一个集图书馆、档案馆、博物馆机能为一体的综合设施.随着后来京都文化博物馆的开设和府立图书馆的改建,馆藏的部分工艺美术档案中实物档案的收集保管、展示业务以及部分图书档案分别被移交保管.

现在的综合档案馆是一个围绕京都的历史、文化、产业、生活等各方面,对由此所形成的图书资料、古文书、行政文书、照片资料、近代文学资料、工艺美术资料等加以收集、整理、保管并提供利用的设施.

档案馆设有馆长、副馆长,其下设有总务科、文献科和历史资料科.总务科负责全馆的事务性工作、公共关系及综合档案馆会员的活动等;文献科负责图书、杂志档案的阅览、咨询等事务,它的下面iSt,~四个室:资料情报室、人文资料室、京都资料室和官厅资料室;历史资料科负责古文书、行政文书、照片资料、近代文学资料的阅览、咨询事务,它的下面设有两个室:史料普及与古文书室、行政文书室.

档案馆还汇集了一批会员,他们是一些对档案馆的事业、京都的传统文化及传统产业有着满腔热心的群体.他们参与协助档案馆的各种讲座、演讲会、展览会的解说及宣传资料的发送等工作.对档案事业的发展起到了不可低估的作用.

二、馆藏

馆藏档案大体上分成三种.

1.图书档案

图书档案是由图书、杂志、报纸等刊物以及类似等同材料组成的.全馆共收有藏书数34万余册.重点收集保存的分野有:(1)与京都相关的资料档案;京都的历史、地理及其他各方面的档案资料,从图书、杂志和报纸到宣传说明广告,在尽可能的范围内系统的收集保存.(2)日本的历史、美术工艺、传统演艺技能等有关的资料档案;历史资料以日本的历史资料为中心,日本近畿地区府县史、市町村史也收集在内.美术工艺的豪华本,国内外著名博物馆、美术馆的藏品目录集,展览会目录集等这些与京都的文化、产业关联较深的资料,作为美术工艺档案被收集.传统演艺技能档案以与日本传统的邦乐、能乐、狂言、歌舞伎、茶道、华道相关的资料为中心收藏.(3)官厅档案;由政府机关等部门发行的联邦纪事、白皮书、统计调查报告和京都府及府内的各市町村发行的公报、简讯、统计书等作为官厅档案被收集.(4)贵重书籍;日本庆长时代以前的和书、明代以前的唐本等约600种合计4400册被指定为贵重书,其中包括日本国内有名的《平家物语》的多数的手写本及古活字版集,和京都关联的《琵琶湖疏水图志》在这里独家保存.


2.文书档案

以京都为中心的组织及个人做成或接收的文件、信件类的原件约18万卷作为文书档案被收集保存.其中有:(1)古文书;保存有约8万卷的原本或照片.主要的文书有:东寺百合文书(国宝)、革蝙家文书(重要文化财产)、中井家文书等.(2)行政文书;京都府及各地区政府机关做成和受理的文件、记录、汇编资料等约6万8千卷,其中,昭和21年度(1946年)为止的文书1万5千卷被指定为重要文化财产.行政文书分为京都府厅文书和京都府厅史料这两大块保管.(3)照片资料;保存有明治末期到昭和初期,京都的神社、寺院、风俗、风景等照片资料――黑川翠山摄影照片资料,京都府明治初期到大正初期的各种摄影资料――旧一号书库照片资料等.(4)近代文学资料;收藏有实业家、诗人等文学家们相互之间亲善交流中囤积下的资料一天眠文库关系资料,诗人、剧作家、小说家门写下的书信、书籍及原稿等资料――吉井勇资料.

3.实物档案

收藏有工艺美术、历史民俗等方面的现存实物档案约5万件.(1)工艺美术档案;绘画、雕刻、陶器、染织、人形、金属工艺等方面的作品约9千件,其中包括以西阵织、京友禅等为代表的京都传统工艺的制品.(2)历史民俗档案;收集有京都府内各地的民间、历史、人物的有关资料以及风俗资料、乡土玩具等约4万2千件.(3)主要作品收藏;它们分别是:吉川作品集、江马作品集、服作品集、佐竹作品集和清水六兵卫作品集.是日本的画家、风俗研究家、风俗史学者们收集和寄赠的各类作品.

三、利用业务

档案馆除了国家法定的节假日、每月第二周的星期三以及年末年初的馆藏档案整理日以外,全年对外开馆.

1.咨询业务.档案馆承担以档案的利 用和以调查研究为目的的各种咨询活动.图书阅览室和文书阅览室分别可以进行自动受理和人工受理接待.另外,每月还有一次古文书的咨询活动,此项咨询需提前预约.

2.复制服务.馆藏的图书档案、文书档案资料在不违反著作权法的范围内,可以为以调查研究为目的的利用者提供复制服务.有黑白、彩色复印、缩微复印、缩微阅读复印.还提供了珍贵的书籍及古照片等档案资料的数字图像打印服务.

5,展览会业务.举办了东寺百合文书(被指定为国宝)的展示会,并定期举办各类珍贵档案的展览.

4.讲座及演讲会业务.为方便人们对古文书档案的阅读理解,每年举办一次古文书档案的阅读解析讲座,还定期举办数次历史、传统文化的演讲会.

5.宣传刊物的发行.每年编辑发行4期《综合档案馆新闻》,1期《档案馆纪要》.除此之外,还编辑发行有各种展览会目录等.

四、感触

这次参观了日本京都府立综合档案馆,感触颇深.无论是在对档案的投资管理上还是在增强全民的档案意识上以及档案利用的人性化角度上,都值得我们借鉴.

1.广泛宣传,增强全民档案意识

日本在档案的宣传与普及上下了大力气,并把这项工作作为档案管理工作的一个重要组成部分来完成.档案馆内设有展示厅,定期举办各类档案的展览.此外,档案馆还设有讲习所,每年免费举办多次历史、传统文化的演讲会以及古文书档案的阅读解析讲座,普及民众的档案知识,宣传档案利用方法,增强了全民的档案意识,形成了全民参与档案的局面,并已初见成效.全民档案意识的提高,更有利于档案的管理、收藏与利用,这是一个相辅相成的关系,两者缺一不可.就拿京都府立综合档案馆来说吧,这里收集的价值连城的历史档案、实物档案中,很多是由民间个人收集和寄赠的.在日本,随着档案知识的普及与宣传,已经形成上大批热爱档案事业的群体,他们以档案馆会员的形式,参与档案馆的各种活动,发放宣传资料等.通过他们,也使得档案的宣传、利用普及工作行之有效地开展了起来.

树立全民档案意识,不是一天两天就可以形成的,不下工夫不行,这不仅仅是档案工作者的义务和责任,还要发挥全社会的力量,用民众去宣传教育民众才能事半功倍.

2.以人为本,促进档案利用人性化

日本的服务堪称世界一流,这也体现在档案的管理与利用上.从馆内设施来看,为方便来馆利用者,开设了休息室,设置了自动贩卖机,为吸烟者开设了吸烟室.设有学习室,为来馆者提供自习的场所.为方便档案的利用和学习研究,设有数字图像阅览设备,基本上每个类别的收藏室都配有相当规模的阅览室,这有点像图书馆的形式.而且,很多档案是开架式的,比如:图书资料、图像照片、文书资料等,档案架上,分类标识清晰,档案装订规格统一,排放整齐,使人不由自主地产生了一种阅读的和冲动.这种优质服务、以人为本的理念,从宏观到微观,全方位得以体现.馆内设有残疾人专门通道,还有上面提到的为视觉障碍者提供的阅览设备,都充分说明了这一点.日本在人性化意识上的突破,从方方面面,从极小甚微处看到了其在档案管理、利用理念上的突破.

当今,各行各业都在强调以人为本,怎样才能真正切实可行,还需要我们从实际出发,不断思考.从档案的管理与利用上来说,就是要逐步形成一套便于管理、便于利用的模式,不但要从主观上,还要从改变客观条件上下工夫,硬件软件相配套.信息技术的发展,给人类的生活工作提供了越来越多的便利,利用现代化的技术、设备造福人类是最终宗旨.所以,以人为本、协调发展是一切工作的基础,也是档案管理利用人性化的前提.

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