大型工程档案收集整理模式

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摘 要 :根据大型工程档案的特点,从工程档案的收集整理归档等几方面详细介绍了工作中较为实用的模式.

关 键 词 :工程档案,整理,模式

中图分类号:C93

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2010)13-0172-01

大型工程的档案资料,是工程在规划、勘察、设计、施工、验收等工作中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据及声像等资料,是工程建设过程和建设成果的真实反映,加强对这些资料的收集整理,具有很强的使用价值和现实意义.

1.大型工程档案收集整理特点

大型工程档案的收集整理工作具有“五多两少”的特点:一是参建单位多.大型工程是在市场经济条件下,依托社会力量进行建设的,参与工程建设的施工、监理、物资供应单位较多.二是大型工程项目分类多.大型工程大多是综合性的工程,有土建工程项目、安装工程项目等.三是参与大型工程的各个单位收集整理工程档案的标准规范多.有国家标准、企业标准、行业标准和地方标准.四是技术复杂、需攻克的科研课题多.大型工程为适应新时代社会的需要,建设质量要求高,会有许多新技术、新设备、新材料被应用,且施工工艺复杂,操作难度大,有很多不确定因素,因此,工程的设计变更可能较多,科研课题较多.五是大型工程文件资料表现形式的多样性.工程的复杂性决定了工程文件资料表现形式的多样性,这里的工程文件资料表现形式是指参建单位产生工程文件资料的式样,如:文件、图表、联系单、报验材料和电子声像资料等.参建企业根据每个工程项目特点和国家行业规范,在以往的工程档案工作中已形成了固定的模式,如:大型国企一般使用国家标准规范,民企一般使用省级制定的地方建筑标准规范,特殊行业使用行业标准规范,经过我们对这些标准规范进行深入研究后,发现他们都有很强的适用性和合理性.因此,大型工程文件资料的表现形式没有必要统一到一种标准规范中来(实践证明这也是不可能的),是可以呈现多样性的,但应符合省部级以上的建筑标准规范.六是竣工移交时间紧、收集整理档案资料的时间少.大型工程一般都有精确的时间节点,竣工后应尽快向使用单位移交,这也要求竣工时必须完成工程档案的整理归档工作.通常越是大型的工程,工程档案工作的时间节点越是紧迫(如奥运工程).七是专业人员少.大型工程的文件资料和各种图纸数量和种类多,工程档案的收集整理工作相当繁重.而建设单位的档案工作人员数量一般较少,有的单位没有图档专业人员.

2.大型工程档案收集整理的方法措施

施工单位普遍存在着重施工、轻档案管理的观念,有些单位没有专人负责档案管理工作.为此,我们反复强调,承建单位必须强化二个管理,一个是施工管理,要交一件合格的产品,另一个是档案管理,就是交一份合格的档案资料.为此,我们主要采取了以下措施:

2.1 明确大型工程档案收集整理责任分工

用合同约定各单位收集整理工程档案的责任.在与参建单位签订合同时,明确规定各单位收集整理工程档案的条款.一是参建单位务必按照相关要集整理本单位负责的工程档案.工程档案同工程实体一样,是工程竣工验收的一项硬性指标.二是收集整理工程档案必须参照相应的标准规范.三是工程档案工作的时间约定.一项大型工程建成,与之配套的工程档案收集整理完毕(工程验收产生的资料除外),该项工程才能申请验收.因此,工程档案要边施工,边收集,边整理,确保工程档案工作与工程建设的时间节点相吻合.

2.2 合理地划定立档单位

通过合同的约定,工程文件资料的分类,建设单位的各部门和各参建企业顺其自然地被划成了若干个立档单位.只不过这些立档单位是人为指定的,是阶段性的,他会随着大型工程竣工验收而自然结束.

2.3 科学地将工程文件资料进行分类

根据大型工程档案工作的实际情况,将大型工程的文件资料分为三部分:一是建设单位产生的工程文件资料(含工程设计文件资料).二是施工单位产生的工程文件资料(竣工文件资料).包括施工组织设计文件,编制的预算文件,施工中间的经济签证,分部、分项工程验收记录表,分部和单位工程质量评定表,隐蔽工程验收、评定资料,工程的主要材料、构件、设备的检验单、试验报告和出厂合格证,工程的设计变更资料,本单位产生的与建设单位、监理单位来往的施工管理联系单、会议纪要等文件,工程的竣工验收资料及质量等级评定资料,工程竣工图,工程竣工报告,编制的工程结算文件,施工情况总结,工程的质量保修资料,工程质量事故报告和处理情况报告,施工日志,工程的声像资料等.三是监理单位产生的工程文件资料(监理文件资料).包括监理规划书,监理细则,本单位产生的与建设、设计、施工单位来往文件,监理工作日志,监理通知书,停(复)工通知单,会议记录(纪要),监理工作月报,材料抽验单,工程质量抽验单,工程质量事故处理记录(报告),专题报告,工程质量评估报告,监理工作总结报告等.

2.4 采取多种方法收集大型工程档案

多种方法收集,是指各立档单位从自身的实际出发,千方百计地全面收集与大型工程有关的所有工程文件资料,这是保证每个工程项目归档文件资料的真实、齐全和完整的基本要求,也是保证工程文件资料安全保密的需要.对全面收集来工程文件资料,一是按照职责分工的范围,对号入座,组织鉴定.二是对于不在本单位整理范围内的文件资料,交建设单位的档案部门处理,重新鉴定后或归档,或统一销毁.

3 统一归档,规范录著,实现信息自动化管理各立档单位将表现形式多样的工程文件资料,采用多种方法收集齐全完整后,一定要遵照《大型工程档案整理技术规范》的标准进行整理,做到外观整齐化一、内容真实完整,实现数据电脑管理、检索快捷便利.为此,可采用以下措施:

(1)根据《大型工程档案整理技术规范》的有关规定,结合本工程项目的实际情况,制定下发《工程档案整理实施办法》(此文件的内容要与工程合同的有关条款相符),使工程档案整理工作有章可循.

(2)对立档单位的工程档案人员进行标准化培训.各立档单位的工程档案人员,有的是一直使用其它标准规范进行整理的,有的是从其它部门临时抽调的非专业人员,从未接触过工程档案的整理工作.对他们进行有效的培训是十分必要的.同时,建设单位的档案部门最好能制作出工程档案的标准样品.从卷盒、案卷封面、卷内文件目录、到备考表逐一做出样品,供各立档单位参考比对.通过培训,使档案人员从各种工程档案整理标准规范的差异中统一起来,通过制作样品,使档案人员,特别是初次接触工程档案标准规范的人员,有更直观的认识,更快地进入正规状态.


(3)用工程档案信息管理系统进行管理.各个立档单位所使用的档案管理系统有所不同,给参建企业下发统一的工程档案信息管理系统.验收后的工程档案移交给建设单位后,使用统一的工程档案信息管理系统将所有档案信息录入计算机,实现信息数据化管理.这样,才能保证利用工程档案自动化查询服务.

综上所述,这种工程档案管理模式就是科学地利用了多种工程档案收集整理规范,进一步明确责任分工,将繁重的工程档案收集整理工作分摊到各参建单位和建设单位的各部门,使他们各司其职,各负其责,最后由建设单位的档案部门统一进行验收、归档和交付使用.始终使工程档案工作与工程竣工验收以及交付使用保持同步发展.

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