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摘 要:高校院系资料室是高校图书馆的补充和延伸,是高校院系文献资料收集、存储和传播的中心,是为教学、科研工作服务的重要组成部分.本文结合实际,就当前高校院系资料室管理存在的问题进行探析,并提出高校院系资料室管理改革创新的措施.
关 键 词 :高校,院系资料室,管理
中图分类号:G25 文献标识码:A文章编号:1003-949X(2010)-03-0071-02
一、高校院系资料室建设重要性
高校院系资料室的建设有利于师生教学科研的交流和沟通,院系资料室是院系单位信息交流中心,是本系教师、学生查阅文献信息资料、获取情报信息、进行自修和切磋学术的重要园地,是以专业文献为主要典藏范围的小型情报资料机构.同时,院系资料室比图书馆更贴近教学科研活动,更了解本专业有关信息源及教师科研人员的需要.院系资料室更方便本系老师和学生查阅本专业资料.学生可以充分利用资料室的学习空间向老师请教有关的学习方面的问题,老师也可以拓宽自己的知识面和知识深度,为以后的教学和科研打下坚实的基础,而且师生也可以就遇到的问题共同探讨和交流.
二、高校院系资料室的特点和优势
院系资料室作为高校文献信息中心的重要组成部分,与图书馆并肩承担着学校师生的文献信息服务,其优势及特色与学校图书馆在功能及服务上形成有效的互补.
1.学科性、专业性强
《高校图书馆工作条例》规定“系资料室的工作应着重进行专业资料的收集整理和研究,并开展情报服务,使之成为本专业的教学后盾、科研基地和情报服务中心.”由此看来,高校院系资料室收集整理的资料是专业资料,目的是为本专业教师备课、师生科研提供专业资料方面的服务,具有明显的学科性、专业性和针对性.
2.服务对象单一、特色优势明显
高校图书馆的服务面向全校师生和员工,服务对象多,成分复杂,读者知识水平参差不齐,需求也各不相同.由于院系资料室读者群主要是本院系教师和学生,资料室文献针对性、专业性较强,与高校图书馆藏书形成资源互补.
3.设施要求简单、地理位置优势
院系资料室不像学校图书馆那样要求成规模.院系资料室一般设在本院系办公楼内,可随时为读者服务,方便师生查阅相关资料,室舍也不要求十分宽敞,能满足教师备课、师生科研就行.
4.机制灵活,读者服务优势
由于读者少,互相之间熟悉,因此管理方面比较简单.资料管理人员生活在教学、科研的氛围中,配合学科专业的教学和科研活动,零距离接近,关系亲密,更容易了解师生的要求,容易听取师生的意见和建议,从而能够灵活、及时地解决问题,提供服务.同时,管理人员贴近教学及科研实际,能准确、快速、全面地掌握教学及科研的文献信息需求,便于开展定题跟踪服务,或直接参与科研活动,为科研人员提供有针对性的文献信息服务.
三、高校院系资料室改革创新的措施
1.强化管理人员队伍素质
高校图书馆应该发挥主导功能,将院系资料室工作人员纳入图书馆序列,经常进行交流.无论是图书馆还是院系资料室,其工作人员的工作性质是相同的,知识要求是一致的.高校领导层可以将二者通盘考虑,通过经常性的换岗交流,使图书馆、院系资料室的力量都得到提升,工作人员的素质普遍提高,从而促进图书馆、院系资料室的协调发展,为高校师生教学科研活动提供更全面优质的服务.
2.配合学科建设,多渠道、多方位吸纳资金
学科建设是当前高等院校工作的重心,各高校都对重点学科、重点实验室加大了人、财、物等方面的投入.学科建设力度的加强,必然要求院系资料室提供更有效的图书资料信息保障.院系资料室在做好院系资料信息的公共服务的同时,也要向重点学科发展的方向倾斜,主动配合重点学科和重点实验室的资料建设,改变原来面面俱到、平均用力的资料采购和收集的做法.在当前各校图书经费不足的情况下,院系资料室专业资料的采集必须根据专业设置和学科建设的具体情况,有主次有选择地进行资料信息的收藏和积累,把专业资料的采购、收集融入重点学科建设的总体规划,合理有效地利用重点学科的资金.同时,除学校图书资料集中采购经费这一个单一渠道外,开辟重点学科经费、教师科研经费以及各项基金等经费支持渠道.院系图书资料室的发展应逐步由一元化向多元化方向转变,建立一个多元化的资金保障体系,以克服单一资金来源所带来的经费支持萎缩的困局,从而使院系资料室具备可持续发展的能力.
3.提高院系资料室现代化管理水平
所谓现代化管理即运用现代化高科技手段,对本院系资料室的所有资料进行科学管理,能够为读者提供快捷、有效的服务.管理员为读者提供的资料应该是读者可直接参考甚至可以直接利用的.由此为读者节约了大量查阅资料的时间,也为本院系的教学、科研工作赢得了大量的时间,提高了工作效率.
首先要将资料入网实行资料共享.由于信息传播技术和社会经济的高速发展,院系资料室(包括图书馆)已不是唯一的资料来源地,在因特网遍布全球,电脑成为个人生活中重要伙伴的今天,收集网上信息积累资料已成为必不可少而又简单可行的手段.为此,必须将资料提要编入数据库实行自动化管理,进入校园局域网,进而进入网络实现资源共享.其次建立书目数据库.书目数据库是资料室最大的数据库,计算机管理在这方面提供了优越的条件.书目数据库的更高层次是区域性的联合书目和联机检索.网络环境下的区域性联合书目数据库,充分发挥了高校资料室信息聚集和快速传播的优势,体现了资料共享的历史趋势,更加方便了读者.
4.立足专业加强教学服务
院系资料室的主要职责是要深入本学科,对本专业的文献进行收集、整理并分析研究,为教学和科研在信息组织、信息咨询与信息利用上提供深层次的服务.资料室的服务对象主要是本专业的教师和研究生,这些读者都有一定的专业知识和科研水平,既要搞教学又要搞科研,担当着传播知识和创新知识的双重角色.因此他们不但需要本专业本学科的基础、经典、权威的论著,还需要及时了解本专业本学科最新的、最前沿的信息和动态.因此资料人员应充分利用与教师经常密切接触的有利条件多征求他们的意见,询问他们的需求,有目的、有针对性地收集本专业的文献信息,并对其进行分析、筛选,特别是对教学和科研成果及有关学术论文进行搜集整理,建立具有专业文献特色的数据库,为教学和科研提供第一手资料,做到有的放矢.因此从某种意义上讲,资料室不再是一个被动的服务机构,而是及时掌握本专业教学、科研最新动态的“信息部”,积极参与教学和科研活动的“参谋部”.同时,院系资料室要结合本院系的教学实际,针对教学实际,不同时期,开展有针对性的特色服务.此外,院系资料室还要结合实际,根据自身院系的特点,灵活安排开放服务时间,满足教职工和学生的特色要求.