新形势下高校资料室的趋势

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摘 要 :本文在分析了目前高校院系资料室高校资料室的高校院系资料室建设存在的问题,阐述建设高校资料室的重要意义,提出了高校院系资料室建设的发展趋势.

关 键 词 :资料室,信息服务,文献资源

高校资料室工作是为教学、科研服务的学术性很强的机构.随着经济体制的改革,新技术革命的拓进教育事业的蓬勃发展,高校资料室正面临着“面向现代化、面向世界、面向未来”的重担.如何更高水平地为教学、科研服务,为广大读者服务是当前形势下值得严肃对待、充分重视的一个课题.

1.传统管理模式中院系资料室的不足之处

1.1管理上

目前大多数高校院系及重点学科资料室,行政上录属于所在的院系或部门管理,业务上隶属于学校图书馆管理,这种行政、业务分开的隶属关系,使院系资料室有时“无所适从”,严重妨碍了系级资料室的发展.这是造成高校中相当多的资料管理松散,图书资料利用率低的一个重要原因.

1.2文献资源的建设与开发上

其一,由于资料室各自为政,在购置文献资料上与图书馆之间、各系之间都有重复,造成了资金使用的浪费.另外,资料室收集的文献资料,有的是有目的、有计划的订购,有的是为建设重点学科而额外采集的,有的则是科研人员为项目的需要而临时补充的,文献资源建设的质量难以保证.其二,资料室受到系、所、重点学科等服务范围的制约,一律不对外服务,使得需要外单位图书资料支援的教师和科研人员,就很难借阅到所需的文献资料.在进入21世纪学科相互渗透交叉的今天,资料室这种封闭式管理,是不利于学校的教学和科研的.

1.3 图书资料队伍自身建设上

图书资料队伍自身建设的不足,制约了图书资料工作建设与发展,使之与客观要求还有一定距离.

1.3.1、专业队伍先天不足.从当前高校资料室人员的素质和结构来看,有相当数量的人知识结构单一化,缺乏严格的系统的图书资料专业的训练.技术操作的标准以及规范化程度不一,工作水平存在着差距.资料员的业务素质有待进一步培养和提高.

1.3.2、满足现状,缺乏进取.部分图书资料工作人员的思想仍陷于传统的观念之中,满足于守摊式的被动服务状态.整天忙于为他人做“嫁衣裳”,而忽视总结和研究自身工作中的规律.对学术研究不够重视,从事研究、撰写论文的精力极少投入,整个工作处于静态之中,缺乏开拓进取精神.

2.从发展的眼光看新组建的学院资料室的优势所在

学院资料室是在系系合并的基础上组建而成的,它同样具有系级资料室的许多优势.学院资料室应该削弱其弊端,发挥其优势,使其向有利的方面转化.

2.1系级资料室的藏书建设有显著特色.

众所周知,藏书是高校图书馆、也是高校专业资料室赖以生存和开展工作的物质基础,藏书建设需要一个累积的过程.高校图书馆的藏书体现是“博和多”层次,而系级资料室则为某些特定专业师生服务,定位为“专深”、“单一”.而近几年来,校图书馆也碰到了经费不足的矛盾,它虽能体现自身藏书的特点,却很难体现出专业资料室的藏书特性.

2.2多渠道的经费来源.

一般讲,高校资料室除了学校直接拨经费外,各系、所、重点学科在经济上给予了强有力的帮助.就拿我们学院为例.数学、物理两专业,每年都从重点学科基金、行政经费和创收经费中拨出部分款来订阅期刊,购置图书.近两年,还购置了一部分教学光盘,丰富了资料室的藏书,方便了广大教职工.去年,院系合并,组建学院资料室,学院又从行政经费中拨出款,购置书架,准备更新资料室的部分硬件设备,计划购买电脑,筹建电子阅览室.这些说明,学院资料室这种自筹资金、财力投资来加强图书资料建设的做法,是对校图书馆由于资金不足造成图书短缺的有利补充.

2.3读者固定、集中,是院系资料室的一大特点,也对院系资料室的建设起着举足轻重的作用.

一方面,院系资料室利用自编的图书、期刊室藏目录,为教师提供“快”、“便”的文献服务,有些资料室还编制二次文献,为教师提供更高水平的服务,受到教师的欢迎.另一方面,院系领导对资料室重视,在经济上给予支持,教师们的科研又促使资料室文献服务更加深入.

3.高校资料室与图书馆工作性质区别

高校资料室与图书馆都是高校教学和科研的重要组成部分,都是高校提高教学质量和科研水平的必要条件之一.二者都是以文献作为自己服务的主要手段,二者的工作人员都是教学和科研的“后勤兵”和助手.但是,在各自的业务工作中却有不同之处.图书馆主要担负着保存人类文化知识的责任,保存的目的是提供阅读资料和图书.为教学服务应当是最主要的目的,为今后的教学积累文献资料也是图书馆的一项责无旁贷的任务.资料室的工作和图书馆稍有不同,它的目的主要是直接为当前的教学与科研服务,为科学的发展服务.它注重的是新的科研信息,“新”与“快”是它对工作突出的要求.它的服务致力于科研过程中的需求,而研究完成后的成果,则往往由图书馆来保存.

高等学校的根本任务是培养社会主义建设需要的德才兼备的人才.高等学校图书馆既然是学校教学和科研的重要组成部分,它就必须全面贯彻党和国家有关高等教育的方针、政策.履行教育职能和情报职能,为发展教育科学文化事业,建设社会主义物质文明和精神文明做出贡献.

图书馆在图书管理方面系统性强,藏书量大,工作量也大,远远超过了院系资料室.图书馆通过流通借阅、期刊阅览、科技咨询、读者辅导、情报交流、新书宣传介绍、形势任务图片展等具体工作来达到为广大师生服务的目的.而资料室是以资料工作为主,它的业务工作应坚持资料管理与资料编研并重的原则.资料室的业务工作职能:日常书刊的调购、展出、借阅等.直接服务是资料室的最基本职能,也是第一种职能.第二种职能为“主动性”服务,即经常向教研室通报动态、简讯、传播信息,处于流动状态,并根据需要编译各种形式的资料――目录、索引、文摘汇编、动态报道.这种专业情报工作是系资料室的特有功能,第三项职能是资料人员的创造性劳动,他们具有坚实资料基础的研究成果,具有较高的学术价值.因此资料室所从事的是教学和科研的前期劳动,它不仅仅是教学和科研的“后勤部”,更主要是“情报部”和“参谋部”,起着“耳目”、“尖兵”和“参谋”的作用.

资料人员不仅为本系教学与科研服务,也可以直接参加本系的科研工作.资料员根据自己的能力配合系教研室完成一定的科研任务,参加编书等工作.编写教学参考资料、专题目录索引等,促进教学和科研工作的开展.还要为本系提供科研的最新信息,为本系教学与科研服务.

总之,高校资料室在当今时代要充分发挥它的信息工作职能、资料编研工作职能的作用.要充分认识到资料室与图书馆在业务工作职能上的不同,发挥资料人员在教学与科研方面的重要作用.

4.现代信息技术带来资料室管理工作模式的变革

现代信息技术手段的引入冲击着资料管理部门的传统工作模式,迅速改变着高校资料室工作的方方面面,主要体现在以下几方面:

4.1管理观念、服务方式的变化.

资料室传统业务重心主要是图书、资料的征集.以室藏图书、资料数作为判定、检验资料室发挥价值的标准.高校组织教学评估也以室藏图书、资料数作为考核教学质量好坏的一项指标.在现代信息技术管理条件下,衡量资料室价值的指标已不再过多考虑每年征购或拥有多少图书、资料,而是将重心转向资料室通过计算机网络获取以及向用户提供了多少信息资源.计算机网络技术检索查寻和汇集、归总信息将成为资料室的中心工作.网络经费将成为高校资料室的最大开支费用,传统的资料室工作基于围绕纸质载体的采购、装订、检索、阅读、借还等进行.在现代信息技术条件下,资料室将在完成一些必要传统业务工作以外,将重点放在计算机网络工作上.通过网络通信手段及交互式电子邮件等转发系统,进行资料信息的收集、加工、提炼.资料室的工作将转向能为用户提供一些使用INTERNET技术的培训指导,担负起迅速及时在网上装载和下载教学、科研所需信息的任务.

4.2管理人员综合素质的改变.

在传统资料室工作模式下,尽管大家一致公认高校资料工作是一项科学性、学术性、专业性很强的工作,但是在实际工作中多数高校对资料室工作并不十分重视,人员配备综合素质要求不十分严格.因此,多数高校资料室工作处于低层次管理水平上.在现代信息管理技术条件下,资料室工作人员将不再停留在收收藏藏、借借还还的管理层次上,资料管理员将成为信息传递的中介者.在现代信息技术环境下资料室信息服务工作要形成以文献信息为核心的多功能、全方位、有深度的智能服务体系,要实现用现代化技术手段以开展信息咨询为主体,搜集、整理、开发文献的运行模式.这些都要求资料室工作人员必须拥有广博的知识结构和现代化信息管理技术来提高综合管理水平,迎接信息时代的挑战.

4.3资料信息在更大范围内的充分利用和共享成为现实.

长期以来由于客观条件的限制,高校图书、资料部门一直实行着“条块分割”、“各自为政”的管理形式.其结果造成各图书、资料部门的馆(室)藏文献资料大体相同.其次,由于管理手段落后,资料室征购的图书、资料不能及时宣传、报导与读者见面,造成大批文献资料虽已入藏,但利用情况却很难令人满意.结果是图书、资料信息找不到用户,教科人员找不到自己所需的资料信息.现代信息技术的引入,为图书、资料部门实现信息资源共享提供了条件.高校图书、资料部门可以利用网络打开封闭大门,联合起来,进行科学分工、协作,实现文献资料的合理布局和信息资源的共享.

5.采取对策,迎接挑战

随着全球信息化进程加速发展,我国高校教育科研网和信息高速公路已经建立起来.作为资料、图书信息储存基地的院系资料室最终必将成为高校教育、科研情报系统中的一个节点.它有条件利用建立起来的全国高教网,有计划、有步骤地开展资料收集工作,实现互换资料、交流情报.在这样的环境下,高校资料室应该抓住机遇,迎接挑战.笔者认为,主要应做好如下几方面的工作:

5.1搞好现代信息技术的基础设施建设.

实现现代信息技术管理的基础设施主要是计算机硬件和软件的配置.现在,多数高校资料部门都已配置了计算机,有的已经自己开发研制或者购置了图书、资料管理软件,进行资料信息处理.这只是实现现代信息技术管理的初期工作.据调查,各高校资料室联入校园网及国际网的还不多.资料室应该积极向学院争取,尽快联入校园网.也可以购置一些开发资料信息资源的网上发布与检索系统.

5.2建立数据库,连接校园网.

实现图书、资料信息资源共享的前提是建立资料室图书、资料信息数据库,将购书――编目――上架――借还的四段式变成以图书、资料深加工、开发为主的新工作模式.把资料室室藏全部录入计算机,将无序的资料信息进行有序处理,使之成为可以进入信息高速公路的信息资源,以保证最大限度满足教学、科研人员利用资料信息的需要.数据库的建设是资料室实现网络化管理过程中最关键的一步,且只能依靠资料室的力量建立.这是一项长期的工作,是一个积累的过程.我们河北建筑科技学院人文社科系资料室经过几年的发展已建立起图书、资料管理数据库,并将室内所有图书、资料录入计算机,为资料室进入信息高速公路打下了基础.

5.3培养高素质的图书、资料管理人员.

资料管理人员综合素质的提高是资料室进入现代信息技术管理的关键因素.我们一定要抓住机遇,通过各种渠道继续学习,进行知识扩展,以保持知识结构的合理和先进性,提高综合能力和现代化管理水平.