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【摘 要 】工程建设档案管理,要从档案工作源头开始,强化参建各施工、建设、监理、质检等方的档案意识,全面加强工程档案的收集、整理、归档及管理工作,保证工程建设竣工资料的系统、完整、规范.
【关 键 词 】规范 构建管理体制 明确制度 提高档案质量 严格程序
近几年,驰宏公司工程建设处于高峰期,工程投资大、项目多,战线长,同时,在建设过程中形成的资料数量多、保存价值高.这些工程档案既是公司冶炼厂工程建设的真实记录,也是工程质量评定及保证的重要依据,是公司档案的重要组成部分.为此,强化参建各施工、建设、监理、质检等方的档案意识,全面加强工程档案的收集、整理、归档及管理工作,是确保工程档案完整、准确、系统的关键.结合《企业工程建设档案工程规范》,我们在工程建设中采取有效措施,保证工程建设竣工资料的系统、完整、规范,为档案管理工作打下坚实的基础.
一、齐抓共管,构建工程档案管理体制
加强对档案工作的集中统一管理,是公司工程档案齐全、完整、规范的重要保证.我们遵照统一领导、统一制度,分级管理的原则,制定了相关制度、办法,从工程建设开始就有档案人员的介入,由各部门配合将所形成的前期资料,如：初步设计、项目建议书、土地勘察定界报告、地形地质测量报告、环境影响评价报告、地质灾害报告、可行性研究报告等相关资料及时分类归档.在工程进行中由技术处、工程处、物资处提供给档案部门施工图纸及施工中形成的招投标文件、施工方案及各类设备、材料的订购、订货合同,并建立了由建设方――项目部――施工方――监理方――质检方五级管理体系,形成了完整的档案管理体系,无论是在工程各阶段还是参建各单位,都能从组织上保证文件资料的不疏漏、不散失,使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化,并将档案管理纳入了文明施工管理考核范围.
二、建立和明确相关制度,确保档案的规范
完善制度建设,职责分明,层层把关.是做好工程建设档案工作的基础,根据工程建设的实际情况,工程处和指挥部办公室制定了《云南冶金集团总公司曲靖有色基地建设工程基建档案管理制度》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程施工质量评定验收实施办法》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程单位工程划分意见》的通知等文件.对施工方资料的收集、整理及移交进行了详细的规定和要求.在工程建设过程中坚持以规范化的作业方式,把应该收集归档的文件资料进行分类整理,经建设方工程处、监理方、质检方审核把关后,按照档案部门的要求装订成正规案卷,在工程竣工后,进行移交,促使档案管理工作逐步走向规范化、科学化,为日后的档案管理工作打下坚实的基础.
三、强化档案业务培训和指导,切实提高档案质量.
工程建设档案具有“一次性”和不可回复性的特点.对日后工程的维护、改造和申报优质工程都具有非常重要的作用,为了使工程档案规范化、标准化,在工程建设初期档案人员就亲自到各项目部施工点上指导负责资料的收集、分类工作,同时按照档案整理要求,对文件的起草、书写要求和所形成材料的规范化,都作了详细的讲解,使大家对归档要求提前了解,在工作中更加注重对资料的积累.做到了档案工作和工程建设同步进行,为日后的建档工作奠定了基础.使档案的标准化、规范化有了一个切实的保障.
档案人员还不定期的深入项目部、监理部查看工程资料的形成、整理、保存情况,及时发现和纠正存在的问题,对档案技术问题手把手的给予指导,从而保证了原始资料的规范和完整.
四、明确重点,严格程序
公司在工程建设过程中,形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,涉及的部门和人员有上百家,设计、修改变更较多,稍有疏忽,就可能遗漏.根据参建各方工作性质和内容的不同,我们分别明确和把握不同的档案工作重点,一是对项目法人我们自己,重点督促、检查项目批文、立项报告、地勘、水文、气候资料,设计施工详图、招投标文件、施工合同、施工报告、订购、订货合同,建设管理等资料；二是对施工单位,重点督促,检查承包合同、资质证书、工程原始记录、工程质量评定资料、质量保证资料、施工管理报告、竣工图纸、综合资料、安全资料、交工验收证书等资料；三是对监理单位,重点督促、检查监理工作报告、抽检记录及工程质量评定报告、监理规划、细则,监理日志,来往文件,监理通知等资料；四是严把工程竣工资料关.竣工资料是工程档案的重要组成部分,不仅关系到档案资料的齐全、完整,而且关系到工程能否顺利通过验收.我们不仅检查工程的外业情况,同时还检查竣工资料的整理情况,工程竣工需要验收时,首先要把资料情况报告给公司工程部,在工程部、监理单位、质检部门对资料进行认真检查得到认可后,方对工程组织竣工验收,工程验收完毕签署验收证书,等竣工资料在规定时限内完整、齐全交到档案部门后,在移交清单上双方签字认可,在审签单上签署意见,财务部门看到审签单后才给予支付款项.监理部门在工程验收后也及时把监理资料进行归档移交到档案部门.由于这些规定的较好执行,使承建单位对档案资料的整理和移交都有了足够的重视,使各项工程竣工资料做到了项目齐全、内容完整、字迹清晰、装订规范.
由此可见,竣工验收有档案人员的参与是至关重要的,它是工程档案的一道重要关口,按照档案要求以及建设项目档案管理规定和验收规程,对建设单位的案卷进行集中审验,达到正式组卷的要求,装订立卷,存在问题的及时给予指正,以便及时整理、补办,加以完善.同时也随时欢迎他们到公司档案室来咨询、来学习做得好的单位的经验.这样使已经完工的工程档案全部达到了归档要求,为我们后期的立卷、编码、上架工作也打下了坚实的基础.
在工程建设中,认真贯彻执行《云南省重点建设项目档案验收实施办法》,项目法人建立健全档案工作管理体制,做到档案工作的“四参加”及“三同步”,对重点项目档案资料的形成、积累进行有效控制和规范管理,是使项目建设档案得到完整、系统的收集以及立卷归档的重要保障.
作者简介：张晓慧（1968-）,女,汉族,云南曲靖人,毕业于云南省委党校（任职于）云南驰宏锌锗股份有限公司档案科,研究方向：企业档案管理.