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摘 要 以湖北中医药高等专科学校60周年校庆为例,分析归纳校庆档案管理工作的特点,以此明确了校庆档案的收集范围,对校庆档案的收集提出了几点要求：管理规范,建立制度；明确责任,落实人员；抓住重点,全程参与；适当指导,会用网络；专项保管,及时归档.
关 键 词 高校 校庆档案 收集方法
中图分类号：G647.2 文献标识码：A
高校的校庆活动是一项规模浩大的工程,其涉及面很广.在高校的发展过程中是一个新的起点、是发展过程中的一个里程碑,对内可以凝聚人心对外可以扩大影响促进开放,加快高校的发展有着重要的促进作用.所以,要对高校校庆档案有着充分的认识、对校庆档案的收集范围有着明确的认识、对高校校庆档案的收集方法有着充分的研究,这些工作对于高校校庆档案工作有着重要的意义.
一、高校校庆档案的特点
(一)形式多样.
高校校庆的档案形式多样,有传统形式的纸质、实物,也有新形式的声像、电子等各种样式.校庆的过程中,组织校庆活动的会务组、筹备组、宣传组、接待组、秘书组以及各个学院提出或收到的有关校庆的工作方案、总体方案、工作简报、会议纪要、海报、画册、通知、纪念品等物品和材料.
(二)种类众多.
高校的校庆活动是一个很重要的活动,参加高校校庆活动的有主办单位、承办单位、协办单位,同时也是多个领导、多个组织部门和多个单位参加的全校的大型活动.所以高校校庆活动的档案资料的来源于多个单位,档案的种类较多.有行政党群类的公文材料、有科研类的资料、有出版类的资料、有声像类的资料,还有实物类的资料.
(三)价值重大.
高校校庆档案对于高校来说是一种宝贵的精神财富,这些档案材料是一所大学发展的历史缩影,对高校未来的建设和发展有着十分重要的作用和价值.
二、高校校庆档案的收集范围
(一) 纸质档案的收集.
纸质档案是档案中使用的最广泛、时间最长的方法.高校校庆中纸质档案主要有为筹备校庆所作的通知、决定、公告、庆典方案,校庆活动的日程安排、活动指南、校庆简报,校友的贺信、贺电、捐赠的礼品清单、礼金清单,校庆活动的节目单、议程、工作总结、讲话稿,论坛、报告、知识问答活动材料等.
(二)实物档案的收集.
高校校庆的实物档案是以实体的物质为基础,其具有直观生动性、可保存性、珍贵鉴赏性和原始记录性.主要包括有校庆纪念品、宣传海报、上级领导和知名校友题词、校庆、宣传展览资料、画册、校庆签到册、友好单位赠送的赠品、校庆请柬、信封等.
(三)音像档案.
高校校庆的音像档案主要有校庆宣传片、在校庆活动中所制作的有关学校发展变化和校庆活动的影音资料、记录校庆庆典的文艺晚会学术报告庆典大会所制作的影音资料等.
(四)电子档案.
电子档案是与纸质档案相对应的一种形式,主要是通过计算机硬件存储的电子文件.电子档案主要有总体方案、工作简报、会议纪要、通知、工作方案、校友名单、活动方案、宣传标语、嘉宾名单、活动指南等所用这些文件的电子文件.
三、高校校庆档案的收集方法
(一)管理规范,建立制度.
高校的校庆活动是学校的一个重大活动,为了更好的收集校庆档案必须建立一个档案收集的规章制度,并对档案按照不同的专题进行分类集中管理.在对校庆活动的档案制定管理办法时,要对校庆档案的收集要求和方法、收集范围、档案的归档时间等作出一个清晰明确的规定,使档案管理工作有章可循.在湖北中医药高等专科学校60周年校庆时,我们明确以“本着对学校历史和未来负责的精神,收集工作坚持真实性、原始性、规范性的原则”来进行档案的管理工作.
(二)明确责任,落实人员.
在进行校庆活动筹备的时候,校庆档案的管理工作也要同时开展.按照校庆筹备领导小组对各个单位和机构的分工,分别安排秘书组、接待组、安保组、学生活动组、宣传组、校友联络组、后勤组和各个学院的专职人员任职档案员,各档案员对本组或单位的档案收集和管理负责.在进行档案的收集工作之前要对这些档案负责人进行一次集中培训,使之明确收集范围、工作要求、归档期限、收集方法和责任.这样使收集档案的工作落实到人、明确责任,增强了各个档案员的责任意识,为校庆档案的管理打下扎实的基础.
(三)抓住重点,全程参与.
校庆活动中各个档案员要抓住每一个阶段的重点,对各个阶段的重点档案要重点收集.校庆活动分为筹备阶段、庆典活动阶段和会后阶段.在筹备阶段要重点收集活动方案、活动通知、宣传材料、工作简报、校庆标识等资料；在庆典活动阶段主要收集活动指南、录音录像、领导讲话稿、礼品清单、嘉宾名单、重要照片等资料；在会后阶段主要收集校庆纪念章、嘉宾证、友好单位的赠品工作总结等资料.
(四)适当指导,会用网络.
为了让大家的工作有目的的展开,一定要按照校庆活动的进展步骤在相关的网页上进行安培每一阶段所需要搜集的资料和具体要求,以避免事后纠偏；要学会使用网络,通过网络及时通报档案收集工作的进程；还要安排专职人员对各个档案员进行巡查,以便于及时发现问题及时解决问题,以免在档案的收集过程中出现错误.
(五)专项保管,及时归档.
由于校庆活动中的档案员都是临时性质的,在在校庆活动结束后都要回到原来的单位或部门工作,所以要求在校庆活动结束后,各个单位及个人要及时把所搜集的档案资料及时进行移交,并有专人对所移交的档案进行分类整理,最后统一归档,使校庆活动的档案得到有效的收集和管理.
（作者单位：湖北中医药高等专科学校）