农业科研项目经费管理与信息化建设实践

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摘 要 ：本文从项目经费的预算编制入手,分析了当前农业科研项目在前期预算编制、中后期经费管理中存在的问题,有针对性地提出了具体的解决措施,在项目经费的实际管理中取得了良好效果.同时积极利用当前信息技术成果,建立经费预算执行监督系统,实时掌握经费收支动态信息,比对经费实际支出与预算费用的一致性,对项目经费管理的信息化进行了积极的探索与尝试.

关 键 词 ：科研项目 经费预算 经费管理 预算执行监督 信息化

引言

作为农业大国,我国对农业科研项目的投入力度不断加大,但仍不能满足不断增长的农业科研需求,不能摆脱我国农业现代化总体水平低下的现状.如何促进农业稳定发展,如何对有效的农业科研经费进行监管,使有限的科研经费发挥最大的使用效益?财务人员如何提前介入项目申报立项前期,参与经费预算编制?如何加强项目经费预算执行监督,保障科研工作的顺利、有序开展?如何利用信息技术,加强项目经费预算执行监督?本文试图从制度建设、管理理念、管理方法、技术手段等多个层面对农业科研项目经费管理进行探索与尝试.

1. 存在的问题

1.1项目经费预算存在的问题

1.1.1对科研经费申报预算的编制认识不足

科研经费申报预算的编制应遵循“目标相关性原则”、“政策相符性原则”和“经济合理性原则”.但科研单位科研经费预算管理意识淡薄,科研单位的负责人对编制预算的重要性认识不足,进行经费预算编制时缺乏科学性和规范性.

1.1.2项目经费预算编制和执行存在差异

部分项目经费预算编制不科学、实际可操作性不强,导致预算执行和预算编制存在较大差异.差异形成的原因有三个：

第一,项目指南的制定者并非真正的项目实施者,他们很多人可能从未经历过真正的科研工作,而且农业科研过程本身就具有很大的不确定性,因此项目实施中实际发生的费用支出往往在项目指南中并不能完全体现,导致项目预算的不科学.

第二,项目实施者并非财务专家,对项目指南中可列支费用的科目内容的不熟悉和不理解出现超比例开支,进而违反预算的情况.

第三,预算编制依据与预算执行依据的差异.科研事业单位执行的是《科研事业单位会计制度》,经费预算往往是依据项目指南或者科研项目管理办法编制的,项目预算的具体内容与所执行的会计制度存在着一定差异,因此容易导致预算的编制偏离预算的执行.

1.1.3未建立科研经费预算监督考核制度

在科研项目结题验收环节未进行经费预算监督考核、实施奖惩.目前各农业科研单位只是针对科研论文、科研成果、科研项目经费总量等情况进行奖励,并未对项目经费的实际使用情况与预算执行情况的差异进行分析、考核,更未对预算执行较差的项目进行惩罚.没有建立以预算为基础的考核制度,使预算流于形式,缺乏控制力,也因此导致现实中存在大量科研项目大多结题未结账,结余项目资金仍然由项目主持人自由支配,用于非原项目预算列支的开支范畴.

1.2项目经费管理中存在的问题

1.2.1重科研项目经费的申报,轻科研项目经费管理

对于目前的农业科研事业单位来说,科研项目资金是稀缺资源,争取科研经费也成为科研事业单位生存和发展的关键.因此广大科研人员对科研项目的立项、申报都特别重视,但一旦争取到经费后,又疏于对项目经费的使用进行管理.尽管国家已经开始实施财政经费的绩效评价,但科研项目经费的绩效评价毕竟还未有成文规定,国家对项目经费管理缺乏一套完善的监督、管理机制.对科研项目的管理更注重项目立项评审,其次是项目结题验收,而没有阶段性的定期检查和绩效评价.一旦项目未通过项目审计和验收,科研经费被浪费已成事实,由此所造成的损失已经无法进行弥补.

1.2.2科研项目经费管理信息化建设亟待加强

从上个世纪中后期以来,各企事业单位基本上都实现了财务管理的信息化,特别是企业财务管理与ERP（企业资源计划）已实现了无缝集成.我单位于1997年即进入到会计电算化阶段,所用财务管理软件为用友系列.但财务管理系统相对封闭,其账套数据不能被其他系统共享利用,而财务管理软件供应商又不可能为账套数据的特定应用进行开发,这就限制了财务信息的流通、挖掘、综合利用,甚至形成了财务信息的“信息孤岛”.对于项目核算数据来说,其结果是无法有效完成对项目经费预算的全程监管.

2. 加强农业科研经费管理的措施与手段

2.1创新科研项目经费预算编制

因为农业科学研究具有创新性和研究过程的不可预见性,从而决定其工作量和所消耗的费用也具有不确定性.因此,很难对科研项目工作的各项经费开支进行准确地估算和测算.对一个不确定具体项目而言,所需费用将在一定范围内波动.显然,当前普遍采用的固定预算编制方法不符合科研经费运动的规律.应采用在一定区间值范围内的弹性预算编制法,对研究活动中发生的不可预见因素造成的预算调整事项,按照有关规定报有关部门核批.需要追加预算时,可按照规定程序报相关部门审核、批复.另一方面,在项目预算编制过程中必须遵循目标相关性原则,项目经费的预算一定要与项目研究的任务目标相关；遵循政策相符性原则,符合有关的政策法规；遵循经济合理性原则,提高科研资金使用效益.

2.2创新管理机制,财务人员全程参与科研项目管理

预算具有严格的指令性和约束力,是财务决策的实施过程.它从本质上体现了财务管理的宏观特征,体现了预测未来、规划现在、约束过程、实现目标的财务管理过程,具有一定的科学性、准确性和指导性,因此确保懂财务管理的人员参与预算编制是使预算管理发挥作用的前提.由于各科研项目所研究的领域不同,每个项目都有其研究的特殊性,其经费使用的侧重点亦不相同,项目负责人根据项目整体发展战略以及阶段性目标,提出总预算方案,然后财务人员再根据具体的科研经费管理办法的要求,对总体预算方案进行全方位分析、分解、论证以及反馈、沟通和协调,并在调整中达到一致目标.在此基础上编制的预算方案一经确定通过,便具有了一种强制性的约束力,所承担责任的各个部门、各个环节甚至个人就会充分发挥一切潜能,严格执行实施,顺利完成. 在项目经费使用过程中,财务人员应定期（每月或每季度）对项目经费的各项开支,参照经费预算进行管理、监督并提出合理建议.定期将项目经费的各项开支情况进行分类、归并.具体核算出每个预算科目的实际开支金额,并与预算数进行对比,以便及时发现每项开支的结余和超支情况,进而进行调整,保持与经费预算的高度一致.如有不可预见事项发生导致项目经费实际支出与项目经费预算出现较大差异时,可以及时按照有关规定向有关部门申请预算调整.财务人员应参与项目经费的验收、审计工作,建立内部审核制度.只有在项目经费管理中做到了科研人员、财务人员、科研管理人员三方共同参与、密切配合、责权明确、各负其责,科研事业才到蓬勃发展,才能优化科技资源配置.

2.3加强科研项目经费全过程管理,完善对科研经费使用过程的监督机制

预算行为本身是一种控制行为,预算管理制度也是一种控制制度,任何一项控制制度的实施必须有相应的监督机制来保证.因此只有建立和完善科研项目预算评审机制,对科研项目预算的遵循性进行有效监督,才能保证科研项目预算管理制度创新的实施和开展.科研项目经费管理应采用全过程管理,从项目立项申请、资金预算、阶段性的中期考核到结题验收建立起一整套的管理、监督评价机制,从项目质量、进度、财务支出预算多个方面进行跟踪控制,减少资金浪费,降低项目风险,确保项目目标的实现.主要措施为：

第一,加强项目的中期评价,不但要重视立项评审和结题验收,更要重视中期检查.对中期检查中发现的问题及时纠正弥补,并以中期考核结果作为下一年度经费预算划拨的依据,避免结题验收不过关时造成更大的经济损失；

第二,加强项目成本核算,做好日常成本费用的登记,尤其是间接成本费用的分类和登记,确保间接费用合理分摊到项目成本中；

第三,监督项目经费及时按进度形成支出,这不但需要经费划拨部门的配合,也需要科研项目执行部门的努力.

2.4加强科研项目经费预算执行监督,建立考评激励机制

在预算执行过程中,实时跟踪预算执行、及时发现、分析预算差异并调整预算,加强预算的事中控制.农业科研项目要进行项目研发的全生命周期过程管理,加强预算执行监督.

在科研项目结题验收环节进行经费预算监督考核、实施奖惩.对项目经费的实际使用情况与预算执行情况的差异进行分析、考核,对预算执行较差的项目进行惩罚,对预算执行较好的项目进行奖励.建立以预算为基础的考核制度,加强预算控制力.

2.5利用信息技术成果,实现项目经费管理信息化

当前,利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断地提高企事业单位的生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企事业单位的经济效益和提升其竞争力.

项目经费管理的信息化正是要打破财务管理“信息孤岛”,使财务管理软件中针对各项目的经费收支数据能够被提取、二次加工,形成项目经费支出的监控数据源,对项目经费收支进行实时监控,加强项目经费预算执行监督.

3.利用信息技术加强科研项目经费预算管理

3.1系统目标

完成财务管理软件项目核算数据的采集,预算数据的采集,生成项目经费收支动态数据,完成项目经费支出与预算数据一致性的比对及监控,成为财务管理人员进行项目预算执行监督的有效工具.

3.2采集接口

3.2.1用友账套数据采集接口

针对用友的账套数据库建立专门的数据侦测机制,当有相关项目核算凭证数据变化时,其对数据采集模块发消息,由数据采集模块主动向用友数据库建立连接,提取相应的凭证数据通过网络传送给项目经费数据库,通过特定的业务逻辑对数据进行分类汇总,最终形成项目经费的收支、预算汇总结果.

警示功能：若项目出现支出金额超过预算金额时,提醒财务管理人员加以注意,及时检查财务凭证数据的准确性或及时通知项目负责人调整预算（超支金额及超支比例用红底白字标出,参见图3）.

查询功能：根据给定的项目编号或项目名称,系统自动检索符合条件的项目经费预算金额、实际发生金额,按成本费用的代码降序排列.系统用绿色3D方块表示预算金额,用红色3D方块表示实际支出金额.

警示功能：若项目出现支出金额超过预算金额时,提醒财务管理人员加以注意,及时检查财务凭证数据的准确性或及时通知项目负责人调整预算.此时代表实际支出金额的红色3D方块会闪烁（图4中“5.差旅费”的红色方块高度超过绿色方块,其会闪烁）.

3.3.3项目经费实际支出与预算的构成图

如何有效控制项目经费支出占总支出的比例,使之与预算相一致,有必要在各个成本费用的支出比例上进行平衡,防止出现一些成本费用支出超出预算比例,而一些成本费用无法按预算完成支出的情况发生.为此,我们专门设计了项目经费预算的构成比例饼图和实际支出的构成比例饼图,两者布置在一起进行比对.

同样的成本费用其预算占预算总额的比例及实际支出占支出总额的比例一目了然,以预算构成图为参照,提醒项目人员均衡使用经费.如图5所示,淡蓝色代表的“5.差旅费”占实际支出总额的比例为11.41%,而其在预算中所占比例为8.08%,已超过了预算比例（超出并不一定代表相应的成本费用已超支,只是提醒其比例结构有问题）.在项目结题审计前期,两个饼图比对的结果趋于一致,则表示项目经费的实际支出与预算相一致,预算执行很好；反之,则表示项目经费的实际支出与预算相背离,预算执行很差.

4. 结束语

加强农业科研项目经费管理,既要不断完善科研经费管理制度,更新管理理念,还要采取切实有效的措施提高预算编制质量,采用信息化技术手段加强预算执行监督,以提高科研经费的使用效益,切实保障科研工作的顺利进行.