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摘 要：高校人事档案信息化建设是高校深化改革发展的需要.文章阐述了高校人事档案信息化建设的内涵,并对高校人事档案信息化管理的必要性与存在的问题进行分析,提出了相关的解决对策.
关 键 词 ：高校 人事档案 信息化管理 对策 发展
中图分类号：G647 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2012）08-071-02
随着现代科技的迅猛发展,高校建设步伐的迅速加快,对人才的需求和利用日益扩大,人员的流动不断增加,档案材料数量和种类也逐步增多.加强人事档案的信息化管理,已经成为高校人事档案管理必须面对的问题.
一、人事档案信息化建设的基本内容
高校人事档案信息化建设,主要是指人事档案管理和建设工作中,档案管理模式从传统的以面向档案实体保管为重点,向档案信息数字化、网络化和向社会提供服务为重点的转变,不断提高管理效率和服务水平的过程.主要表现为：
1.重要档案信息数字化和网络化.在高校中教职工人事档案记载的信息,是与教职工的切身利益密切相关的信息,具有证据性与法律性.在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用.因此,它的使用频率特别高,很需要信息化建设.
2.档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化.在高校实际工作中,由于受到时效性强、传达范围广、地域制约等因素影响,往往会大量使用电子文件档案,也需要信息化建设,并且需要加强科学利用和管理,从而做到信息共享以及保密和安全.
3.现有人事档案目录数据化.高校一般都有几十年甚至上百年的发展史,人事变动大而且复杂,这就更需要加快信息化建设,将其逐渐转化为数据加以整理和规范.这对个人的工作和职称评定以及发展有着重要的作用,从而使信息资源得到充分的利用.
二、目前高校人事档案信息化建设中存在的主要问题
1.高校领导档案信息化意识不强.一些学校的领导对档案信息化管理工作的重视程度还不够,没有真正从战略的高度认识档案信息化管理的重要意义和作用,不同程度地出现了疏于指导,政策不予倾斜,不愿太多投入经费等问题,使档案信息化成为难以落实的空话.
2.档案材料不全,内容失真.真实性是人事档案的生命,而现有的档案材料,有的内容前后不符,如出生年月公历、农历随意填写,且没有说明.档案中的考核鉴定材料大多只有优点,没有缺点,只有成绩,没有差错.对这些情况,人事档案部门也没有进行严格地审核把关,及时发现问题、解决问题,给档案的利用带来困难.没有一些本该有的履历表、年度考核表,本该有的学历、职称、工资材料也不健全.有的单位分管人事档案工作的人员并非专职人员,往往身兼数职,于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集和堆放,没有及时归档,导致内容不全.
3.人事档案材料不能充分体现高校人员的特点.高校集教学、科研和服务社会三大功能于一身,由于不同高校培养人才的侧重点不同,教师、科研人员所在机构,所从事的学科、学位、职称等方面的复杂性,使得高校的人事档案门类复杂多样.目前高校的人事档案几乎都是套用干部档案的管理模式,这样的档案无法对一个人作出全面完整的评价,不利于优秀人才的发现和选拔.
4.信息安全系统不健全.人事档案具有高度的保密性,信息安全问题尤为重要.目前,一些学校领导的安全意识淡薄,在日常管理和软件开发上都没有将安全问题放在首位.导致人事档案信息化管理缺乏应有的安全保障,人事档案网络管理平台所采用的技术大多很落后,有的甚至是被淘汰的技术,先进的技术和理念都没有得到很好的应用.
5.资源建设和人才建设不同步.许多单位的人事档案管理几乎没有系统性的资源建设和人才建设计划,更不用说投入.没有资源做后盾的系统平台形同虚设,没有强大的人力资源作保障,系统平台就不会有强大的生命力.
6.高校人事档案信息化管理的必然性.高校人事档案管理是人事管理工作中一项必不可少的基础性工作,它具有真实性、客观性、动态性和机密性,是从各方面考察与了解高校工作人员的重要依据.但是由于各种原因,很多高校人事档案工作仍停留在传统的管理阶段,档案管理信息化、标准化程度较低,仅局限于收集、鉴别、整理和装订材料,以至于不能形成综合性的人力资源信息,从而不能上升到发现人才、使用人才,以及为人力资源决策提供全面、可靠的服务高度.
信息化技术的高速发展和计算机的开发与应用,为人事档案工作的信息化管理创造了新的条件.目前各高校正积极努力运用现代化计算机手段,建立人事档案的信息化系统,完善人事档案数据库,实现人事档案由传统的手工管理向信息化管理的转变,这是社会发展对人事档案管理的必然要求.
三、加强高校人事档案信息管理的相关对策
1.提高档案管理的现代化意识.人事档案工作的特殊性造成了档案管理人员管理意识的封闭性,要改变这种局面,必须不断更新观念,勇于进取,认真学习国家的方针政策,关注改革开放的新形势、新问题,深入学习与实践科学发展观,把高校人事档案工作与社会活动结合起来,使档案工作紧随时展.在信息化时代,要努力强化档案管理的现代化意识、信息化意识、计算机管理档案意识,切实加快人事档案工作由手工管理向计算机数字化管理的转变.
2.深化改革,建立健全的人事档案管理制度.在人事档案管理工作中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、（下转第73页）（上接第71页）更为科学合理的人事档案管理制度,使人事档案工作更加制度化,规范化,在材料的收集方面,要建立人事档案材料收集网络,明确收集的范围和要求,让制度使人事档案内容充实.在材料的鉴别方面,明确鉴别的内容,对材料进行有效的鉴别,确保档案安全可靠.在有关人员查阅传阅档案时,要明确人事档案利用方式和方法,以保证人事档案的安全性和真实性.档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料.
3.建立人事档案网络化管理体系,加强信息资源库的建设.一是要建立高校人事档案信息数据库,将人事档案原始材料通过电子手段转换成数字模式存储到磁盘等设备上,通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用.二是要建立并完善高校人事档案数据库管理系统,将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理.三是建立高校人事档案信息网站,通过网络将档案信息服务直接面向用户,形成用户与人事档案信息管理者之间的良好互动.
4.实现管档人员专业化.加强人事档案信息化建设,必须有一批高素质管理人员作保证.针对目前高校的实际情况,可通过以下途径充实管理队伍：一是直接引进所需人才,从应届毕业的大学生中选择档案专业的,进行上岗培训后放到管理一线,在业务水平和管理能力上予以提高.二是发掘高校现有的可用人员,在现有的管理人员中挑选骨干力量,鼓励他们继续教育.继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高的有效途径,对提高管理人员的创新能力和专业技术水平意义重大.三是提高全员素质,通过校内外举办的培训班、进修班等多种形式,对现有人员现代化管理知识和先进性技术设备的操作技能进行培训,使他们成为既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才.
5.创新管理机制,完善法规标准.首先,要改进档案利用查询手段.积极采用信息技术手段、管理方法、管理制度,制定网络查询,充分利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等.其次,为电子档案的凭证作用提供法律依据.在信息技术手段能够确保数字化档案的真实性的前提下,电子档案的法律凭证作用也应该得到承认.为此,对相关法律举证条款需进行修改,各行各业涉及到的法律凭证体系和制度也需相应改变,以此来保证档案凭证作用的有效发挥.
四、结束语
高校人事档案信息化建设是人事档案事业发展的需要,人事档案管理应与时俱进,只有进一步加强基础设施建设,标准规范建设,安全保障体系建设,提高管理人员的业务能力和技术水平,才能适应信息时代对人事档案管理的需要.