项目知识管理综述

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[摘 要]项目知识管理是由项目管理和知识管理之间存在的强交叉性而引发的新概念,已引起国内外研究者的关注,并取得不少研究成果.对项目知识管理的提出、项目管理与知识管理的关系、项目知识管理特征、项目知识管理理论框架4个方面的研究进行归纳、分析和评述,并对其未来发展从项目知识管理基础理论、流程和组织体系三方面提出完善建议.

[关 键 词]项目管理　知识管理　项目知识管理　文献综述

[分类号]G203

1　引　言

项目管理和知识管理都是近年来管理科学中发展比较迅速的分支学科.这两个热点研究领域,虽然彼此之间具有独立性,但相互联系、密不可分：前者虽然已形成了比较完整的学科体系,但因项目管理实践性较强,在实施过程中未融入知识管理理念而导致失败率较高,项目管理流程本身蕴涵知识管理因素；而后者一般不能脱离组织的业务流程而独立应用,项目管理恰恰为其提供了很好的应用平台.项目管理和知识管理之间存在的强交叉性引发了一个与两者密切相关、本身却作为一个独立研究领域的新概念,即项目知识管理(ProjectKnowledgeManagement,PKM).本文将对国内外关于PKM的代表性研究进行综述,梳理其研究进程脉络,并对该领域研究的发展方向提出建议.

2　项目知识及知识管理的提出

最早关注项目知识问题的是美国学者Srikanth,1991年他提出知识在项目活动中有重要的传承作用,并建议用知识战略来进行项目管理,以控制项目“孤岛”现象.20世纪90年代末开始,随着知识经济序幕的拉开,TesorieroR,、吴之明等开始认识到项目知识积累及经验总结对提高项目管理能力的重要性,但尚未提出项目知识管理概念,也未系统揭示其内涵.

明确提出项目管理中需要加强知识管理的是Dis―terer和王众托.Disterer提出.项目是一种促进组织创新和学习的一种重要形式,知识和经验都是在项目中获得的,但项目是一种临时性活动,项目结束后,项目知识和经验分散各处,因此必须加强知识管理,用以处置来自项目的知识和经验.王众托认为,项目知识是组织未来项目宝贵的经验,通过有效的知识管理手段来进行项目管理知识的识别、准备和传递,可以避免组织后续项目中重复以前的错误或者做重复的事情.以上研究充分肯定了项目知识管理的重要性,但仍未对项目知识及项目知识管理等相关概念进行界定和梳理.

2007年李蕾在其博士论文中首次提出了PKM的概念：项目知识管理,包括项目知识获取、共享、运用和创新等基础环节,并通过知识生成、积累、交流和应用管理,复合作用于项目活动,以实现项目的价值最大化.同时,站在企业层面,项目与项目之间是连续的,前续项目积累的知识会成为后续项目的既有知识,因此项目知识管理的另一个重要任务是实现项目知识向企业知识的提升.此概念虽然表述了PKM任务及活动环节,但没有明确其主体、客体和实现工具,其概念和内涵还有待进一步充实和完善.

3　项目管理和知识管理的关系

明确项目管理与知识管理之间的关系,是PKM研究的前提和基础.在两者之间的内在关系探讨中,大多数学者的意见基本一致,即项目管理与工程管理是相互促进、相互耦合的关系.比较精辟地概括出两者之间关系的是MiltonN,他认为项目工作在许多方面能为知识管理提供一个理想的框架,项目的时间限制特征允许知识在应用前、应用中、应用后不断循环,用于项目前和项目后学习的过程.项目内部本身的知识需要一个机制支持,以用来在许多跨项目中进行知识比较,对曾经是什么、现在怎样、如何改进等提出总的看法.

4　项目知识管理的特征

把握PKM的特征,是PKM理论和方法初步独立的标志.学者们比较准确、全面地归纳了PKM特征,为构建理论框架打下了研究基础.

4.1　项目知识管理是一种面向过程的管理

丁祥海提出项目具有明显的阶段性特点,每个阶段都包含一系列的工作,所有工作都是由过程完成.SniderK抓住了知识流动的动态性特点,把隐性知识引入项目管理知识流程中,在项目活动中要突出关键性知识,强调经验教训的学习,为PKM的开展提供了新的思路.贾立伟提议把相关文档、出现的问题和解决方案、获得的经验及相关人员等按照项目实施的阶段、流程进行组织,通过知识与项目流程的结合,使项目工作变得更加高效.

4.2　根据项目生命期组织和管理知识

王众托认为在项目生命期各阶段,需要和使用的知识各具特点,并分析了各个阶段获取和使用哪些知识.这种根据项目生命期组织和管理知识的观点,与知识流程和项目进程结合的观点一脉相承,为流程设计提供了研究思路,但过于强调项目知识在各阶段的特殊性,对知识积累与传承未着笔墨.李红兵等在此基础上进一步分析了生命期各阶段知识管理重点,并首次提出了项目知识的层次管理――个人、项目组织和企业,提议将项目知识上升为企业知识,融入企业的工作流程,为后续的项目活动所用,但对其转化过程没有论述,其具体实现方式还需要学者们继续探索.

4.3　不同参与主体和管理层级有不同的项目知识需求

钟波涛等认为,大型项目将涉及多个参与方,由于各参与方各自的职责和利益取向不同,他们收集信息进而转换为知识为自己所用的关注点也不相同.另外,一个单位内部不同管理层级也有不同的知识需求：服务于决策层的知识是融合性的；服务于管理层的知识是知识传递的中间节点,发挥着关键作用,既要领会高层的知识内涵,又要关注下层知识的提升；服务于底层的知识则具体体现在各种技能上,是整个知识管理的基础.

4.4　不同项目类型有不同的知识管理重点

PayneJ等通过多个PKM实践证明,不同项目类型需要采用不同的知识管理战略,并把项目根据项目目标和实现方式归类为4种类型,为每种项目类型提供了最有价值和最无价值的知识管理实践清单.PayneJ等把握了项目的共性和个性,对项目知识管理活动的有效开展提供了宏观指导.KoskinenK强调,每个项目的知识运用途径在各个场合中有很大不同,如房屋建筑项目和生产投资项目中显性知识的运用起了重要作用,研发项目以隐性知识为基础.从中可以看出,学者们开始从多样化和独特性项目之间寻找有效的知识管理实施路径.

5　项目知识管理的理论框架

PKM理论框架,主要从三个方面来构筑：①PKM活动流程及技术实现,即研究项目成员及组织如何开展知识管理活动,如何构建项目知识管理系统；②PKM的保障,即研究组织为促进PKM实施提供的保障措施和手段；③PKM的评估,评价PKM实施效果.

5.1

项目知识管理活动流程及技术实现

主要基于两个层面来开展：①项目层知识管理,主要研究项目团队如何开展PKM活动；②组织层知识管理,主要研究长期性组织PKM流程及技术实现.

5.1.1　项目层知识管理活动

项目知识共享.在项目团队知识管理研究中,项目知识共享最先进入学者们的研究视线.Distere等分析了项目管理中知识和经验共享的主要障碍和影响共享效果的各种因素,并提出了完善建议.王连娟2004年开始对项目团队隐性知识的管理进行了持续深入研究,研究成果包括隐性知识分类、隐性知识到显性知识的转化、基于密切性的项目团队隐性知识管理整体框架、项目团队个体学习等,为项目知识积累与沉淀奠定了良好基础.张喜征等首次提出多方参与项目开发的知识共享问题,对多方参与者进行知识共享的优势和障碍进行分析,提出了知识编码、团队融合及综合化的知识共享策略.

项目知识积累.Newells等通过案例分析跨项目知识转移失败的原因,在于项目团队认为获取的知识是无用的,缺乏知识能帮助他们提高项目进程的意识,并对项目知识积累给出了建议：一方面通过发展个人交流网络抓住过程知识,而不仅是结果知识；另一方面,项目团队需要不断总结经验教训.TanHc等提议通过“现场”获取的方法进行知识积累,以防止重新发明轮子和错误重犯.这种抓住项目过程知识和总结经验教训的方法,为项目活动进程中隐性知识转化为显性知识,实现项目知识积累提供指导.

跨项目知识转移.跨项目知识转移,最初起源于项目组织间的相互学习.FitzekH从组织维度、人力维度、工具维度三个角度研究了项目间的学习,从内容上来分析,是跨项目知识转移的一种方式,但由于研究思路的局限,研究并不是很深人.FeoL的博士论文对跨项目知识管理进行了系统研究,提出了项目知识的6个元素：组织产业、组织战略、背景知识、运作知识、产出和结果知识、影响因素知识,并构建了跨项目知识管理因果关系模型和知识转移模型.FeoL虽然认识到跨项目知识管理的重要性,但这种跨项目知识管理方式仍滞留在项目组织层面,在复杂的组织环境下,不能有效实现知识转移.

总体说来,项目层面知识管理研究取得了一定的研究进展：如提出的抓住项目过程知识的方法,固化和沉淀项目管理知识,加强项目团队知识共享等,为组织的项目知识积累打下坚实的基础.然而,有些研究内容还有待加强和改善,如对项目参与者之间的知识共享研究仍不够深入；一些研究者对知识转移和知识复用这对概念没有很好辨识,致使研究过程中经常混淆；对知识管理如何与项目管理流程融合也尚未展开探讨.

5.1.2　组织层知识管理流程组织层项目知识管理的研究源于项目组织的临时性,需要把项目知识及时转化为组织知识,通过构建项目知识库为后续项目服务.PetterS提出组织开展项目知识管理时,应考虑知识管理目的、内容、对象和知识共享方式,并以此为基础开展项目知识管理活动,为组织层面项目知识管理实施提供了研究思路.廖媛红从项目文档、项目过程和组织战略三个角度构建导向型组织知识管理模型,为组织层知识管理实施提供指导,但对项目文档与项目过程之间的联系未进行阐述,导致知识形成与知识沉淀未能有效结合.知识管理流程研究主要从知识收集、知识集成、知识组织、知识存储等几方面展开.

知识收集.知识收集就是将项目活动过程中产生的知识转化为组织知识的过程,是实现组织范围内项目知识共享和知识复用的基础.周晓华提出了项目管理中两种收集知识方法：一种是基于过程收集法,强调根据项目开展的时间顺序、完成的相关阶段和步骤,连续收集知识；另一种是基于文件收集法,即从组织的文档中收集代表性经验,通过项目组织中的管理信息系统、历史经验、各种文章中收集知识.然而,作者对项目知识通过什么程序和方法转化为组织知识没有做过多论述.

知识集成.知识集成是将不同来源、不同层次、不同结构、不同内容的知识运用科学的方法对进行综合,实施再建构,实现知识应用和产生新知识的过程.仇元福等探讨了项目管理中的知识集成机理以及知识集成的关键,并构建了项目管理中的知识集成系统功能模型,较好地结合了知识集成过程和项目管理中知识的特点.王娟茹等从认识论和本体论的角度构建了项目管理中知识集成的SECI模型、ITOT模型,并探讨了项目管理中知识有效集成的4种机制：指示、惯例、传递和优先顺序.

知识组织.项目知识存储到知识库之前,需要对其有效组织,使项目知识有序化、系统化和条理化,包括知识分类、知识编码等.其中,项目知识分类是知识组织的第一步,也是学者们的研究重点.对项目知识的分类,除了区分项目显性知识和隐性知识外,还研究出多维的项目知识分类方法.Leseure等从企业核心竞争力和企业战略的角度对项目知识进行等级划分,把项

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知识存储.项目知识存储就是组织在项目管理活动中产生的知识通过知识组织后,通过信息技术手段存储到知识库的过程.兰敏充分利用项目和岗位在实践中承载知识的有利条件,提出了在建设项目管理中建立与优化知识库的新思路.从整个行业发展的宏观角度,将整个行业的知识库划分为：政府行业级、通用项目级和专用项目级.在整个知识库体系中,知识层层向上传递、积累、提炼,同时知识又从上到下推广、传播、应用.这种把知识库的构建从组织层次扩展到行业层次,其理论构思对跨组织项目知识共享和知识复用提供了发展思路,但作者对分散的项目知识如何集中存储到项目知识库中,没有提供实质性建议.

5.1.3　项目知识管理系统

随着信息技术的发展及知识管理研究的进一步推进,如何构建PKM系统,引起了学者们的关注.党新明以项目过程、项目案例、项目工作区数据为类别开展PKM系统的建设,提议构建项目过程管理系统,这种设计方案贯彻了知识管理与项目流程结合的思想,但其研究内容不够具体深入.于本海等依据项目知识体系的完整性、知识管理流程合理性、连续性等构建原则构建的ITPKM系统及支持系统模型,能有效促进项目知识系统化、自动化管理以及知识整合共享,提高项目知识使用效率,但整体设计没有依据项目生命期这条主线来开展,且设计内容过于繁杂,致使知识管理系统功能将很难实现.

当然,无论是项目层还是组织层所开展的项目知识管理活动,虽然各有不同的任务和要求,但事实上又是密切联系的一个整体.一些学者的研究内容也是在这两个层面交错展开.这种层级结构可以作为后续研究的基础,但研究内容的深度还需要进一步加强.

5.2　项目知识管理保障研究

应晓磊等通过定性研究与定量研究相结合的方式,对影响PKM的要素进行了分析.研究结果表明,组织和流程支持与项目管理绩效的相关性最为显著.从中可以看出,知识管理组织和流程等保障性措施,是提高项目知识管理成效的重要手段.

王彦忠等提出三方面的保障措施来提高项目知识管理实施成效：①组织保障,包括建立知识管理战略,设置专职或的知识管理机构,明确CKO职位与地位；②基础设施建设,包括项目现场知识获取的便利性,网络资源的便利性,信息化水平,知识库的建设与应用,知识门户网站的建设与应用；③制度保障,包括建立标准化的工作流程,设立顾问制度,重视项目结束阶段的总结,为知识积累和贡献分配资源,建立知识共享的激励机制等.这些保障措施和手段为组织构建良好的PKM外部环境提供了宏观指导.

5.3　项目知识管理评估研究

PKM是一个逐步完善的过程,如何评估PKM实施效果已引起关注.李蕾从组织的PKM过程能力和基础设施能力两方面构建了项目环境下知识管理评价指标体系,并构建了评价PKM绩效的模型,采用数据包分析方法评价决策单元间的相对有效性,从而寻找相对有效的知识管理模式.通过此方法,横向比较可以通过决策单元的输入输出观察值,建立标杆；纵向比较不同时期项目管理模式的有效性.这种评价指标体系,是从组织整体来进行的,可为下阶段知识管理评估活动的开展提供研究思路,但具体的评价指标比较主观,而且层次不分明,没有反映相应权重,而且评估的内容不齐全,因此观测值是主观性反应生成的结果,结论不一定非常科学.

6　对项目知识管理研究的未来展望

通过PKM研究文献可以看出,研究内容取得了初步成果,如PKM的必要性,项目管理与知识管理的关系,PKM特征,PKM活动的层级安排,项目知识分类和分级分类存储,PKM保障机制的初步构建等,为未来PKM的研究打下一定的基础.

然而,相对于项目知识的内在价值来说,其重要性在研究中尚未完全凸现出来：①对项目知识缺乏较为明确的界定和分类.有些把项目知识等同于项目管理知识或项目文档；有些把项目知识内容肆意扩大；有些过于强化项目团队组织力、执行力、沟通能力等隐性知识,增加了项目知识的不确定性.②研究内容比较零散,缺乏PKM整体规划设计、知识集成、知识共享、隐性知识管理、知识转移和知识复用等专项内容研究较多,且有很大交叉和重复,忽视了PKM的系统性、整体性和层次性.③缺乏完整连贯的PKM实施方案.知识管理如何融入项目管理流程,知识管理活动在项目活动中的具体表现形式、融入知识管理后项目活动的变化等都未展开讨论.④面向组织的PKM研究非常有限且不系统：一方面,组织层研究非常薄弱,且基本向企业倾斜,从政府部门的角度开展PKM研究呈现空白；另一方面,组织PKM实施步骤及具体实现方式等不够系统完整.

笔者认为,未来PKM研究可以在三个层面上进一步拓展：第一层面为PKM基础理论研究；第二层面为面向项目的知识管理流程研究；第三层面为面向组织的PKM体系研究.在三个层面的研究成熟后,继而对各层面PKM评价体系展开探讨.

第一层面主要是一些基础性研究工作,对PKM的深入研究起指导作用.如项目知识的界定,应从全面而严谨的定义着手,将原有的项目文档管理发展为广泛意义上的PKM.另外,PKM战略、PKM要素、PKM总体框架等宏观性研究都有待加强.

第二层面的研究虽然己经展开,但如前所述,这些研究内容还有待深入,知识管理活动如何融入项目管理流程,知识获取及知识积累的具体表现形式,组织项目知识共享、知识编码、知识评估和知识创新等内容,都有待理论工作者及实践工作者深入研究和论证.

第三个层面是PKM研究的核心和难点.虽然项目管理能力是各类组织中不同阶层决策和管理者的共同需求,但不同组织、组织中不同阶层的决策者和管理者对项目知识的需求是不同的.如政府和企业的PKM虽然都是研究项目活动中的知识资源,但两者因项目管理目标、任务、管理方式等明显不同,政府PKM研究内容和方法与企业PKM会有明显差异.在未来的研究中,一方面需要加强代表性组织的PKM研究,深入分析组织环境、项目管理目标、任务、知识需求对象后,构建组织项目知识管理体系；另一方面,应深入研究和探讨组织PKM实施步骤、保障体系及具体实现方式.