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摘 要：高等学校本科教学水平评估是我国高等教育改革的一项重大举措,是衡量一所高校本科教育质量和办学水平的重要依据,是国家教育行政部门对高等学校教学工作的宏观管理和指导,教育部为此成立了全国高等教育教学评估中心,标志着我国高等教育教学评估工作已步入规范化、制度化的轨道.
关 键 词：本科教学；评估；高校档案；管理
中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：20080611078
高等学校本科教学水平评估是我国高等教育改革的一项重大举措,是衡量一所高校本科教育质量和办学水平的重要依据,是国家教育行政部门对高等学校教学工作的宏观管理和指导,教育部为此成立了全国高等教育教学评估中心,标志着我国高等教育教学评估工作已步入规范化、制度化的轨道.我院于2007年11月接受了教育部评估专家为期一周的评估考察,通过本科教学评估的实践,笔者感到高校档案在本科教学评估中起着至关重要的作用.
一、高校档案是本科教学评估的基础
教育部2004年印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》中明确指出7项一级指标,19项二级指标,43个观测点,这些都要以高校档案为依据,每条项目的内容都要靠档案来具体体现.我院评建办公室根据教育部的评估方案,结合我院的实际情况编写了《湖北中医学院本科教学工作水平评估评建工作指南》、《湖北中医学院本科教学工作水平评估指标及任务分解》、《湖北中医学院本科教学工作水平评估工作方案》等一系列评估材料,明确了各部门每个阶段要完成的具体任务.全院各部门均到档案室查找利用档案,两年多来,档案室利用档案1500余人次,调卷9000多卷,复印档案材料5万余张,其中评估办准备的支撑材料就达到76盒,其它各部门准备的评估材料更是不计其数,这些材料都来源于档案室.专家组进校考察评估期间,除了听到、看到的实际情况外,大部分时间都是通过审阅自查报告和查阅大量的统计报表、文字说明和其它载体的档案材料来了解学校情况的,档案因其独有的原生性、真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的重要佐证材料,是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口.
高校档案之所以成为评估指标体系的佐证材料,是由档案的特殊性所决定的.高校档案是记录和传承学校史的主要载体,是反映一所大学的文化内涵、办学特色的重要组成部分.它包含了学校的教学、科研、管理等方面的图文存档资料,反映了全校师生员工各个不同层面的活动,是时问与空间的汇合,更是学校创造与发展的凝聚.用事实来说话,以切实的佐证材料作实证,成为本科教学评估工作的客观认识和客观举措,系统而完整的高校档案,是高校顺利通过本科教学评估的必要条件,它直接影响到高校本科教学评估的结果.因此,高校档案是本科教学评估的基础和依据.
二、本科教学评估促进高校档案管理
(一)本科教学评估增强高校领导和教职工的档案意识
本科教学评估是一次深刻的档案意识教育,是对档案工作最实际、最有效的宣传,档案在本科教学评估中所起的重要作用赢得了高校领导对档案工作的重视.很多高校在办学资金比较紧张的情况下,对档案部门的投入给予了倾斜政策,安排档案人员出去参观学习,提高档案人员的业务素质,改善档案库房环境,添置先进实用的现代化办公设备,有的高校投资几十万对档案进行全文扫描等等.我院档案室也新增一台数码复印机和一台电脑,档案人员参加了业务培训班学习.有了领导的关心和支持,档案室同志工作积极性和主动性更高了,工作干劲更大了.因此,增强领导者的档案意识,是搞好档案工作的关键.
高校档案在本科教学评估中所起到的不可替代的重要作用,深深地教育了每一位教职工,增强了档案意识,广大教职工自觉地将档案管理工作与自己日常工作联系起来,形成了人人重视、人人参与的新局面.许多老师把自己多年珍藏的优秀教案、自编教材、成果材料、论文、图片、获奖证书等这些平时很难收集到的档案材料毫无保留地交给档案室；许多院系派人深入全国各地高校,把收集到的重要材料移交档案室保存；评估办将迎评过程中产生的大量从不同角度编辑的专题资料汇编、综合分析材料交给档案室,从而进一步丰富了档案馆藏.
(二)本科教学评估促进高校档案管理水平的提高
本科教学评估是对高校档案工作的检验和推进,从而使高校档案部门进一步加强了档案的收集、编研及档案信息化管理等工作,提高了档案管理水平.
1.进一步加强档案收集工作
通过本科教学评估,高校档案部门要加强档案收集工作.档案人员经常深入到档案形成部门或个人收集档案,不断促进归档单位自觉归档意识.加强与各档案形成部门的业务联系,使各部门对归档材料有一个明确概念,经常去指导、检查、监督他们的工作.建立和健全档案收集工作网络和严格的收集工作制度,在做到每一个部门都有档案人员负责本部门档案材料的收集工作,确保上下收集渠道畅通的同时,做到定职、定责、定时间.档案人员非常关注本单位的总体活动和工作部署,对本单位重大活动所形成的档案材料亲自上门收集,对新上任的档案员重点指导.总之,通过档案人员采取发文催收、催交、登门催要等多种手段收集档案,确保了档案材料真实、完整、准确、系统、载体质地优良、字迹图像清晰,以满科教学评估对档案信息资源的需求.
2.进一步加强档案编研工作
为了给本科教学评估提供全方位档案信息服务,高校档案部门要进一步加强档案编研工作,针对教育部的评估方案编制各种档案编研资料.高校档案编研的方法主要是以自编为主,档案人员首先要熟悉库藏档案内容,针对教育部的评估方案选择最佳编研专题,编辑出实用性、真实性、准确性强的编研成果.其次是以联合编研为辅的方法,在高校档案部门普遍面临人员少、经费紧的情况下,档案人员应走联合编研之路,发挥基层档案人员的积极性,利用他们掌握本部门业务的因素,与他们一起共同选题、共同研究、共同汇编,这样更能保证编研成果的实用性.我院档案室结合我校的实际情况,编制了各种门类简便易查、切实可行的检索工具,如总目录、全引目录、分类目录、专题目录、案卷目录,文件字号索引等等；我们还编制了《全宗介绍》、《档案室指南》、《湖北中医学院历史沿革及现状》、《基础数字汇编》、《历届党政人员一览表》、《专业设置一览表》、《科研成果简介》等等,这些编研成果大大方便了利用,缩短了调卷时间,提高了检索效率.今后我们还将进一步做好各类档案专题汇编,有效地、多渠道地为本科教学评估提供门类齐全的档案信息服务.
3.加强档案信息化建设.
2003年国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》对全国的档案信息化建设提出了明确的要求.同时省档案局也要求省内各单位档案馆、室尽快建立自己的主页,实现档案信息化、网络化的管理和服务.许多高校已经设立自己的校园网,并与教育科研网和国际互联网相连.高校档案部门要依托校园网这个平台,尽快引进、使用档案管理系统软件,将高校档案的收集、利用、统计等基础工作实现网络化管理,针对教学评估指标体系建立与之相匹配的各种数据库,最大限度地满科教学评估对档案信息资源的需求.
总之,本科教学评估与高校档案管理的关系是：高校档案服务于本科教学评估,本科教学评估又促进高校档案事业的发展.高校档案工作者只有牢牢把握本科教学评估契机,树立以“教学为中心”的服务理念,进一步提高档案管理水平,才能使高校档案更好地服务于本科教学评估,服务于学校的各项工作,服务于社会.