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世界经济一体化进程的加快,大量跨国公司的出现,更新的金融衍生工具的产生,使从未有过的经济业务剧增,对我国传统的手工会计产生了巨大冲击.许多中小企业开始实施会计电算化,大大提高了会计工作质量,改变了会计工作面貌,会计核算和会计管理环境发生了很大变化.但是,随着会计电算化的飞速发展,利用电算化系统的弱点进行贪污、舞弊等违法犯罪活动也有所增加,企业的质量控制遇到了许多前所未有的新问题.
一、会计电算化质量控制中存在的问题
(一)会计工作者的道德素质水平及职业操守有待提高.
1．人为的舞弊行为.电算化系统的内部工作人员为了达到窃取或泄露商业秘密、非法转移资金、掩盖各种舞弊行为等非法目的,有意协助竞争对手获取和破坏会计数据,从而对会计软件、数据等进行非法篡改、删除,给单位造成严重损失.
2．工作人员的无意行为.由于电算化系统内工作人员素质不高或责任心不强等原因造成的数据录入错误、操作步骤失误、监控力度不够等,使会计数据录入或处理出现错误,从而导致会计信息的不真实、不可靠、不完整.
(二)会计工作者的业务素质水平相对较低.
1．在我国,会计电算化从核算型向管理型转变是其发展的必然趋势.核算层的电算化人员大多是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来.有的会计人员职业判断能力不强,对政策法规的运用和业务处理不够准确,导致业务处理中估计、判断偏差较大,会计信息失真；有的会计人员不认真钻研业务知识,工作敷衍了事,不能履行会计人员的职责,使得单位实有财产物资与账面数字相差较大；有的会计人员虽然经过正规的学习,但由于满足于现状,不注重提高自身的业务水平和技能,主动学习意识十分淡薄；有的会计人员知识结构老化、更新较慢,不认真学习新知识,不积极参加继续教育学习,对电算化会计的运用存在局限性,不能灵活运用软件,遇到超出范围的问题,只能找软件维护人员,而维护人员又基本是计算机专业出身,对财务知识知之较少,双方不能很好地配合.即使有一部分人通过会计电算化的考试,也只是掌握了一些计算机的基本应用知识,不能灵活运用软件处理会计数据,进行财务信息加工和分析,满足各方对财务信息的需求.
2.会计人员知识结构失衡,与我国日新月异的社会经济发展不相称.前不久某市对会计人员的学历水平进行了实际调查.被调查的308人中硕士研究生1人,占总数的0.3%；本科生25人,占总数的8.1%；大专生150人,占总数的48.7%；中专生47人,占总数的15.26%；高中生59人,占总数的19.15%；高中以下21人,占总数的6.8%.被调查的会计人员中最多的是大专学历,说明近年来我国会计大专学历教育取得了很大成果,但是大专以下会计人员明显偏多,大专以上明显偏少,两者形成鲜明对比,反映出结构失衡.在同样的308人中,既会记账、编制会计报表、写报表分析,又能参与管理和决策的只有4人,占总数的1.3%,明显偏少,说明高素质的会计人员短缺.此外,我国会计人员还存在知识结构陈旧老化的现象,该市属于经济发达地区,会计人员的学历水平高于全国平均水平,但是还远远不能满足需要.
(三)职务相分离,职权不相容原则难以落实.
传统手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离,职权不相容原则.电算化后,这一原则的重要性下降甚至得不到遵循.由于系统操作的高度集中,许多岗位可以合并,许多手续合并到计算机统一执行,会计工作人员大大减少,从而使一些不相容的职务得不到分离,降低了工作人员相牵制的效力.如有些会计人员既从事数据输入、输出工作,又负责数据报送,这样就增加了他们在未批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改、复制或删除等操作的可能性,从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁,也增大了作假舞弊的可能性.
二、保证会计电算化质量控制的对策和措施
加强学习,努力提高道德素质水平.熟悉法律法规是会计人员职业道德规范的重要基础.会计人员应当熟悉财经法律、法规、规章和国家统一会计制度,并结合会计工作进行会计法规的广泛宣传,加强道德修养,强化职业道德.为了达到这一目的,应鼓励会计人员不断加强理论学习,本着以学习促应用,以考试促提高的宗旨,不断参加各种学习班,进行较好的继续教育,努力提高自身的业务水准.通过培训,系统学习会计新发展、新信息,将自己培养成知识全面、懂业务、会管理的复合型财务人员.
会计工作人员应当做到爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则、提高技能、参与管理、强化服务.通过调整会计工作中的人际关系,激发会计人员的工作热忱,把提高会计水平作为自身的道德责任,达到为企业、社会更好地服务的目的.
尽快提高会计工作人员的素质水平.对于大多数核算层的会计工作者来说,基本上从事的都是基层的填制凭证等日常账务处理工作,要处理好这些日常的工作,就必须熟悉会计处理的法规规则,做到规范化操作.
1．操作规范化.指严格按操作程序进行操作,不得随意超出操作程序.为了保护计算机硬件和软件,确保会计信息的安全、完整,避免人为因素产生破坏,要求每个上机人员必须按操作程序开机、关机；用正确的命令进入、退出网络和财务报表系统；当网络、账务报表还处于使用状态时,不准随意关机；使用每个电算系统功能,要按照菜单提示正确操作,避免非法操作造成损失.
2.录入会计信息标准化.使用计算机处理会计业务,大量会计信息要靠会计人员手工录入,这就对会计人员录入会计信息提出了标准化的要求.每个单位财务可以根据自己的实际情况来做这个工作,具体来说,录入会计信息标准化是指：A.会计分录标准化：对经济业务进行分析、归纳,整理出标准会计分录清单,并使每个会计人员掌握；同时,要先借后贷、方向一致的科目按编码顺序排列；错账更正一律采用红字更正法,避免借、贷方出现虚增、虚减的现象；B.会计分录中的摘 要标准化：做到摘 要简明、扼要、准确、完整；C.建立标准化专用词组和定义常用的记账凭证,提高记账凭证录入速度.标准化的会计信息,将提高其使用标准摘 要或摘 要中的标准词,统计出其他相关信息,为财务分析提供更详细的数据.
3.账务处理流程化,也叫会计核算程序化.具体指对会计信息的记录、分类、汇总、陈报的步骤和方法.即原始凭证的整理、汇总,记帐凭证的填制,日记账、明细账的登记,会计报表的编制等.合理地组织账务处理流程,对加强会计电算化的质量控制,提高会计工作的效率,充分发挥会计的职能,具有重要意义.
4.加强学习.一名合格的管理层会计人员不仅要有丰富的实践经验,而且还要有一定的政策理论水平,面对新形势、新情况和新问题,会计人员只有通过专业知识学习和在职短期业务培训来刻苦钻研业务,了解和掌握国家财经法规及审计、税务、统计、电算化经营管理等方面的基本知识,才能逐步提高自身的业务素质.同时,要将学习与实际工作相结合,不断提高职业判断能力和解决实际问题的能力.其次,要加大高层次会计人员的培养教育.我国各级各类教育机构要结合经济发展要求,及时调整办学思路,设置科学合理的课程,加大高层次会计人员的培养数量,从数量结构和知识层面提高我国会计人员的整体素质.再次,随着我国改革开放的逐步深入,世界经济一体化进程的加快,会计人员同国外同行打交道的机会也越来越多,客观上也要求他们能熟练地掌握和运用一门外语.
工作控制分工.1．岗位划分.会计电算化已由单机操作发展到网络运行,由多人按不同分工共同操作完成.依据内部控制制度的要求和会计电算化工作的特点,将会计电算化工作分为系统管理维护、操作录入、出纳、审核、挡案保管等,使各项工作之间相互联系,相互制约.
2．岗位权限与责任.各岗位被授予与工作内容相应的权限和职责.系统管理维护人员拥有较高权限,负责日常软、硬件的管理维护,并给其他人员授权.各操作人员应严格在授权范围内工作,出纳不得兼任录入、记账、审核、档案保管工作.审核人员对其他操作人员录入的会计数据的准确性、合法性、合理性进行审核,但无权修改数据.为保证会计信息的准确、合理,操作录入人员录入数据后应仔细核对,并经审核人员审核签章后方可输出和记账,审核人员发现差错时应及时通知操作录入人员改正,未经审核的会计数据不得输出和记账.
3．岗位胜任.为确保工作质量,在工作分工时应考虑将工作分派给那些接受过培训并有能力完成该项工作的人员,以免对工作质量控制带来较大的负面影响.