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[摘 要]稿件管理工作是编辑工作中最基本的工作,然而它事关编辑工作的顺畅与发展,对此,需正确认识稿件管理工作,改善管理机制,并采用传统手法与现代手法相结合的方式做好稿件的管理.
[关 键 词]科技期刊；稿件管理；手段
[作者简介]刘芳,规划师杂志社编辑,编辑部主任,广西南宁530000
[中图分类号]G237.5 [文献标识码]A [文章编号]1672－2728{2007)10－0141－03
对于每一份科技期刊而言,稿件管理工作都是出版工作中最为基础性的工作.随着计算机和网络技术的飞速发展,稿件管理工作呈现出新的特点,但无论如何,稿件管理的基础性地位不会改变,其所具有的作用不会改变,我们可以从稿件管理工作中寻找出版信息,建立作者库、选题库等.因此,不管所处时代如何,稿件管理工作都是出版工作中最为重要的组成部分.
(一)稿件管理是科技期刊出版中的基础性工作
众所周知,一个期刊社,尤其是知名的期刊社,每天都要接收大量的稿件.稿件是科技期刊最基本的组成材料,犹如高楼大厦的一砖一瓦一样,没有了稿件,期刊出版就会成为“无源之水”、“无米之炊”,无论你是一个多么能干的能工巧匠,也会茫然不知所措.众多的来稿是科技期刊学术质量的有力保障,在国家颁布的质量评估标准中,稿件的采用率是其中的评价标准之一.科技期刊的学术性、技术性特点决定了科技期刊的稿件绝大部分为期刊社外来稿,其中有作者自由投稿,有推荐稿,也有编辑部邀约的稿件；有第一次来的文稿,也有以往文稿的修改稿；有电子文件稿,也有邮寄的纸质稿,以及依赖光盘等各种存储介质的文稿；等等.稿件来源广泛,性质较为复杂.日复一日,年复一年,每一篇稿件都“走”着相同的程序,都要历经不同人员的手,其中的工作量可想而知.然而稿件管理工作的基础性,又要求我们必须做好稿件的管理工作,以使期刊的编辑、排版、校对、出版等环节能正常进行.
当今,已是信息大爆炸的时代,时代的发展、计算机和网络技术的飞速发展使人们获取信息的手段日趋多样和快捷,媒介之间白热化的竞争实为对信息资源优先占有之间的竞争.稿件管理数据库中蕴涵着大量的作者信息、读者信息,以及某一领域研究的深度、广度及最新动态等信息.可以说稿件管理中所蕴涵的信息是期刊社的财富,期刊社据此可作出作者分析、读者分析,以及栏目、主题策划分析和市场营销分析.稿件资源是期刊社所拥有的独一无二的信息资源,对此,期刊社应进行充分的挖掘,做到物尽其用,为办刊服务.
(二)对稿件管理工作认识上的误区
不愿从事稿件管理工作,这是期刊社大多数编辑人员的普遍想法.因稿件管理工作具有基础性与复杂性的特点,在编辑人员的传统观念中,稿件管理是一项具体的事务性的工作,不具创造性,更谈不上成就感,表现在以下几个认识上的误区：
1．以程序烦琐为由,不及时更新稿件管理数据.一般来说,稿件管理工作大致包括以下几个环节：接收稿件、稿件入库登记(包括作者信息和文章信息)、稿件分发、稿件处理情况记录及稿件的存储(包括不用稿的存储、修改稿的存储和已刊发稿的存储)等,其中程序之多、过程之烦琐由此可见一斑.作为稿件管理人员,要求对每一篇来稿都能做到登记在册,对每一篇稿件所蕴涵的作者信息、文章信息都能做到详实记录,以供随时调用、查询之需,且这个过程是动态的,一遇稿件的信息有变须及时进行变更登记.稿件管理员不能因其程序烦琐而忽视更新工作的及时性.
2．不被人重视.稿件管理工作是期刊社最基础性的工作,但往往由于它的基础性,造成稿件管理工作容易被忽视.这里包含两层意思：一是稿件管理工作本身不被重视；二是从事稿件管理工作的人不被重视.由于在一些人的传统观念中稿件管理工作不像其他栏目编辑、责任编辑的工作一样直接关乎期刊的质量和期刊的品牌,因而稿件管理工作被忽视,认为是可做可不做的事情,甚至认为它是一项费时费力又出不了成绩的苦差事.在这一方面,我国期刊社的管理机制是存有弊端的,有些期刊社任意指定一个人去负责稿件的管理,也不管此人的职业素养、工作责任心如何,也有些期刊社采用内部编辑部人员管理稿件工作的做法,将稿件管理工作当作是一项附属性的工作.长期以来,稿件管理工作得不到应有的重视,从事稿件管理工作的人长期处于较低的报酬状态.这种状况是极不利于稿件管理工作的改进的.
3．认为稿件管理工作无名无利.如果说编辑工作是为他人做嫁衣裳的话,那么对于从事稿件管理工作的人而言,他们更是默默无闻,名不见经传.因为一个编辑,不管是栏目编辑还是责任编辑,总会在期刊上留下有关于他(她)名字的铅字,相关读者、作者也都知晓究竟是谁在这篇文章上耗费了心血.从这一点上来说,编辑也不是完全的无名利可言.而稿件管理工作长期被认为是简单重复劳动,读者、作者谁也不会去关注究竟是谁在做着稿件的收发、存储工作.这就要求稿件管理人员端正思想,树立正确的名利观、大局观,将期刊的稿件管理、编辑、出版视为一个整体,军功章里有编辑人员的心血,也有稿件管理人员的汗水.
(三)做好稿件管理工作的意义
1．有利于编辑工作的顺畅.每一编辑工作的开始都基于稿件,稿件管理工作的好坏,直接影响到编辑流程的顺畅与否.稿件管理工作做得好,编辑工作才能有条不紊地进行.无法想象一个稿件管理工作混乱的期刊社,其编辑出版工作能顺利地进行.
2．有利于对期刊资源的汇总.稿件管理工作是收集稿件基本信息的第一步.稿件基本信息包括：论文题目、作者性别、年龄、工作单位、职务职称、学历、及论文的来稿方式、字数、图片、是否属基金项目等.这些是期刊社不可或缺的宝贵资源,从事稿件管理工作,应尽可能地收集信息,做好资源的汇总工作,以利于日后的各项分析之需.
3．有利于了解行业动态,增强办刊的针对性.利用数据库软件,对来自世界各地的稿件设立专门的稿件库,可方便地对稿件信息进行增补、删减,亦可对来稿信息进行各种排序、归纳,如可按作者姓名、工作单位、论题要点等排序.根据需要,从一个总的稿件库中可分出若干个包含不同要素的子库,从中分析作者群的性别构成、年龄构成、学历构成、地域分布及论点的集中程度,为及时地制定刊物发展方向、了解行业动态、做好选题策划及开展广告、发行工作提供最详实的基础资料.
4．管理出效益.期刊社内部的各部门既是信息的提供者,同时也是信息的使用者,因此稿件管理信息系统与各部门有着十分密切的关系.如果建立了功能完善、使用方便、信息齐全的稿件管理信息系统,就能够为选题开发、出版印刷、稿件查询、市场营销等各方面提供真实的数据,便于各部门有效利用,制订发展方案等,以使从稿件管理开始的每一环节都能确保管理的高效.
(四)做好稿件管理工作的思考
1．树立正确的认识,重视稿件管理工作.首先,需要期刊社领导、编辑人员及从事稿件管理工作的人员充分认识到稿件管理工作的重要性,增强时代感,树立全局观和大局观；其次,需要从根本上改变稿件管理工作只是简单重复工作的观点,稿件管理工作不光是一项技术性的工作,同时它也是一项需要有很高的职业素养的工作,它需要我们在工作中不断摸索和创新,不断提高稿件管理工作的效率和技术含量；最后,期刊社各部门是一个有机联系的整体,需要发扬团队精神.任何工作本身无高低贵贱之分,只是分工不同而已,这就需要全体人员平等相待,互相合作,共同珍惜我们所拥有的信息资源.当然,期刊社也需从内部机制上保障稿件管理工作的开展,从人事安排、工作待遇方面予以重视.
2．传统与现代手法相结合,对稿件进行数据化管理.随着计算机及网络技术的飞速发展,现代化的稿件管理工作与以往手工时代有了很大的不同,计算机网络具有资源共享、信息交换和协同处理的功能,当我们应用网络技术来重新审视整个编辑出版工作的时候,稿件管理作为杂志社系统的一个重要子系统的定位就十分突出了,因此,我们应遵循实用性、信息资源的可靠性、及时性和全面性的原则,建立完善的稿件管理信息系统¨].以下就结合笔者所在的杂志社稿件管理工作的开展谈谈具体做法.
(1)稿件的接收.随着信息技术的发展,在所有来稿中95％以上的稿件以电子邮件的形式发送至编辑部,由编辑部专门的稿件管理员每天负责接收、打印,并将其按月建立专门的文件夹存储于计算机中.给E-Mail文件起名应遵循简洁、易查询和可识别的原则,尽量将时间、来件人、栏目等有关内容包含在名称中.先建立一个以年来命名的文件夹,如2007年电子邮件,再于这个文件夹内建立一个以月命名的文字夹,如5月份电子邮件,将5月份所收的电子邮件再以作者名加日期的命名方式存储于其中,如某某人某月某日,对于不属于电子邮件形式的稿件,如采用纸质、光盘与软盘形式寄发的稿件,也应及时进行扫描、输出或通知发稿人将电子版本发过来存储于计算机中.
(2)稿件登记与分发.所有文稿一律登记在来稿登记表和稿件库中,每篇来稿都配有唯一的编号,登记文章题目、作者、通讯地址、工作单位、文稿字数、附图及.然后填写稿件编审传递登记表,并及时采取书面形式分发到相关栏目编辑人员手中进入审稿流程.
(3)稿件的送审.送审的稿件应在稿件登记表及稿件数据库上注明送审日期、审稿人,稿件审回时也应注明审回日期,退修亦然,亦即稿件运转每一个环节及最后结果,都必须在留存待查的登记表上有明确的记录,以保证运转无误和及时性.
(4)稿件查询.稿件查询有两种办法：一是在计算机上利用数据库软件按照姓名、终审意见、文稿名称、作者的工作单位、联系地址等内容进行查询.二是查询手写的来稿登记表的原始记录,可按照收稿日期或作者姓名进行查询.
(5)稿件的存储.所有文稿,不论刊用与否,最终都要归档.对于稿件的存储,可采用两种方式相结合：一是按照来稿月份以在计算机上建立文件夹的方式进行存储,并定期进行备份,以方便随时调阅、查看及满足编、排的需要；二是采用纸质文件的形式按照月份存放,将各月来稿存放于纸质袋(盒)中,袋子(盒)编号为“年+月”,且在袋子封面目录上标明稿件的作者、存储时间等.
(6)稿件库的维护.稿件管理员应经常性地对稿件库进行维护,及时更新作者信息,以使所记载的信息尽可能的准确,增强信息的有效性.
当然,以上方法比较适用于稿件的接收、审稿及编辑、排版等工作均在杂志社内部完成
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0;情况,仍属一种带有传统模式的稿件管理方法.在计算机设备、网络设施配备较好的期刊社,亦可进行稿件管理工作的创新,在网上采用工作流的模式开展稿件的管理工作,这样就可突破地域的限制,既适合于社内审稿,也适用于社外异地审稿.将登有稿件处理情况的数库表置于网上,可方便作者适时查询稿件的处理情况,有利于加强编者与作者间的沟通,也有利于提高稿件管理工作人员的工作效率.稿件管理工作是一项复杂、细致的工作,需要期刊社内部建立完善的机制加以保障,需要稿件管理人员具备极强的责任心.稿件中所蕴涵的信息资源是期刊所拥有的独一无二的宝贵资源,我们要尽最大可能地做好信息的收集和存储工作,为期刊的发展提供庞大的信息支持,以使期刊在信息化大战中处于领先优势.
[责任编辑：陈梅云]