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会计档案是各单位形成量最大的一类档案,而其中会计凭证占了90％以上.按照财政部、国家档案局1998年发布的《会计档案管理办法》,会计凭证的保管期限是15年.按规定,期满档案经过鉴定批准后即可进行销毁.但在实际工作中,各单位都保管着大量期满的会计凭证,尤其是一些企业.笔者在工作中就看到一些企业20世纪50年代以来的会计凭证都还保留着,既不敢随意处理,又不知道怎么办,成为一个头疼的包袱.对期满档案进行鉴定,在履行相关手续后销毁是档案管理的一个基本常识,何况“会计档案管理办法》对会计档案的鉴定销毁也做了规定,但是各单位仍然保管着大量会计凭证,究其原因,笔者认为鉴定标准难于掌握是主要因素之一.
《会计档案管理办法》第十一条对会计档案的鉴定规定：“保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止.”也就是说除未结清的债权债务和涉及其他未了事项的原始凭证之外,其他原始凭证均可经鉴定后销毁.第一点“未结清的债权债务”较为清楚明了,档案人员相对容易掌握；第二点“涉及其他未了事项”,何为“未了事项”尺度和标准如何掌握档案人员感到为难.而且在实际工作中,档案人员发现会计凭证的利用面要宽得多.作为会计档案的鉴定标准,《会计档案管理办法》的这条规定一是过于原-则难于操作,二是从实践来看涵盖面过窄,因而在实际工作中,档案人员面对大量会计凭证却有“老虎咬剌猬――无从下嘴”的感觉,以至到期会计凭证不断增加成为一个亟待解决的问题.
档案鉴定实际是对档案价值的鉴定,即要用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值.经济活动是一个单位活动的基础,用全面的、历史的、发展的观点来看,会计凭证不仅是单位经济活动的历史记录,同时也从经济活动的视角反映了一个单位的发展变化,记录了一个单位的历史.笔者认为,制定会计凭证鉴定标准,一要全面记录、反映单位历史；二要遵循档案自身规律；三要清晰明了,易于操作.基于此,笔者认为符合以下条件的期满会计凭证不宜销毁：
1.涉及债权债务的.这一类会计凭证是解决债权债务的依据,在债权债务未了之前应予以保留,延长保管期限,待问题解决后再进行鉴定,以决定取台.
2.涉及固定资产的.这一类会计凭证反映了单位固定资产的情况,在固定资产使用期间不宜销毁.固定资产的使用年限不一,其会计凭证保管期限应高于使用年限,有的甚至应永久保留,如土地的购置等.
3.涉及国外的.改革开放30多年来,各单位与国外的交往日益频繁,企业更是如此.外交无小事,为了维护国家、单位的利益,涉及国外的期满会计凭证不宜销毁.
4.涉及人的.近年来党和国家不断推出惠及广大人民群众的惠民政策,在惠民政策的落实过程中,档案人员发现涉及人的会计凭证发挥了巨大作用.很多破产企业职工、下岗工人就是通过利用会计凭证查找到能证明自己身份的凭证,从而办理了社保、医保,解决了他们的燃眉之急.从以人为本的执政理念和建立覆盖广大人民群众档案资源体系的要求来看,涉及人的期满会计凭证不宜销毁.
5.涉及案件的.办案需要征据说话,会计凭证往往是办案人员查找证据的重点,尤其是经济案件.在案件办理完毕前,涉及案件的期满会计凭证不宜销毁.
6.涉及纠纷的.各种纠纷很多都涉及经济利益,如土地纠纷、房产纠纷等,在解决纠纷的过程中都离不开会计凭证档案.在纠纷解决完毕前,涉及纠纷的期满会计凭证不宜销毁.
7.其他.了解会计档案的人都知道会计凭证的内容是很丰富的,其中不乏对单位、社会有价值、有意义的档案,如名人手迹、重大活动的凭证等.这些都不宜销毁.
档案鉴定在档案界是一项知易行难的工作,会计凭证的鉴定也是如此.笔者冒昧地对会计凭证的鉴定提出了一管之见,希望能起到抛砖引玉的作用.
(作者单位：贵州省档案局550002)