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房产档案数字化管理是将纸质房产档案以数字影像形式存入计算机,实现档案的收集、整理、保管、编研、调阅、统计、异动等全部工作计算机管理.
一、房产档案数字化管理的内容
1．标准规范建设.这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程.房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通,具有重要的意义.
2．基础设施建设.主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备.它是档案传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的房产档案信息网络,才能充分发挥房产档案信息化的整体效益.
3．应用系统建设.主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面,它关系到信息建设的速度与质量,集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果.
4．档案信息化资源建设.主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收.主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设.
5．人才队伍建设.房产档案数字化管理,不仅需要档案专业人才、计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才.
二、房产档案数字化管理的流程
1．拍照、审核.当场拍照,录入主要信息并且给申请人收件回执及意见反馈单；提交原档补充扫描申请：审核后数据信息上传到中转服务器.2．中转服务器.存有市、区互相传递的MIS数据库和FTP图像数据.3．市局接件拍照.当场拍照,录入主要信息并且给申请人收件回执及意见反馈单,录入的抵押及抵押注销信息系统会及时更新所在区的信息：从中转服务器接收区局传递的数据；提交原档补充扫描申请：实物案卷转到缮证.4．审核数字案卷.根据拍照和补充扫描(8．扫描)形成数字档案审核案卷.5．缮证.打印产权证及他项权证、审批书、盖章；形成的资料转到发证科.6．发证.收费发证；形成的资料一并转到档案编目；传递数字档案给区局.7．编目.对发证科转来的案卷,整理编目；把受理科申请(10．库房)送来的案卷整理编目：对区局录入提交的需要补充扫描的原始案卷进行编目.8．扫描.对编目传递的案卷进行扫描和补充扫描；打印案卷目录.9．打印、装订.打印档号(包括流程中以及补充扫描的案卷),产权案卷产生新的档号,抵押变更、续期档号合档、其他抵押类型产生新档号：根据案卷目录进行整理装订；达到标准后传递到库房.10．库房.案卷标志物理存放位置后入库(抵押注销、房改退房的案卷剔除单独存放)；对受理科、查档室、法律科的调阅请求查找库房,对原始案卷按新标准整理后分别送到编目、查档和法律科；对于区局录入的原始案卷进行及时补充编目和扫描,方便审核利用数字案卷.11．查档室.接待客户案卷查询,客户通过微机查看图像资料,按客户需求打印相应图像资料.12．法律科.受理法院查封冻结,加入查封令的完整案卷移交档案馆补充编目扫描,系统自动对审核过程中的已经查封冻结的产权抵押案卷进行停办,查封冻结解除后恢复停办.13．区档案室.接收市局发证和区局发证案卷,整理入库,受理法院查封冻结.