档案管理的保密工作

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一、档案保管过程中的保密工作

1.档案的库房管理是档案保密的重点

从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定独兴建,并不是任何一间办公室都可以用作库房.从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃.还应昼做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开.档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内.

2.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限.而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限.保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计.这里所说提“特殊规定”是指制定保密范围的、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”.对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供.

3.做好档案密级的调整工作

要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠.二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定.严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化的涉密档案建设遵奠定基础.

同时为了适应涉密档案调密工作制度化,正规化的需要,应建立以下三个制度:(1)建立划定密期制度,以便届满自行解密;(2)建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;(30建立涉密档案接接标准制度,加强涉密档案的规范化建设.

二、档案利用过程中的保密工作

1、制度建设.档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等.根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损.各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善.

2、监督措施.在利用中,要根据不同利用对象的不同目的,掌握其中心理和思想动机,加强重点监护.有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器.同时,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传达室利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每年利用者于视觉之中;三是手勤、脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被子利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实.要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明.

三、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地护

扩大开放利用范围,刀是错误的.因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相庆的保密工作.

1、做好档案的审查工作.审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重查五一节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围.对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人中根据标准,对开放期限内的档案逐步进行审查,初步判定开放与控制使用范围;二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍;三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否.


做好档案的解密工作.

秘密不是一成不变的,一旦秘密期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们应该按照公开文件进行管理.边就是档案保密的时效性.向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案.对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密《?中华人民共和国保守国家秘密法》第16条”这也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行.

作者单位:甘肃兰州市热力公司730030

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