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“建设信息化军队,打赢信息化战争”,这是军委审时度势,调整充实后新的军事战略方针的重要内容.怎样为建设信息化军队、打赢信息化战争提供优质高效的档案信息服务,是摆在档案部门和档案工作者面前的新课题和新挑战.
总后系统档案工作者提出以信息化应对信息化的思路,“十五”以来加快档案信息化建设步伐,实现了三大变革
一是海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案.档案信息化建设,档案信息数字化是基础.只有把纸质载体、模拟信号的档案转化为电子形态的数字化档案,才能有利于档案信息的快速检索、网络流动、实时服务.因此,“十五”期间,总后以文书档案为重点,以馆藏档案和军级立档单位保存档案整体数字化为目标,结合档案缩做工作,扎实开展档案数字化工作,取得显著成效.经过3年多努力,完成了全部馆藏文书档案的缩微拍摄任务,共拍摄3282轴,800万画幅：完成了约100万份、1200多万页档案的数字化工作,文书档案全文数据库容量达400C；完成了馆藏永久声像档案数字化工作,数据量达llG(600(5压缩).总后完成档案数字化的工作量在全军名列第一.
二是传统档案馆变单为全军第一个数字档案馆.数字档案馆是档案信息化建设的重要内容,是展示信息化成果的窗口,也是信息服务利用的平台.2004年初,总后档案馆结合大楼整修,对馆内的局域网进行了彻底的升级改造,重新进行了布线,建成了技术领先、设备先进的千兆局域网；配置了高速度、大容量磁盘阵列服务器；应用《军队档案馆文献信息管理网络系统3.1.2版》软件平台,配置符合要求的信息安全管理中心对全文数据进行了存储加密和传输加密,建成了加密数据库.2004年6月,在全军率先开通了局域网上的数字档案馆.2005年9月,在后勤指挥网上按保密要求运行的数字档案馆正式建成并投入使用.
三是手工人查的利用方式变革为网络化、自动化服务.档案信息化建设的目标在于提高档案信息为建设信息化军队、打赢信息化战争服务的能力.为此,总后档案馆采取边建边用的方法,充分利用信息化建设成果,发挥档案信息为首长、机关、部队决策资政、维权解难等作用.一方面,清理不符合档案信息网络化的陈规,出台了新的《档案资料借阅利用工作流程》和《档案资料借阅利用审批手续》,规范了借阅流程,简化了档案借阅手续；另一方面,积极引进地方专业公司的先进技术,开发了《档案资料借阅利用管理系统》和借阅浏览软件,规范了借阅管理、全宗管理和目录管理工作,实现了各门类档案、资料借阅利用的统一管理,实现了档案全文数据网上利用和全文检索.
对于这些变革带来的变化,感触最深的当屑利用者.总后财务部按照总后统一部署对新中国成立之后颁发的法规标准开展全面彻底的清理,按照数字化完成前的查档方法,需要对该全宗50多年、5000多卷、5万多份档案进行一次全面翻阅,需用时至少1个月,还要进行复印,不仅费时耗材,还将对档案原件造成一定的损害.现在,他们利用几张数字化档案光盘,输入几个关 键 词,就把需要查找的档案全部找到了.全军后勤保障社会化办公室1名干部要撰写关于后勤保障社会化改革的系列报道,需要了解这项改革的来龙去脉,涉及多个全宗、多个年度的档案,这名干部在档案馆电子阅览室的电脑键盘输入“社会化”三个字,结果2046条标题或正文中包含这个词的档案目录就出现在电脑屏幕上,需要查看详细内容的档案,只要再点击一下鼠标,档案全文就展示在面前.这名干部没想到原来以为需要费尽周折、历时数周的艰巨工作,竟然在不到1个小时的时间里轻松完成了,连声向档案馆同志道谢.据不完全统计,2001~2005年6月30日,总后档案馆共接待利用者3097批次,调阅档案14802卷、155888份,复印各类档案资料36019张.档案信息为后勤体制编制调整改革调研论证、反“”军事斗争后勤准备、新任总后首长熟悉了解机关情况、首任总后部长杨立三传记编写、近20家单位编史修志、老同志落实政策等提供了有力的参考和依据,受到了利用者广泛好评.
当然,档案馆的同志对此的认识就要全面、深刻、客观得多.首先,档案信息的“动力”大大增强,为首长、机关、部队服务的能力大大提高.从单份档案文件看,在传统状态下,躺在“深柜”无人识,通过信息形态的转换、信息网络的建成,被捕捉到的概率大大提高,时空距离几乎被压缩为“零”,它展示在人们面前、实现其价值的机会增加了,而付出的代价却减小了.从档案信息总体上看,通过信息形态的转换,档案信息之间的重组、整合,档案信息与其他信息的重组、整合,更加便捷,也就是说信息的“聚合作用”增强了,从而使得档案信息的群体作用大大增强.其次,档案信息化带来了观念的更新、形象的转变.档案部门一直被视为“保密重地”,许多档案人员也养成了封闭心理,满足于把档案看好管住.然而信息只有流动起来才能实现价值,网络只有开放互联才能使能力成平方数增强,这就必然要求档案部门、档案人员转变传统观念,张开双臂,与外部世界接触.通过几年建设,档案馆作为信息中心的形象已经初步树立起来,不再那么神秘了.另外,档案工作内容更丰富,工作重心转变了.在抓好传统档案工作的同时,如何应对信息化技术的挑战,重组、改造档案工作流程；在抓好传统档案的收集、管理的同时,如何加强电子文件的归档、整理；在抓好传统档案的安全保管的同时,如何保证电子档案的长久安全保存和网上安全利用,等等这些问题摆在了我们面前.因此,档案工作的内容更加丰富、技术含量极大提高,档案工作重心也转移到与信息化相关的工作上.这些深刻变化,必然对今后档案工作的发展起到深远影响.
总后档案馆在信息化建设的跨越式发展中,有五点深刻启示
一是幕后工作也要靠超前思维求发展.档案工作一起被人们视为“冷线”,档案工作者习惯被称为“幕后英雄”.我们认识到,信息在军队建设和作战中的价值和作用被高度重视,军队信息化建设既对档案工作者提出了挑战,也为我们展示身手提供了舞台.档案随着军队现代化建设的进程同时产生、同时形成的,如果跟不上军队现代化建设进程就要落伍,必须树立超前思维,加速推进信息化建设,用速度、质量应对挑战,占领制高点.2001年初,《“十五”期间全军档案工作建设计划》和《“十五”期间军队档案信息网络建设实施办法》刚下发,总后档案馆就将档案信息化建设提上了议事日程.认真学习上级文件要求,研究分析总后实际,提出对策办法；随后又分片举办信息化建设研讨班,召集各立档单位专门研究档案信息化建设问题；组成成立总后档案信息化建设领导小组,加强协调和领导力度.总后首长和司令部领导对档案信息化建设十分支持,拨了295万元专项经费,并提出了争先进、创一流的工作要求；机关各部门和各单位对此也十分重视,据不完全统计,总后投入档案信息化建设的经费达1100余万元.
二是摸着石头过河也要遵循科学发展观.档案信息化建设,是一项开拓性的工作,实践缺乏,经验不多.但是,这是一项高投入、高风险的建设,不能允许借口“摸着石头过河”,而靠拍脑袋搞决策.决策必须科学、周密.因此,在档案信息化建设之初,总后档案馆就多次召开党委会、办公会和技术骨干会,详细论证了档案信息化建设的目标、任务和实现途径.最后选择了科学的数字化实现路径.即档案馆和立档单位档案数字化同时进行,缩微拍摄和数字化扫描同时进行,馆藏档案和新进馆档案统筹安排,采用立档单位档案直接扫描,馆藏档案先拍摄成缩微胶片、再扫描缩微胶片的办法,双管齐下实现档案数字化.实践证明这个办法一举多得.馆藏档案既实现了数字化,又实现了缩微化；既有利于提供网络利用,又有利于保护档案原件.军级立档单位既实现了档案信息数字化,又带动和促进了档案基础工作,提高了档案收集的完整程度和整理的标准化水平.
三是默默无闻的岗位也要轰轰烈烈干事业.尽管人们对档案工作存有偏见,档案工作岗位总是默默无闻,但是,通过档案信息化建设,我们认识到,档案工作大有可为.针对档案信息化建设任务重、时间紧、要求高的特点,总后档案馆同时摆开了三个“战场”,一个是档案扫描加工生产线,全馆上至馆长,下到新人伍的战士,每人都是生产线上的一员,每人都有自己的岗位,每人都有自己的定额.不仅完成了本馆、直属军级和重点师级立档单位的档案数字化生产任务,还帮助成都军区、第兵档案馆完成了缩微胶片数字化转换任务.
四是冷门工作也要烧热人才培养这把火.现代信息社会,冷热工作、前方后方,界线已经淡化模糊,纵横交错互联互融.我们把人才培养作为档案信息化建设成败的关键,树立了通过档案信息化建设锻炼培养人才,通过培养人才提高档案信息化建设水平的思路,积极营造干事业有舞台、求深造给机会的良好氛围,人才队伍建设不断取得新成绩,保障和促进了档案信息化建设.
五是积存历史也要追求理论、科技创新.信息化建设对于档案部门来说,基本上屑于新领域、新课题,有许多新问题、新技术需要研究.总后档案馆实践与理论互动、引进与创新并重,很好地解决了一系列难题,推动了档案信息化建设的顺利展开.组织总后第四次档案学术交流活动,征集论文150多篇,有50篇论文获奖.组织完成11个全军档案主题理论研究课题任务.据不完全统计,全馆同志在各种报纸杂志上发表档案理论研究文章共116篇(幅),有5篇学术论文发表在国家级刊物上.在信息化建设过程中,自行研制开发了数据转换与批处理、缩微号录入、缩微前处理管理、缩微拍摄管理、缩微胶片管理、缩微胶片扫描管理、光盘分发、全文数据库质检、目录数据库质检、全文数据与目录数据挂接质检、文种自动生成、全文批处理、档案资料借阅、实物档案借阅浏览、库房档案统计等近20种适用软件,许多软件填补了军队档案工作的空白.
(作者单位：北京市复兴路22号总后档案馆100842)