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摘 要：在工程项目档案的形成到最后验收各阶段,为保证工程项目档案的管理质量,必须建立工程项目档案管理体系,从事前介入、事中控制和事后验收的全过程,严格按照规范操作流程进行运作,建立档案管理系统,实现档案材料保存.
关 键 词：项目档案 事前介入 事中控制 事后验收
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1007-3973(2011)006-144-02
随着经济的发展,企业在工程项目从立项、设计、施工到最后验收过程中,必然形成大量的工程项目档案材料.2006年6月14日,国家档案局,国家发改委下发了《重大建设项目验收办法》,从项目档案的形成到验收提出规范操作流程.对于企业来讲,保证工程项目档案的管理质量,是保证今后企业长期发展的重要技术性和管理性措施,为此,建立企业工程项目档案质量管理体系势在必行.
1 建立工程项目档案管理体系的重要性
长期以来,虽然档案部门要求对工程技术档案实行制度化、规范化管理,但由于有些企业的个别领导和工程技术人员档案质量管理意识淡薄、工程项目档案建立的各种规章制度不够完善、档案业务人员专业水平不够规范,从而使工程项目档案的管理一直不够规范和细致,并由此造成工程项目档案收集不够齐全,管理不够规范,保管不够完善,缺乏长效性、规范性和实用性,给企业的发展带来了不少麻烦.为此,只有建立程序明晰、制度完备的管理体系,使工程项目档案的管理由“人治”向“法治”的轨道过渡,才能确保工程项目档案管理的质量.
2 工程项目档案管理体系的构成
工程项目的实施过程时间跨度一般较长,参与的单位也较多.因此,对工程项目档案的管理必须实施事前介入,事中控制,事后验收的全过程管理体系,并应由档案管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工和管理部门共同参与实施.
2.1 提前介入机制
对工程项目档案的管理必须在工程立项时就提前介入,并对今后项目实施过程中的档案工作计划和方案,以及可能出现的问题作提前准备,防止“亡羊补牢”.
(1)建立健全组织和制度.作为建设单位,必须将档案工作作为整个工程项目建设的一个组成部分列入议事日程,并开展档案材料的收集,同时应根据工程项目的特点,明确档案工作的管理体制、归档范围、质量和进度要求,组织和经费保障等.健全工程档案管理制度,制定工程项目峻工资料的编制和移交办法、档案分类编号方案、文件材料的归档范围和保管期限表等规范性文件.
(2)工程招标内容应包括文件材料形成、归档等管理要求、峻工文件材料的编制水平应做为选择施工、监理单位的依据之一.在进行勘测、设计、施工、管理以及设备采购时,也应有工程项目档案移交的明确要求.
(3)加强对建设单位、施工单位、监理单位的工程文件管理人员的培训、教育、监督.
建设单位、施工单位、监理单位方面的档案工作人员要落实到位,明确责任.建设单位档案员一般负责收集工程前期资料、工程管理资料,并对施工单位、监理单位的档案工作进行指导和监督；施工单位、监理单位,负责本单位工作范围内档案工作；建设单位应在施工合同和管理合同中对工程项目档案的管理作出明确规定,并辅之以经济手段加以保障.管理单位应负责监督施工档案的管理情况,审查竣工档案的质量.
2.2 事中控制机制
在工程项目的建设过程中,应将档案工作与工程实体的建设同等重视.
(1)开工时应明确各参建单位档案员,建立档案管理网络.印发有关工作标准,召开专项会议,举办业务培训,提高全员档案意识,统一档案管理标准,规范档案员业务素质,明确施工、监理等单位工作职责.
(2)档案工作应贯彻建设过程始终.建设单位在检查工程进度、质量时,应同步检查档案工作情况,对已产生的档案资料的形成、管理进行监管,对现场的资料管理人员进行业务指导.在进行单项工程验收时,应验收归档文件材料的完整度和整理质量.最好利用现代化手段,通过网络化的项目管理系统或档案管理系统监控施工单位、监理单位档案的形成与管理情况,还应将档案工作与经济责任结合起来,在工程计量支付时,考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况,对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的,扣发其工程质量保证金.
施工单位现场资料管理人员应严格规范各种施工记录的填写,并经有关责任人确认.有关责任人在确认时应仔细核对记录的真实性、准确性、规范性,无误后方可签字.
(3)监理单位须将档案工作纳入监理工作范围.监理单位应对在施工过程中出现的施工文件资料不完整、不准确、不规范的情况及时指出.改进后,方可进入下一阶段施工.在进行单位、分部、分项工程质量评定时,同时评定文件资料的形成质量和完整程度.监理单位作为项目建设全过程的控制者,必须明确其对档案工作的监督职责,这是建立工程项目档案工作质量管理体系的关键.
(4)重视视听档案的收集和归档.随着社会的进步,各种新技术手段的应用,势必带来档案载体的变化.因此在施工阶段,各单位的资料管理人员一定要重视录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体的视听档案的收集,因为它们更简单、直观,记录更真实、迅速,具有较强的客观性、透明性和不可替代性.
2.3 竣工档案的编制与验收
工程完工时,建设单位、施工单位、设计单位一定要编制好竣工档案.如果设计单位不再出具竣工图,有关人员要依据实际施工情况对施工图加以修改、并加盖工图章.此时,各种工程资料已全部形成,档案管理部门和人员要依据国家有关规定,对工程资料进行归档审核.审核的内容通常包括：
(1)审核文件、资料的有效性.文件、资料必须是原件,这是由档案的凭证性决定的；同时要看文件上签名、盖章是否完整有效.这是工程文件合法性、有效性的标志.同时审核视听档案是否能有效使用.并标明存储格式.
(2)审核文件资料的形式与内容.资料用纸、用墨必须规范.纸张过脆、过薄、酸度过大,或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等字迹不耐久工具书写,或用不合格金属器装订,都不利于档案的保存.不能出现随意涂改的现象.各项内容填写完整,并能够反映工程项目施工过程的详细情况.工程项目建设的承建单位须根据国家标准要求,使用统一的资料格式和标准图纸格式,实现资料标准化、规范化.
(3)审核竣工图与实际的一致性.竣工图是今后工程的管理、使用、维护、维修、扩建等的重要依据,必须与实际竣工后的工程相符.要审核签字、盖章手续是否完备,是否规范.必要时需有工程技术人员参与.
审核完毕后,最好将平时同步归档的项目档案系统汇总,全面审核一遍,发现问题,及时调整.最后由档案行政管理部门和专业主管部门组织档案专项验收,并将验收中出现的问题和专业主管部门组织档案专项验收,并将验收中出现的问题,进一步整改,完善档案的质量,确保顺利移交.
3 结语
档案记载了企业的发展史,项目档案资料应全面、清晰、完整、准准、真实、规范的记录施工活动,良好的档案质量管理是参建单位质量保证体系良好运作的根本体现,对企业的发展起着重要作用.