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为了能长期保存和重复利用清水江文书,对其进行数字化保护是一种较好的模式.数字化即是通过对清水江文书原始文献的扫描,采用系统平台对其进行数字化转换,以建设成为通用的网络数据库,以达到资源的反复利用和长期保存.
一、清水江文书数据库可实现的功能
建设完成后的清水江文书数据库是一个基于网络发布的数字平台.它可实现清水江文书信息资源的组织、原文献的数字化存取、数字信息的发布和检索.便于清水江文书的使用者和研究人员网上检索查询和反复利用.拟建设的数据库具有如下功能：
（一）具有分类查询功能.设置具有科学性、实用性和可操作性的分类标准,对数据库中的数据进行分类.拟建设的数据库具有分类查询功能模块,并提供两种方式的分类查询：1．按清水江流域拥有文书的各县乡自然村户设置提供分类查询；2．按契约文书种类提供分类查询.如林契、田契、官府文告、诉讼词、分家契、家谱,其中林契又分为公山林契、卖林不卖山契、卖林又卖山契、佃山契、分合同、卖栽手股等.
（二）具有元数据的搜索功能.为了保证数据库中的元数据在功能、数据结构、格式、语义语法等方面的一致性和整体性,同时也尽可能的实现与其他系统的互操作和数据共享,在数据库建设前参照国家《专门数字对象描述元数据规范》制定“契约文书描述元数据规范”及“契约文书元数据著录规则”.对于契约文书的核心元数据的抽取,使用：1. 名称：契约名称（采用文书制定时间+契约人+文书类别）；2．主要责任人：签署契约的当事人或文书的发布者；3．其他责任人：中人（或称证人、中间人）；4．主题：为契约文书的种类或关 键 词；5．描述：有关契约文书的描述；6．日期：立契时间（年号纪年或其他纪年换算成公元纪年）；7．载体形态：契约文书的纸张、开本；8．收藏历史：指资源的持有者或现收藏者的收藏情况.
（三）实现多种条件的查询和检索功能.建设完成的数据库提供多种形式的检索,如简单检索和复合条件检索,以保证使用者从多角度查找.
（四）提供全文的浏览、下载、打印和保存功能.建设完成后的数据库能提供多种形式的使用,具有浏览全文、下载全文、打印和存盘保存的功能.
二、清水江文书数据库建设方式
（一）对原始文献的扫描.全文数据库的建设,需要对原始文献逐一扫描.清水江文书是珍贵的古籍文献,为了减少扫描对原文献的损伤,尽可能采用高档平板彩色扫描仪对原件进行扫描.
（二）购置成熟的平台软件进行数据库建设.购置成熟通用的数据库建设软件,按“契约文书分类标准”和“契约文书元数据著录规则”对扫描的每一份契约文书进行元数据标引和内容分类.此外,通过数据的后台管理和索引整理,最终形成通用的网络数据库,并在网上发布.
三、已有的优势和条件
目前凯里学院已购置特色数据库建设的服务器、平台建设软件、磁盘阵列等软硬件设备,拟建设的清水江文书数据库平台软件将使用凯里学院图书馆已选购的清华同方TPI6.0信息资源建设与管理平台.TPI6.0是清华同方技术有限公司生产的专业数据库制作管理系统,是一套基于网络平台上用于知识仓库创建、生产、管理维护和发布的工具软件系统.它可以实现清水江文书的信息组织、原文存储与检索、网络发布等多种功能.
拟建设的清水江文书数据库采用TPI6.0软件平台是基于三个方面的考虑：一是所使用的平台软件,是学校已购置的商用软件,不存在经费的投入；二是它是一个成熟的商用软件,满足了清水江文书数据库建设所需的全部条件,与其他商用软件相比,它具有良好的可拓展性和强大的信息采集能力,能实现多种数据库格式的数据转换,与其他系统有很好的兼容性；三是若自己开发平台软件,需要额外投入大量的人力和物力,设计的软件还需要进行通用性测试,软件的后续使用还需技术支撑.
[责任编辑：龙泽江]