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摘 要：科技档案的整理主要是指对于重要的科技信息资源的整合,是在科研生产过程中逐渐形成的.其产生于生产科研等活动中,最重要的一点是它是对于科技档案科学管理的最重要也是最基础的工作之一.
关 键 词：科技档案；文件材料；整理；资源
一、科技档案整理的方法以及其重要性
科技档案的整理工作,就是将管理档案部门收集来的科技档案进行有效的分类,其基本上是遵循一定的规律的,根据其形成的特点进行严格的归类,从而进行系统排列编目等工作.那么目前对于这类工作主要分为两类,这两类包括对科技档案的系统整理,与此同时还有对文件材料的科学编目.那么系统整理主要包括了两个方面,这两个方面指的是对案卷的分类和排列,这是为了对真实的生产活动进行真实的反映.其次是对文件材料的科学编目.科学编目主要是对固定案卷进行分类,主要偏重于案卷的内容与构成.科技档案整理大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节.那么我们就分类而言就有以下几种方法,首先是工程项目分类法,此方法相对来说适用于对本单位范围内基建档案的划分.第二种方法是型号分类法,该方法适用于产品档案和设备档案的分类,从而对产品的单元进行分类.第三种方法是课题分类法.这个方法就比较适用于对目前一些独立的研究课题进行分装和管理.第四种方法是专业特征分类法.顾名思义,这种方法就是对于专业性较强的课题进行分类,适合于对科研课题进行划分.那么我们知道对于不同的科技档案,我们要采取的分类方式也是不同的,那么就要求我们在实际运用中,要灵活运用这些方法,根据实际情况,选择有效的分类方式,从而更好地完成分类工作.
科技档案的整理涵盖了对档案进行筛选分类排列等等若干流程,这是对文件材料保管利用的重要环节.可见科技档案的整理的重要性.那么现在我们就对于其重要作用进行简单的分析.首先,做好科技档案整理工作,对于档案质量的提高,以及对档案使用效率的提高是具有推进作用的.其次其最大限度的实现了对档案的价值的使用.由此可知做好档案工作对于我们的重要意义.目前的档案管理工作随着经济的不断发展,融入了更多先进的工艺技术,也在某种程度上对档案案卷的保护加上了一层安全锁.最后我们说,科技档案整理为科研生产打下了坚实而有力的基础,所以我们要给予一定的重视,也要不断地去探索和提高.
二、科技档案整理相关工作
科技档案的管理主要是对于科技档案的收集工作以及对文件材料的整理工作和鉴定工作.下面我们简单说明一下关于文件材料的收集以及整理工作.
首先,我们说对于科技档案的收集工作,其是指通过一系列切实可行的措施,把具有科学价值的文件资料集中到档案部门的档案管理工作.按照国家的明确规定,科技档案都应该认真遵守并贯彻统一管理的原则.我们遵循科技档案的自然形成规律,为了保证科技档案的完整准确,我们要根据具体情况,制定具体的归档工作.下面我们对科技档案收集工作的方法措施进行一下说明,首先,根据以往对于科技文件进行收集时所使用的方法,当目前进行的科技活动结束后,有关科技业务部门要按照相关制度,对科技文件进行科学筛选与系统整理.其次,对于科技档案收集渠道要明确且保证其畅通性,从而保证收集工作能够得到顺利进行,这样也使相关人员工作效率更高.
下面我们说关于科技档案的整理工作,其一共涵盖了两个部分,第一个部分是系统整理的部分,而第二部分是科学编目部分.这两个部分是息息相关,密不可分的.在科技档案整理的过程中,我们所要遵循的依然是其自然形成规律,保证档案材料之间的密切联系.关于科技档案的种类以及其内部的结构是不同的,在不同专业领域里,由于档案内容不同,所以其内容构成也是不尽相同的.且在不同的单位内部,我们要尽力做到,条理清晰明白,分类简单明确.那么在案卷排列与分类管理的时候.我们首先要清楚的一点是,要先清楚的分类,然后根据不同类别的档案材料,按照其显著的特征特点进行排列.那么对于排列我们有两种传统并且有效的基本方法,第一种方法是分类排列法,这种方法是要对科技档案内容以及所属体系进行排列,并存放到规定的位置上.第二种方法是流水号排列法.以上就是我们所说的关于科技档案的收集以及整理工作的具体内容.
三、结束语
科技档案中的文件材料是一组有机联系且价值同等的文件集合.而科技文件之间的联系又是多个方面的.我们知道科技档案的整理工作是相当重要的一个环节,我们必须引起足够的重视,不可掉以轻心.这就要求我们改变以往陈旧的观念,不再将科学档案的整理工作简单的只认作是保管的责任,而是结合目前的科技信息服务,打破传统规则,创造出为科技档案的整理更切实可行的方案,让档案工作开辟出一个新的局面,并发挥其最大作用,为人们提供更方便更快捷的服务.其次就是要做好基础工作,对档案的收集,鉴定工作不可马虎大意,草草了事,要秉承着认真负责的态度,才能将科技档案的整理工作更进一步,迈上一个新的台阶,得到更好的发展.