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摘 要：水文档案是水文观测研究的产物,具有自身的独特性与专业性.本文针对水文档案的特点,对水文档案的管理方式进行实践性探索.
关 键 词：水文档案管理
水文是对水的数量和质量在时间和空间上的变化状况和规律进行勘测、研究的一门学科.在水文勘测、水质监测、水文情报预报、水资源水环境评价、水文科学实验以及水文咨询服务等水文活动中形成的具有保存价值的科技文件材料称为水文档案.[1]
一、水文档案的特点
水文学从某种意义上说是一门信息科学、观测科学,水文档案是各项水文业务工作的结果.原始记录的收集、水文资料的整编与调查评价研究是业务工作的重要内容.相应地,水文档案一般分为水文原始观测记录、水文资料整编成果及水文水资源调查评价与研究项目成果.
随着水文观测手段的发展,从早期的人工观测形成的手工记录报表,发展到自记仪器形成的曲线图表,采用计算机采集的数据模块.水文资料整编成果是水文水质观测数据经过按技术规范标准进行整编后形成的材料,一般为数据报表,以“站年”为保管单位,一个观测站一年中所有观测项目的整编成果合在一起,装订为一卷.
水文调查评价与研究项目成果是在水文专项调查评价水文实验和水文科研等活动中形成文字图表报告等材料,以项目为单位分别立卷.水文档案具有一般科技档案的特性,并且专业性较强,具有显著的特点：
1、统一性.由于水是统一的整体,它变化复杂而连续,仅仅依靠一个水文观测站的信息,很难准确作出范围较大、时效较长的水文水情预报或研究及预测水文变化,也很难实施各种水文保障服务.为了达到观测资料共享,必须要求观测记录的统一性.也就是说,水文观测方法和观测时间以及观测结果的记录信息传输、数据格式、存贮格式都要求标准化.为此,要严格按照规范统一的水文信息格式填报、传输、接收水文记录,管理方法也要求统一.
2、区域性.水文记录档案是各地水文观测的结果,其观测数据只能代表一定区域范围的水文要素变化情况.水资源的数据只能代表一定区域范围的水文要素变化情况.水资源的地理环境条件有关,如植被、地形等.不同地区环境条件有很大的差异,水文记录也就相应地具有显著的区域性特征.[2]
3、时间性.水体中各种水文要素变化是时间的函数,水文观测记录要求客观地反映某一时间的水文要素实况.为了使观测记录有代表性、准确性和可比性,水文勘测人员必须按照水文观测规范,每天定时进行水文观测.一旦缺测或误测,超过一定时间,则无法进行补测.同一地区,不同时间,其观测结果是不同的,其时间特征很明显.
二、水文档案的重要作用
水文是水利的基础,是防汛、抗旱的耳目和尖兵,是水资源管理和保护的哨兵.水文档案是水利工程规划设计和运行调度、防汛抗旱、水资源开发利用、管理和保护以及一切与水相关联的国民经济建设的重要基础信息和决策依据.同志就深知水文档案的重要,曾经作出指示,水文档案的保护要万无一失.1962年夏天,住在武昌东湖宾馆,水利部长江水利委员会存放水文档案的大楼由于汽油引起爆炸,惊动了.他立刻就当时的湖北省委第一书记王任重询问：水文档案受损失没有?并指示：水文档案要复制4份,分藏各地,以防万一.水文档案对防汛抗旱工作具有十分重要的作用,防汛抗旱工作是建立在水文档案管理工作基础之上的,没有水文档案信息,防汛抗旱工作就难以高质量地开展.1998年长江洪水最大时,在决策荆江是否要分洪的关键时刻,长江水利委员会水文局针对分洪能达到什么效果、如果不分洪荆江及其以下河段的水位将会如何、未来的气象与水情怎样等6大问题,利用积累的大量水文档案资料,及时、准确地作出了分析预测,为决定不分洪提供了重要的科学依据.据统计,1998年水文防洪减灾效益超过800亿元.
水文基本数据是研究水问题重要的基础信息,是我国重要的国情信息资源之一,国民经济建设与社会发展中一切与水有关的活动均需要水文基本数据.对于水文系统自身来说,水文档案则是水文工作的成果,是几代水文人艰苦辛劳积累的宝贵历史财富.
三、水文档案管理方法
全面加强水文档案管理,提高综合管理水平和利用水平,管好用好这些宝贵的水文档案,做到对历史负责,并为现实各项工作提供优质服务,是水文档案工作的目标和任务.
1、要不断加强档案知识学习、提高认识,增强档案管理意识.认清水文档案管理工作的重要性,争取把档案工作列入领导议事日程,把档案目标管理及档案信息科（档案室）建设作为档案建设的重点工作,使广大干部职工充分认识到档案工作是一项重要的水文基础工作.解决好档案专管理人员的配备问题,加强档案管理相关知识的培训,不断提高档案管理人员素质,进一步提高档案工作的业务水平.作为档案管理人员要认识到,档案管理岗位是一个需要默默奉献的岗位,它产生的效益是无形的又是无价的.档案工作是“功在当代,利在千秋”的事业,作为一个档案工作者要有责任感和使命感,要不断加强学习的自觉性,努力提高业务素质,树立好档案管理部门和档案工作者的良好形象.[3]
2、建立健全各项档案管理制度,是把档案工作纳入制度化、规范化轨道的有力措施.除了认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》、《水利工作中国家秘密及密级具体范围的规定》等各项法律法规外,还要结合水文系统档案管理工作实际,制定出本单位的《归档管理制度》、《档案借阅制度》、《安全保密制度》、《档案销毁制度》、《档案分类方案》等一系列管理规定.使档案管理工作有序进行,做到制度健全、职责明确,实行集中统一管理,分级负责的制度,全面推动档案工作的开展.