刍议工程档案管理在电力企业的应用

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摘 要:随着当前电力事业的飞速发展,电力企业建设项目工程档案高效的管理和精品质量的重要性越来越重要,如何提高档案资源的利用价值,使其在电力生产和经营等领域发挥重要作用,俨然成为当前电力档案工作的核心任务.本文主要从电力企业建设项目工程档案管理的必要性、重要性和当前存在的问题及解决措施加以探究,以期对电力工程档案管理工作有所帮助.

关 键 词:工程;档案管理;电力;应用

电力建设项目工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映,它随电力建设项目的开始而建立,是提高工程建设及管理水平酌表现,是企业进行维修、扩建、改建的依据,是业主单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料.在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果.

一、电力工程档案管理工作的必要性

随着社会的不断发展,一方面电力企业档案的数量在不断的增加和丰富;另一方面电力工程档案又处在不断损毁的过程中.档案保管工作就是向一切可能损毁档案不利因素作斗争的工作过程.简言之,档案保管工作应该做到四不:不使档案分散、不使档案互相混乱、档案不丢失不泄密、不使档案遭到损坏.

二、电力工程档案管理工作的重要性

在今天电力建设大发展的背景下,对电力企业各项管理提出了更高要求的同时,也凸显出档案管理在电力工程建设中的重要作用.

电力建设项目从投资计划、勘察设计、招投标、施工、使用等活动,这中间多个环节,多个施工单位,多个部门交集,建设周期长,参与人员众多,在这期间形成了大量的电力工程档案,而它记载着整个建设周期期间建设活动中各种原始的、图物相符的、有保存价值的、真实的数据和记录,是日后生产经营时技改、改建、扩建甚至经济权益纠纷、诉讼、索赔时

提供最有利的依据和证据.工程档案管理作为工程建设项目管理的一部分,其质量的好坏,影响工程验收的质量结果,直接影响到企业的经济效益和维护企业的法律权益.管理好电力工程档案既是工程的需要,也是电力企业日后可持续发展的重要支撑.

1、为项目设计提供依据,项目设计单位在做施工图设计时要以前期的可行性研究及初步设计为依据,因此做好可行性研究及初步设计的归档工作,为施工图设计提供依据.

2、工程档案是项目合法性的依据,作为国家重点建设项目,必须通过国家规定的相关程序审批,取得合法手续后方可开式建设.

3、为解决施工过程中与参建单位的法律纠纷提供依据.在一个大型工程项目的建设过程中难免会与参建单位发生合同纠纷,做好相关文件材料的归档,可为发生法律纠纷时提供有力证据.

4、为竣工结算提供依据:做好与竣工结算有关的文件资料的归档,为竣工结算提供有力依据.

5、为项目施工提供依据,在项目建设过程中,做好施工过程资料的管理归档,为工程建设提供理论依据.与参建单位的往来文件、图纸会审记录、专题会议纪要、工程协调会纪要等文件材料为工程建设过程中发生的变更、设备缺陷处理、奖励与处罚、管理纠纷等提供解决问题的依据.

三、常见的电力企业工程档案管理中存在的问题

电力企业工程档案管理中的常见问题主要保险在以下方面:

1、项目文件管理的职责分工不明确.主要表现在:各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确,对范围内应收集、归档的文件材料不清楚,没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定.

2、人员不稳定,建设项目档案管理业务不熟.主要表现在:由于电力施工的特殊性:施工点多、线长、分散,施工专业技术人员变化较频繁;新分配来的大学生对文件资料的归档工作相关知识不了解,培训工作不及时.

3、交件材料收集不齐全.主要有建设项目前期文件缺失较多,如:土地征用协议、招投标文件等;建设项目设计文件不全,如:初步设计审批文件、批准概算书、预算书等;建设项目施工文件不全,如:工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等;建设项目监理文件不全,如:工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等;设备文件不完整.如:无设备开箱记录等.

4、文件材料整理编目不规范.a.文件的组卷不合理.b.案卷标题拟写不规范.此外还有案卷题名没有提示卷内文件的全部信息、拟写错误.

四、做好电力工程档案有效管理的基本措施

1、建立档案管理制度,依法归档

(1)设立建没项日档案室质量管理小组,实行分级管理,明确基建项目参建单位归档职责,设定项目类别工程档案归档负责人,落实责问考核制度,并设置奖罚条例引起各方面重视和提升责任心;

(2)从工程开始时就要求各参建单位对归档资料必须按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》和本企业的《项目档案归档管理制度》等文执行;

(3)实施资料分类别专业技术人员审查、鉴别制,对归档资料进行督导审查,勘察纠错,根据工程进度节点同步移交资料归档,从而避免施工中资料丢失,设计变更时无记录,竣工时大量的工作堆积,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明,力求工程资料的完整性和准确性,实现了麓I过程全过程记录收资,用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量,在有需要时随时调阅卷宗,做到有依有据,有迹可循,发挥档案管理的重大作用.

2、加大管理宣传

相比较于工程建设进度和质量管理,工程档案管理容易被忽略,普遍存在对该项工作不太重视的情况,到竣工验收时才匆忙整理交付,所以经常出现数据错漏、资料遗失等,给档案收集、整理、归档带来了很大的难度,从而严重影响了工程档案管理的质量.其主要原因在于大部分人对档案管埋工作不够重视,资料整理琐碎,于工程进度无直接影响,无直接经济效益,无正面的考核制度约束.要提升工程档案有效管理,企业必须要加强宣传档案管理的必要性,上下统一认识其重要性,提高对其的关注度,如本企业员工、参建单位、设备供应商、项目负责人等,从而转换被动收集资料为主动整理收集.

3、工程档案管理纳入合同,依法制约


在社会经济体制潮流下,有效、合法的合同起着扮演着决定性作用的角色,用它能有效的约束参建单位各的行为和应履行义务,是强而有力的法律依据.所以在业主进行工程招、投标及各项合同、协议时,应在其中对参建单位、设备供应商等各方就建设项目工程档案的归档范围、移交时间、完整性、准确性等各方面的质量要求设立相关条款,并独立列出建设工程档案管理所占款项比例.合理运用法律和经济手段来制约双方履行合同、协议,在保证质量并接时移交归档,工程竣工验收结束后,予以结算工程档案管理专款款项,争取工程档案管理主动权,这是做好建设项目工程档案管理的有效方法.

4、注重档案安全管理工作

工程档案安全管理工作与工程项目建设的进程同步,是工程档案管理工作韵重要组成部分.必须将安全工作落实到位,积极按照国家关于档案保管保护的规定执行,保障建设项目工程档案设施建设、档案实体防护措施及信息系统的安全管理以及规范操作.①制定档案管理人员的工作职责内容和范围,并设立本企业档案室管理、库房管理标准规范,制定档案借阅等规章制度,防止资料的丢失、损坏和被恶意篡改等破坏行为,对电子文档实施防修改措施,保证资料的完整性;②设立档案查阅权限设置,防护涉及知识产权、受控文件和商业机密的档案外涉,保证企业的经济利益和维护企业的法律权益.

五、结束语

电力工程档案是电力建设项目管理是电力工程项目管理的一部分,对电力企业的生产和经营、工程扩建改造、维护企业的经济利益和法律权益等方面占有举足轻重的地位.我们通过高效的建设项目工程档案管理方法,取得了卓著成效,促成本企业建设项目工程档案的优质管理,曾获省级及国家级重大建设项目档案管理示范工程等荣誉,为其他同类型企业建设项目档案管理起到了标杆和示范作用.

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