对文书档案的管理

本文是一篇文书档案论文范文,关于文书档案方面毕业论文开题报告范文,关于对文书档案的管理相关大学毕业论文范文。适合文书档案及档案工作及档案管理方面的的大学硕士和本科毕业论文以及文书档案相关开题报告范文和职称论文写作参考文献资料下载。

[摘 要]本文从电子化管理、归档要求以及立卷归档原则三方面分析了如何做好文书档案的管理.阐述了文书档案在档案中发挥的作用.

[关键字]文书档案电子化立卷归档

[中图分类号]G472.4[文献码]C[文章编号]1000-405X（2013）-5-323-2

文书档案管理自古以来就是档案工作中的重点,是档案工作的一个重要组成部分.文书档案,是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案.它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动,如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等.因此,文书档案通常也被称作管理性档案.

日常工作中,文书档案常作为与科技档案、专门档案、特殊载体档案等相对而言的一类档案的习惯统称,是最为常见的档案类型.文书档案来源于文件.文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分,经过归档管理,转化为文书档案.可以说,文件是文书档案的前身,文书档案是文件的归宿之一,“文件”与“文书档案”实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓.下面就文书档案的认识以及管理问题谈一点粗浅的认识.

1文书档案电子化管理是大势所趋

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节,是提高其工作效率的主要手段和方法,是通过各种先进技术进行工作的前提和基础,其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化.

首先,电子档案的便于检索,使用方便,提高了办公效率.电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上,应用计算机来查询.计算机拥有强大的信息处理能力,使得文书档案管理更快捷,更方便.同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式,避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题,也节省了人工,提高了效率.而且档案管理的过程也变得更容易操作,只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成,时间大大缩短.所以,电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式,最明显的就是方便,检索效率高.

其次,信息易于保管.电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息.比传统的纸质载体更易保存,不仅能够防止虫蛀、防潮,而且可以重复使用,节能、环保、使用寿命长,符合国家提倡的建立节约型社会的理念.更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险.而且光盘和磁盘的存储量大,占用空间小,稳定性高,操作简单,造价低廉,方便备份,易于管理,所以,文书档案的电子化,这大大提高了档案管理的服务质量.

再次,电子传输,实现资源的共享.在传统的手工操作中,各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享,大量的文书档案像古董一样闲置和保存着.这在一定程度上造成了资源的浪费.信息化的到来和网络的发展,方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流,利用电子网络传输资源.

最后,提高了文书档案传输的安全性.传统的档案传输是靠人力来完成,时间较长,给传输带来安全隐患,比如会出现在传输过程中资料的丢失,安全性也随之降低.电子传输的出现解决了这一问题,只要有互联网,便可方便的传输,保证了档案的及时传输,而且能够确保其安全性,不会造成档案的延误或者丢失现象,绿色节能,大大节省了人力、物力和财力.

2加强对文书档案归档要求方面的管理

为更有效的对文书档案进行管理,及时归档是必不可少的前提条件.文书档案归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求.主要有以下6方面的要求.

（1）纸质文件与同版本电子文件同步归档.（2）归档文件必须齐全完整.齐全完整包括三方面内容：一是每份文件必须齐全完整,即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无遗漏；三是反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整.（3）归档文件必须系统科学.系统科学是指反映本单位工作各个方面的文件都要归档,既有反映党务的,又有反映行政管理的；既有主要职能活动的,又有辅助管理职能的；既有发文,又有来文；既有文字的,又有表格的等等.只有这样的归档文件,才是一个系统科学的整体,才能完整反映一个单位的主要职能活动和历史发展真实面貌.（4）归档文件必须优质精炼.一个单位形成的文件,并不是全部都有保存价值,应把那些反映本单位主要职能活动的、有价值的文件归档保存.没有精炼的归档文件,就不会有高质量的档案.（5）文件归档必须及时迅速.归档工作是一项时间性很强的工作,要及时迅速的完成,切不可拖拉.否则,将会造成文件的积压与遗失,影响档案齐全与完整.（6）文件归档要有交接手续.文件归档时应列出归档清册（单）,作为归档文件的移交证据.归档清册（单）上应填写归档文件的提名、份数、归档部门、移交人、接受人、时间等内容.文件归档清册（单）应归入全宗卷保管.

3实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则.相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题.实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化.而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作.它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱.二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工.在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果.三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效的维护全宗的完整性.在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失.

现代社会是一个信息高速发展的社会,是一个科学技术不断进步的社会,文书档案作为档案管理工作的重要组成部分,它不仅记载历史发展的兴衰历程,同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件,成为历史轨迹的再现者.随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题.

Abstract：Thispaperanalyzesthathowtodopaperarchiveanagingwellfromthreeaspectswhichelectronicmanagetment,archivefilingrequirementsandprinciple.Itstatestherolewhichpaperarchivestoarchives.

Keywords：Paperarchives；Electronic；Filing