实体档案和电子档案的安全管理

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[摘 要]档案是人们在社会实践活动中形成的原始记录,其内容真实地反映了客观事物发展变化的历史原貌,是维护国家、集体、个人权益的重要法律信证.档案安全是档案管理的核心内容,无论是最初的实体档案、随网络技术发展应运而生的电子档案、还是以后可能形成的其它形式档案,安全管理的重要性不可小视.

[关 键 词]档案管理;档案安全;电子档案;

中图分类号:G276文献标识码:A文章编号:1009-914X(2014)45-0208-01

档案指国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录.档案是历史的真实记录和全面反映,是积累和传播知识的重要载体,是开展科学研究和工作的可靠依据,是规范管理的基础,是建立信用的工具,是维护团体和个人权益的重要保障,更是推动科学文化发展的根基.档案的安全有效管理工作是充分发挥档案重要作用的关键.只有完整、真实、准确的收集有价值的档案,规范、合理的保管和保存原始档案,科学的分类并做好登记工作,才能最大限度的发掘利用档案的价值.

1.实体档案

1.1实体档案的特点

实体档案专业性强.实体档案记录着具有不同专业性质的内容,要保证实体档案完整,档案管理人员必须具有全面的业务知识,科学管理档案;实体档案具有成套性.实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容,不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料,必须按照档案工作程序成套管理、成套利用;实体档案形式多样,有文字档案(纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等)、照片档案、胶片式档案、标本实物等等,这是实体档案最显著特点.

1.2实体档案的安全管理

1.2.1档案室管理

根据档案的性质,合理采取流水排架、分类排架或综合排架,对档案进行存放.档案馆(室)除了最基本的“八防”措施:防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘,还要根据材质不同,有针对性的分类进行温度、湿度的监控,减少环境因素对档案的侵蚀.定期对库房进行全面检查,对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体,必须采取抢救措施,使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制.档案工作人员须对珍贵、重要的档案应进行复制,并用复制件代替原件提供利用.

1.2.2档案借阅制度

档案存在的实际意义在于它的利用.在做好全面、系统、安全的保存档案资料的前提下,编制各种检索工具、参考工具,积极为档案的查阅提供便利,及时做好登记和统计工作.建立健全档案调归卷制度,规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序;档案一般只限于档案阅览室内使用,确需借出者,应严格履行借阅手续,并自觉遵守借阅时间,按期归还.完善档案、人员出入库登记制度,定期清点核对,做到出入库登记与档案实体相符,确保档案去留有迹可循.

1.2.3档案安全管理

维护真实、完整是档案安全管理的前提,要从数量上要保证档案齐全,不致残缺短少;从质量上要保持档案的有机联系,确保档案内容来源合法,不能人为割裂分散或零乱堆砌.这就要求工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致,维护好档案的完整.维护安全不仅力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命,还要保护档案免遭有意破坏,档案机密不被盗窃.档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作,要掌握大量的档案保存、修复知识,会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值.

2.电子档案

随着计算机和网络技术的发展,档案管理的电子化已成为必然趋势.档案的以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分.

2.1电子档案的特点

第一,操作方便.在形成档案之前的电子文件,其增、删、改等都很方便,而且改后不留任何痕迹,保证了档案页面的整洁.与文件处理系统结合可使档案目录信息自动生成,极大降低了档案管理人员的工作量,提高工作效率.并且电子档案具有高度的标准性,使之对电子档案的检索更加简单、方便.其次,传递快捷、实现资源共享.电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术,因此可以不受时间和空间限制.一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端,电子档案这种不受存储载体限制的特点,使利用者产生一种共享的感觉,从而摆脱时间和空间的制约.第三,存储空间小.电子档案占据的极少量空间,如果不移动存储载体,只处理信息,那么电子档案几乎无重量和体积可言.第四,具有多种表现形式.随着多媒体电子计算机的应用,电子档案的形态也随之多样化了.文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容,使电子档案更加全面、形象、生动.而且,电子档案复制时不容易丢失信息.纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题,而电子档案的复制,由于是数字化的信息处理,几乎不存在这些问题.完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别.

2.2电子档案的安全管理

电子档案在网络环境中传播和存储的过程中,每个步骤都可能存在安全漏洞,极易受到攻击,造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果,从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广.因此,在电子档案安全系统中,应该准备好预防方案和紧急应对的方式,以确保档案信息公开的安全性.

电子档案安全管理同实体档案一样,其关键首先在于人员的管理.必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟,加强其对档案安全的重要性教育.在档案信息公开前,必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失.有人员变动时,必须使其在有效的管控范围,避免档案信息意外流出.对于利用档案信息者,先要确认其身份,并确定其已获得一定范围电子档案的使用权,在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制.为了确保电子档案的唯一性和公信力,电子档案的内容必须预先进行加密处理.配合完善的存取控制下,避免在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息丢失.信息设备安全亦是电子档案安全管理的基本要件,电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内,只允许指定负责人员进入.

3结论

档案工作是很重要的专业事业,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作的必要条件,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业.随着科技的发展,档案的形式和管理方法都在不断的发生着变化.电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形势,也存在着它的有限性和安全问题.如何科学、合理的将实体档案与电子档案的管理相结合,充分发挥各自的优势,是值得档案管理人员时刻思考的问题.档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任,应始终把保障档案安全放在十分重要的位置,随着时代的进步不断解放思想,不断提升档案安全保障的能力,及时采取更加有效的安防措施,切实保障档案实体安全和信息安全.


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