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[摘 要]档案交接是基层档案管理的主要环节,档案交接工作关系着档案保存的完整性,是档案管理人员的重要职责,因此如何做好基层单位档案交接工作非常重要.本文作者通过分析基层档案交接工作中存在的问题,提出相应的解决方案.
[关 键 词]基层单位；档案交接；工作
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-914X（2014）45-0207-01
档案管理重点在于其连续性和完整性,这是档案存在的重要意义,也是档案管理工作的重要职责.基层单位档案交接工作是保证档案连续、完整的重要环节,因此必须予以重视,但实际的交接工作中存在许多问题,亟待解决.
1.目前档案交接工作中存在的问题
1.1档案交接工作不重视,缺少严格管理
《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”在实际的基层单位档案管理工作中,档案管理人员忽视这一规定,对档案交接工作缺少足够的重视,在管理过程中也没有得到充分的重视.而且相关单位领导没有进行严格把关,当有档案管理人员离职时,档案管理工作未及时收尾,而新的档案管理人员到岗时档案交接手续还未完成,导致档案交接工作缺少时效性.此外,由于档案交接不及时导致的档案数量缺失、种类不全等问题责任分担不明、界限划分不清.更有的基层单位的档案交接只是一串钥匙的交接,接收人员也没有对档案进行认真核对,明确档案细则,使得一部分基层单位档案工作前后脱节.
1.2档案交接手续不严谨,缺少责任心
档案管理工作责任重大,要求管理人员工作认真、有责任心,在档案交接时必须按照规定的规程和手续办理交接工作.而现阶段的档案管理人员在交接档案时交接手续应付了事,移交不按程序办事,手续不按程序办理,档案检查工作不细致,该检查的不检查,该清理的不清理,确认签字时无人负责,完全忽视了档案交接工作中的重要内容和档案交接工作的基本要求.
1.3档案交接监督工作不严格,缺少监管
部分基层单位领导缺乏对档案交接工作的重视,认为档案交接工作很简单,更有一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情而缺乏过问和现场监交工作,缺少了对档案交接工作的监督管理,间接导致档案管理上的漏洞.当基层单位档案出现问题时,往往无人负责,这都是档案交接监督工作不严格,工作程序不完整造成的.
1.4档案管理人员职业素养参差不齐,缺少继续学习
档案管理人员职业素质是做好档案工作的保证之一,是保证档案交接完整性的关键,当前的档案管理人员普遍存在职业素养参差不齐现象.在档案交接工作过程中,档案管理人员缺少认真严谨的工作态度,对相关的法律法规不了解,对档案管理工作程序和规定不熟悉,或者视而不见,缺少责任心,对交接工作不重视,交接工作应付了事,一旦出现问题又找各种原因推卸责任,致使档案交接工作存在诸多问题.
2.做好档案交接工作的主要措施
做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责.下面针对档案交接工作中的问题提出具体的措施.
2.1重视档案交接工作,完善规章制度
档案交接是基层单位档案管理中的重要环节,应引起基层单位的重视,尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程.档案交接工作中要严格按照规章程序进行,档案管理人员在离岗前要将交接手续办理妥当,档案交接工作不完善时不能离岗.此外要将档案交接工作的规章制度进行完善,对档案工作进行责任制管理,避免出现责任不清现象发生,且制定一定的奖惩制度,对档案交接不明的行为进行严格惩罚.
2.2完善档案交接手续,明确责任分工
档案交接分为两部分,分别是档案移交和档案接收,要想确保档案交接工作顺利进行,必须完善档案交接手续.档案移交人员在做好充分的移交准备工作外,还应坚持以下四项工作原则：一,档案管理人员对所负责保管的档案资料进行全面清理,对档案内容和数量有详细的了解.二,对借出仍未归还的档案,整理好登记册,标明未归还原因,并再次确认归还日期.三,档案管理分类要清楚明了,正确排序,形成清晰的系统管理,对分类不明确的档案及时进行标记整理,分开管理.四,档案移交时要整理移交档案文据和表格,并撰写档案移交说明.档案接收人员在接收档案前,对档案工作相关的法律法规要进行认真的研读,熟悉和了解国家及行业对档案工作的相关规定.在接收档案时要做好以下三项工作：首先,对档案交接单位的业务、职能活动内容和工作情况进行简单了解,对其大体的工作方向有一定的掌握.其次,向档案移交工作人员了解档案保管的情况,掌握注意事项,方便日后的档案管理工作.最后,检查移交档案,这一点非常重要.档案接收者要掌握移交的档案的具体情况,分清责任,充分做好交接准备,这样才能保证交接工作顺利进行.
2.3严格做好档案交接监督工作,加强监管力度
档案交接监督工作具有鉴证和监督作用,尤其在基层单位,更应该引起领导的重视.所以无论是档案机构负责人交接,还是一般档案人员,特别是负责档案保管人员的交接,都必须安排专人负责监督交接.档案交接监督人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理.普通档案人员进行档案交接时,应该由档案机构的相关负责人进行监督.档案机构负责人进行档案交接工作时,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门进行监督.档案交接监督工作人员要做好移交和接受的监督工作,不仅要做到帐物相符,手续齐全,而且要填写交接文据,对档案交接的时间、地点、交接双方人员姓名、职务等进行记录,确认之后由交接人员双方进行签字盖章,而且监督人员也要进行签字确认.档案交接监督工作具有一定的责任性,一旦发现档案存在问题,除了档案交接双方要负责任外,监督人员也要承担一定的责任,以便保证交接工作顺利进行.
2.3提高档案交接人员职业素质,提长工作水平
档案交接人员的素质提高是完善档案交接工作的必要条件,只有档案人员的职业素质、道德素质有所提高,才能保证档案交接工作的顺利进行,更是做好档案工作的重要因素.档案交接人员素质提高可通过以下两方面实现：首先,加强交接人员档案管理方面知识培训.档案管理工作非常重要,应该严格按照管理程序进行.在档案交接工作中,交接人员也应该严格按照规程程序进行,这些都需要通过培训实现.其次,加强思想教育培训.思想教育工作对于档案交接工作非常重要,因为档案交接工作中出现的问题,不单纯是基层档案人员的业务素质问题,还有些是基层单位档案人员工作责任心不强,基层单位忽视对档案人员的思想教育工作.所以,要通过思想教育培训端正交接双方思想、提高对档案交接工作的认识,明确责任,加强责任意识,增强事业心,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使基层档案工作前后衔接起来.
结语：基层单位档案交接工作非常重要,是保证档案连续性、完整性的重要保证,所以需要基层单位领导和档案人员加以重视,完善档案交接流程,严格交接工作规章制度,加强交接人员职业素质和道德素质,解决档案交接过程中的一系列问题,保证档案交接工作的顺利进行.