物料采购的管理

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上海亚明照明有限公司是创建于1923年中国第一家民族照明企业,主要生产“亚”字牌照明光源、电器、灯具等产品,提供照明一体化解决方案的集团公司,旗下拥有8家企业,销售规模达20多亿.

多年来,公司重视采购物料管理创新,构建了企业物料管理体系,作为一个照明企业,其材料成本要占产品成本总额的60%以上,通过有效的采购物料管理,大大降低了总购置成本,提高了企业管理水平,生产过程质量得到控制,实现了物流管理网络化,取得了显著的成绩.公司采购物料管理多次在仪电集团介绍经验,本文就企业采购物料管理谈一点看法.

一、着眼思路创新

（1）供应链思路创新

公司认为采购和物料管理是供应链和价值链中极其重要的环节,提出了“我们都是供应商和客户”的理念,我们是我们的供应商的客户,我们是我们客户的供应商.在工作流程中,我们对供应商是鉴赏家,对产品是工匠,对客户是企业家,扮演三个角色.因此,物料管理的目标,以高品质、适当的量、合理的价格、及时的时间、正确的渠道来获取物料和服务.总之,我们要对我们的客户负责,我们依赖我们的供应商.

（2）采购思路创新

对集团公司而言,集中统一采购、更新采购观念、改革分散采购模式、改善采购管理和手段,同时用开放、竞争的采购机制和落实内部责任的约束机制,规范采购行为,做到采购过程公开、公正、公平,形成一个高效、规范、低成本的采购供应体系.

（3）内控思路创新

由于采购物料管理量大、面广,因此,采购管理、供应商管理、物料管理、库存管理控制十分重要,特别是权限管理、信息管理是内控管理的关键.不断提高采购物料管理的绩效,降低企业成本,是企业不断追求的目标.

二、主要管理原则

（1）战略成本原则

根据企业产业特点,产品发展愿景,企业发展战略,制定相应的采购物料策略,控制企业成本.

（2）利益最大化原则

在满足客户要求和利益的前提下,不断改进提高产品质量,争取达到高性价比产品,确保客户、企业双赢.

（3）流程化原则

采用物料流程化管理模式,确保物流、资金流、信息流畅通,不断提高企业管理水平.

（4）职责分明原则

明确各岗位职责、权限,落实岗位责任制,并严格绩效考核,促进管理提高.

（5）信息共享原则

实现物流管理网络化,达到采购和物料信息共享,缩短管理中运行速度,提高管理效率.

三、四项管理创新

（1）采购管理创新

①建立统一集中采购

散采购为统一集中采购,降低成本；明确管理职能,确保采购管理工作规范化；健全规章制度,确保集中采购管理工作实施；同时公司将生产相关的材料采购和其他采购分别管理,其他采购按照业务状态分为八大类：一是与生产相关类,如生产设备、测试设备、备品备件等；二是销售相关类,如展会、广告、印刷品等；三是运输仓储类；四是基础供给类,如厂房维护、能源及设施等；五是职工相关类,如培训、医保等；六是专业服务类,如咨询、保险、专利等；七是自动化及通讯类,如硬件、软件、办公设备等；八是旅游招待类,如票务、出租、住宿、餐饮等；统一集中采购.

②建立采购预算制度

2002年公司建立了采购预算制度,变过去采购用了算为算了用.采购预算不仅合理确定经济采购批量和最佳库存量,从总量上降低了采购成本,减少了企业资金占有率,增强了企业经济运行质量,提高了经济效益,而且,预测了采购价格预测体系.目前公司采购预算准确率已超过85%.

③建立价格管理体系

公司每年制定预算时,采购价格的制定需经相关领导和公司领导批准后生效.对重点材料的价格,建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组决定.采购价格高于采购清单价格,或未列入清单的物料价格高于原采购价格,需经有关部门领导和公司领导批准后生效.

（2）供应商管理创新

①建立供应商基础库

公司根据发展战略和产品研发的进程,按供应商的重要度和供应市场的风险度,将供应商定位为4类：一是战略型,成为战略合作伙伴,建长期合同；二是瓶颈型,及时传递企业发展愿景,建中长期合同；三是力量型,采取多家供应策略,关注成本、绩效；四是常规型,采取流程化集中采购.目前,公司已有300多家常规型供应商,其中长期合作的有100多家.

②建立供应商合作关系

公司与供应商通过公司网站和高层互访,建立了协调沟通机制,采购招投标机制,关键材料寄售等,与关键供应商建立战略伙伴合作关系,加强了与供应商沟通与合作,实施供应链管理.

③建立供应商评估体系

评定供应商的标准,主要有4个指标：一是质量绩效,最高分35分.包括供方质量体系,出厂检验标准,是否免检,进货质量控制,抽检产品缺陷等考核；二是物料管理绩效,最高分25分.包括交货完成率,准确率,惩罚性措施；三是价格绩效,最高分25分.包括供应商透明报价,成本的合理性,付款上的灵活性,是否愿降低成本组成；四是服务绩效,最高分15分.包括反馈响应速度,解决问题重视程度,质量改善合作态度、行动,完整、精确的等；供应商绩效评估平均分为75分以上为绿色；60～75分之间为黄色；60分以下为红色；绿色表示供应商绩效良好,在合作中优先考虑并逐步增加配额；黄色绩效可以接受,但需进一步改进；对于连续两季为红色的供应商,将采取措施,进行供应商的优化淘汰.

（3）库存管理创新

①建立库存绩效指标

库存管理有三个绩效指标：一是库存天数,为库存物料金额相对于年度销售出库金额的天数比；二是库龄,为库存物料在仓库停留的天数；三是超期呆滞物料库存水平,以确保库存物料的有效性.②建立库存分级管理

按物料的大类品种、采购难度和金额采取ABC分级管理：一是A类特别重要物品,品种占10%左右,占用金额70%左右,实行进货勤、发货快；二是B类一般重要的物品,品种占20%左右,占用金额20%左右,采用定量订货方式为主,定期订货为辅的方式,并可按经济订货批量进行订货；三是C类不重要的库存,品种占70%左右,占用金额达10%左右,采用较大的订货批量或经济订货批量进行订货.

③建立安全库存制度

为提高企业响应市场速度而设置的安全库存,由历史上市场需求波动量,以及企业愿承担的缺货损失来确定.一般多品种、小批量、特殊产品不设安全库存量.

（4）仓储管理创新

①建立仓储绩效指标

仓储管理绩效有2个指标：一是盘点无误率,为盘点准确的物料项目数占盘点总项目数的比例；二是仓储管理效率,为周期内进出物料金额与仓储管理人员的比例.

②建立仓储管理制度

主要建立4个仓库管理制度：一是物料的收、发、存制度,包括日常物料出库,必须要先进先出,做到帐、卡、物一致；二是物料盘点制度,包括定期滚动盘点、定期抽样盘点、盘赢盘亏处理等；三是仓储安全制度,包括防火、防灾、突发事故措施等；四是库存信息管理制度,包括库存信息记录、月报、呆滞品处理等.

四、三项内控创新

（1）物料管理创新

①建立物料计划管理

物料计划管理是物料管理控制的重要组成部分,能有效缩短交货期,是提高交货准确率的关键.物料计划管理有四方面组成：一是明确管理职责,物料部门计划人员应对生产组织、计划、控制等负责,企业应建立对物料管理整体负责的职能部门；二是落实绩效指标,交货期为客户定单之日到发货之日的时间；交货可靠度,为定单细项按时按量交货与定单总项目之比；生产线利用率,为实际生产数量与产能之比；预测可靠率,为销售预测与实际订单相比的正确率；三是制定工作内容,年度物料、生产年度、物料需求等计划；四是做好计划实施,就是做好物料计划和控制的两种基本方式,物料需求计划制,即批生产系统和准时生产制,即重复生产动作系统.

②建立物料管理控制

物料管理控制从四方面着手：一是以销售订单为依据制定生产计划,并平衡库存水平；二是以生产计划为依据制定物料需求计划,组织订货,并综合平衡库存；三是严格按ABC分类法准确控制库存,并达到安全存量；同时,合理控制产品库存,成品按时及时放送客户,以降低库存占有成本；四是做好呆滞、废料的防治与处理.

（2）权限管理创新

①建立物料总控机制

公司健全了各项规章制度和流程,建立了物料总控机制,包括申请制度、授权人的批准权限、价格审批制度；并制定了采购申请、签订采购合同、订货、收货、入账等工作流程,实现了生产经营标准化的物料管理体系.

②建立分权制约制度

公司制定了各级权限管理制度,进行职务分离,不同部门、不同岗位、不同人员根据各自负责不同授权,开展工作,并相互制约.如采购,建立采购与付款不相容岗位相互分离、制约、监督责任制,请购审批控制、采购与验收控制、付款控制、监督与检查.

（3）信息管理创新

①建立物流管理网络

公司建立了物料管理SAP系统,实现了物流、资金流信息化管理,大大提高了企业综合竞争力.

②建立权限管理规程

由于公司实现了信息化管理,从销售、计划、采购、制造、库存、控制等全方位集成了物料所有信息,公司根据权限设置,高效实现了物流管理网络化.

（作者系上海亚明照明有限公司）