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摘 要：本文作者对新形势下档案信息化管理工作进行了分析探讨,提出了自己的见解.
关 键 词：档案管理；信息化；现代化
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-3520（2014）-02-00160-01
1.信息化与档案的关系
1.1档案信息是一种重要的信息资源.档案信息是人类知识的结晶,是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据,是一种特殊的信息产品.随着信息时代的到来,档案作为原生信息源,越来越社会重视和利用.事实上,档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备,信息的生产、加工、传播和利用的过程,已构成一个完整的信息产业体系.
1.2信息化是知识经济时代主线.信息是知识经济的主导和支柱.信息技术的发展最终将人类联贯在一起,构成一个全球化的信息共同体.在这种社会形态下的档案工作,档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线.
1.3信息资源开发利用要服务于客观发展需求.从信息化发展的进程上来讲,信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始,信息资源的开发利用遵循着数据―信息一知识的过程.机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始,在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用.这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程,应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴.在信息化建设发展的过程中,社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责,有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应,提供社会发展和人们生活所需要的各种信息.这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命,是经济发展途径变革的要求,是生产力进步方式转变的要求.
1.4信息化建设是档案工作改革的动力.信息社会的特点是信息生产量大,信息内容丰富,信息需求量激增,信息效益不均.社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求,另一方面是生活需求.随着信息化建设,现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求,也是档案工作改革的直接动力.随着人们生活水平和文化水平的提高,人们的文化需求也越来越高,档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大,不仅停留在查找和借阅上,而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合,不断满足人们的文化需求.
2.准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化
2.1从提高现代化管理手段,实行资源共享,管理方式从传统的管理转向现代化管理.档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息,提供信息.随着当前信息技术高速发展,已形成了网络化、数据化的时代.档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”,实现信息共享、共建的目的.对此,开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重.选择的软件需具备规范化、通用化,并有很强的包容性.
2.2文档一体化,是档案信息化建设的前提.这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行.同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求.
2.3归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则.虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位.据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存.而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档.
2.4档案信息化建设与档案管理现代化还应该坚持以下四项原则.
2.4.1前瞻性：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享.它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程.建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用.因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费.
2.4.2协作性：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求.对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题.因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合.才能保证这项工作在各阶段的顺利实施.
2.4.3实用性：档案信息化建设不仅在量,更在于质,在档案信息化建设中,档案馆应坚持实用的原则.不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理,更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化,在信息服务的特色内容和独特形式上做文章.用自己的特色信息服务满足社会需求,使自己的信息具备”惟一性”,从而让利用者面对庞大的信息体系,而选择点击你的网址；根据利用者的需求,将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息,有机地将它们连接成一个整体,为利用者提供优质、高效的服务.
2.4.4人才储备：由于电子档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对管理人员提出了更高的要求.只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能满足社会发展对档案工作的需求.
3.结束语
在当前迅猛发展的信息社会下,档案信息化和档案管理现代化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择.应该说,档案信息化和档案管理现代化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径.传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变,档案信息化和档案管理现代化势在必行.