民生档案利用服务工作探析

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【摘 要】本文探讨了民生档案利用服务工作的重要性,分析了民生档案利用服务工作中出现的问题,并对民生档案利用服务工作的问题提出了相应对策.

【关 键 词】民生档案；利用服务；法制建设

民生档案是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成并保存备查的、与民生有关的各种形式的历史记录.”[1]民生档案利用服务工作是关注民生、保障民生、改善民生的环节之一,是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标.服务民生已成为档案工作的重要职能,关注民生,服务民生,更好地发挥档案工作为人民群众服务的作用.近几年来各级档案部门积极投身于民生档案利用服务工作,服务民生成为档案利用工作大局的一个新亮点,也成为民生档案工作重大变化的一个新拐点.

一、民生档案利用服务工作的重要性

(一)优化档案的价值与作用

档案作为人类社会文明发展的原始记录,承载知识、信息的重要载体,在封建社会作为“推进政务、备修史志的工具”而被统治阶级所专有.新中国成立以后,由于领导阶级的性质发生了根本性变化,对档案的价值与作用也有了重新的认定,即：行政管理的查考凭据；生产建设的参考依据；政治斗争的必要手段和宣传教育的生动素材.改革开放以来,以人为本、关注民生,人民群众对档案的利用需求越来越大.[2]民生档案利用服务工作为新时期档案工作的新目标,由于民众对档案利用需求的增加,档案对社会、对民众的价值扩展速度逐渐加快,档案为社会、百姓服务,特别是为民生服务的价值作用也逐渐凸现.

(二)以人民群众的利益为中心

随着经济社会的快速发展,群众对档案利用的需求日益增长,档案馆、室和有关部门保存的大量民生档案已经成为社会矛盾、调处民间纠纷,保障人民群众合法利益的重要凭证.以四川岳池县为例,2007―2013年,县档案馆共接待查档者62341人次、利用档案305824卷次,其中公民个人利用档案达到了48732人次、68273卷次,占总利用人次的78.2%.这充分说明民生档案的建立、保存和利用,与人民群众的利益是密切相关的.因此,切实做好民生档案利用服务工作,是确保涉及群众利益的事件有档可查,有案可稽的关键举措.

(三)促进档案事业的发展

在整个档案事业发展中,民生档案利用服务工作仍是一个薄弱环节,与不断发展的形势任务还不相适应.这既是民生档案工作面临的挑战和考验,也为民生档案事业发展提供了新的机遇和空间.因此,广大档案工作者,深入实施民生档案利用服务工作的指导思想,推动民生档案事业不断向前发展,科学开发利用各种民生档案,扎实推进民生档案工作的规范化、制度化和现代化建设,是推动档案事业又好又快发展的关键.

二、民生档案利用服务工作的问题

(一)馆藏利用服务状况问题

第一,民生档案的馆藏资源相对不足.民生档案占档案馆馆藏量的比例较小,涉民档案的数量与查阅民生档案的需求量形成巨大的反差.第二,民生档案的馆藏资源内容分散.即便是被移交到档案馆的民生档案,往往也是散存于各个不同的立档单位全宗内.第三,民生档案的馆藏资源内容失真.如房产档案中的身份失真,人事档案中的年龄、工龄失真、医疗档案中的病历失真、工程档案中竣工图的作者失真等是档案中常见的虚假情况,同时,因信息化技术与管理滞后导致的电子档案真实性问题更加突出,上述问题将会使民生档案资源的质量大打折扣.[3]

(二)利用服务方式滞后问题

民生档案利用服务水平还不够高,民生档案利用服务质量还有待于进一步提升.民生档案服务利用工作直接面向广大人民群众,只有群众满意了,民生档案的价值才得以体现.目前,主动提供民生档案服务利用工作的还是以各级各类档案馆为主,基层档案室的提供利用工作多限于机关内部人员,对于普通群众的利用门槛还比较高.而省各级档案馆,尤其是县区级档案馆,多数信息化程度还不高、硬件设施还不健全、深层次开发力度还不够大,使得民生档案利用渠道和方式还比较单一,已不能满足群众利用的需要.同时,民生档案利用服务工作的宣传力度还不大、宣传范围还不够广,尤其是社区、乡、镇、村等基层,民生档案利用服务群体的信息来源还比较窄,民生档案利用信息反馈机制还未完全形成,民生档案的利用服务方式和水平还有所欠缺.

(三)法制建设完善问题

民生档案服务民生工作是新时期国家对档案工作的新举措,是围绕民生问题而形成的一系列服务工作,而民生问题纷繁复杂,这就意味着档案服务民生的法制建设是一个不断完善和改进的过程.目前涉及民生档案的法规还比较分散,缺乏一定的系统性.加强开展民生档案的法制建设,是规范和搞好民生档案资源利用服务工作的必要条件.由于民生档案涉及的范围极其广泛,相形之下,目前我们已有的关与民生档案的制度、规范显得非常有限,还没有完全覆盖到民生档案工作的各个方面.在民生档案开放利用过程中往往出现社会效益的滞后性,具体环节中所涉及的法律依据模糊是主要原因.北京、上海、浙江、江苏等省份已具体落实民生档案利用服务工作,但国家档案局印发的《关于加强民生档案工作的意见》中所提出的“比较完备的民生档案管理法规和制度”并未予以实现,与实践领域缺乏同步性.各部门之间的民生档案工作条例和规章制度的制定也是前后不一,法律的统一权威性无法得到体现.[4]

三、提升民生档案利用服务工作的对策

(一)开发民生档案资源与利用服务相结合

深入挖掘现有馆藏的各类民生档案资源,是做好民生档案资源利用服务工作的基础保障.围绕民生需求,调整馆藏资源建设思路,改变过去“重机关团体、轻普通群众”的档案利用服务观念,指导民生相关部门的文书归档工作,把民生档案资源收集齐全、整理有序,从源头上保证民生档案资源的丰富,让档案资源体系能够覆盖民生的各个领域.同时,对于馆藏具有现实价值的民生档案资源,要认真梳理,摸清馆藏民生档案的种类和数量,根据利用需求,本着“突出重点,先整先用”的原则,建立不同种类的民生档案目录.这些专题档案目录不仅提高了民生档案的查找效率,也为群众解决实际问题提供了可靠线索和政策支持[5].（二）优化民生档案多渠道利用服务方式

各级档案馆应坚持以民生需求为导向,采取来电来函代查档案等多种服务方式,一是通过开发关系人民群众切身利益的档案编研产品,使普通百姓在利用档案维权的同时又能够增强对档案价值的认定.二是加快民生档案利用服务窗口的建立,开展一站式民生档案服务,从而打造出便民、利民、惠民的统一平台.三是开展馆藏档案数字化工作,加快信息化步伐.四是充分利用网络,开展网上民生档案利用服务利用,网络平台提供有限制性、非保密性电子文件的查阅.积极开展在线服务,改变传统坐等上门的利用模式,利用现代信息化手段,如：在网站上建立民生档案专题库,提供数据检索查询,全文阅览；利用电子信箱、、MSN等服务方式,实现利用者与档案馆的实时在线交流,解答公众对档案查询、手续、相关法规制度的询问.[6]五是送档上门服务,改变被动服务的工作作风,主动走出去,深入基层调研,及时调整工作思路和方法,做到知己知彼,有的放矢.使涉及到人民群众现实利益的民生档案能够更好地服务民生.

(三)加强民生档案法制建设规范利用服务标准

完善民生档案法规,目前主要有两个方面：一是对于没有制定的档案法规应尽快立法；二是对于已有的但不够完善的档案法规要修改完善.[7]可以将条件成熟的政策上升为法规,提高立法层次.近年来,国家档案局等有关机关颁发了一系列有关民生档案工作的政策性、规范性文件,推动了民生档案工作的规范化发展.档案部门应与相关职能部门协同合作,共同建立健全民生档案的法规制度,为民生档案工作健康发展提供保障.同时,实现民生档案的科学规范管理,更需要各级各部门领导的高度重视及大量的精力、物力、人力的投入,只有在全社会的共同关注关心下,不断整合民生档案资源,不断创新服务理念,民生档案利用服务工作的建设才会日益完善.在不断完善的过程中逐步转向档案管理社会范式的本质核心,从而真正实现民生档案信息服务工作有法可依、有法可循.

民生档案与广大群众的切身利益息息相关,与社会和谐、稳定密不可分.民生档案工作事关和谐社会大局,是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节.加强民生档案利用服务工作不仅为人民群众提供了及时、有效、全面的政策服务,同时为档案工作的全面、协调、可持续发展及档案事业的健康有序、持续高速发展创造出了良好的社会环境.民生档案利用服务工作与人民群众的利益密切相关,档案界理论与实践工作者必须加快民生档案利用服务工作,确保党和政府惠民政策有效的落实和群众切身利益的实现.

【参考文献】

[1]曹航.民生档案建设的理论诉求与路径选择[J].档案,2009（3）：7-10.

[2]李影.民生档案利用服务的实践与思考[J].兰台世界,2009（2）：23.

[3]黄广琴.民生档案利用服务实践中的问题反思[J].北京档案,2008（10）：30-31.

[4]王景芳.民事权利视角下档案法规的完善――基于民生档案角度而言[J].四川档案,2010（1）：39-40.

[5]姚明,余波,刘孟.基于知识地图的广西文化信息资源开发构想[J].湖北第二师范学院学报,2013（9）：130-132.

[6]艾琦.档案部门如何做好民生档案工作[J].北京档案,2013（3）：31-32.

[7]潘玉民.加快推进民生档案法规的建设[J].上海档案,2008（5）：15.