刍议房产档案管理工作

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摘 要：本文作者从房产档案管理特点入手,对房产档案管理的创新路径进行了分析探讨提出了自己的见解..

关 键 词：房产档案；管理工作

1房产档案管理的特点

新时期下,房产档案管理具备以下特点：其一,法律性.房产档案是除房产权属证书外法律认可的,是确认房产权利归属方,鉴证房产处置的有效法律证明.在司法执法的过程中,可将房产产权档案作为执法的重要依据；其二,区域垄断性.房产管理部门是本地区房产管理的唯一部门,是政府的行政管理机构,对在本地区内的所有房产档案拥有管理权和独占权；其三,社会性.房产档案管理工作必须真实记录和客观反映房地产经济的运行过程,对房产地项目的建设情况进行详细记录,从而为城市建设和城市经济发展服务,促进社会经济的快速发展；其四,动态性.房产档案一经形成,并不是始终固定不变,而是随着房屋损坏倒塌,城市建设和房地产业发展,房屋买卖、继承、交换、赠与等权属转移的不断发生而变动,这就要求房产档案必须实施动态管理,对房产档案资料进行及时更新；其五,服务多元化.房产档案管理所提供的服务是针对所有信息的全部披露,是一种多元化、全方位的服务模式,房产档案管理部门通过建立网站,实现多元化服务的目标,并为信息利用者提供了一个相互交流和沟通的平台.

2房产档案管理的创新路径

2.1加快房产档案信息化建设进程

2.1.1提高房产档案管理信息化建设的认知

随着计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展,将这些技术应用于房产档案管理工作中,利用先进的设备仪器和应用软件实现档案的自动化检索、存储和管理工作,是档案管理发展的必然趋势.房产档案是社会信息业的重要组成部分,必须树立现代化的管理理念,以满足社会发展的需求.在房产档案管理中运用现代信息处理技术,势必会提高房产档案资源开发和利用效率,推动房产档案管理深化改革和创新,促进档案管理事业信息化水平的提升.

2.1.2推动房产档案数字化建设进程

房产档案数字化建设是房产档案信息化建设的前提和基础.将房产档案资料予以数字化处理,再利用计算机强大的检索功能进行整编,可以将产权人姓名、房屋地址、房屋面积等房产信息中的每一个组成要素作为检索点,生成检索工具,从而减轻手工检索的工作量,提高检索的工作效率,为档案资料利用者提供高效、便捷的信息查询服务.

2.1.3建立房产档案信息归集系统

为了确保房产信息收集的全面性和准确性,应当将房产档案信息系统与房产交易系统相结合,使房产交易过程中生成的全部产权信息自动归集到房产档案信息管理系统中,并形成文本信息加以保存.此外,房产档案管理部门还应当利用数码照相机、扫描仪等技术设备将房产资料处理成图像信息,归入到房产档案信息系统中进行管理.当原始档案数据录入到计算机系统后,利用计算机分类、检索、组合等功能建立房产档案数据库.由于房产信息具有动态变化性特点,所以应对房产档案数据库进行及时维护和更新,实现对房产档案的实时控制,确保房屋产权变动状况与档案信息管理协调同步进行.

2.1.4加强房产档案数据库建设

选择一个比较通用的且能熟练掌握的数据管理系统,作为房产档案信息化管理的软件平台,对录入的数据进行合理的存储、分析及运算.同时,要正确处理好档案原件及档案数据的关系.档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用,它是档案数据的来源及房产身份的唯一合法证明,不能因为计算机的普及应用就忽视对原始档案的管理.计算机的应用只是为档案的查阅利用提供一种方便快捷的手段.而不能最终替代原始档案的地位.因此,笔者认为,加强房产档案数据库建设,一要建立产权交易信息管理系统和内部局域网,设有产权初始登记、变更登记、换证登记、抵押登记和交易管理等模块,彻底改变传统的手工模式,实现由登记收件、初审、复审、缮证、发证、归档等各个工作环节的计算机网络管理,实现房产档案信息资源共享,同时设立抵押库和查封库.有效地避免重复抵押和查封房产的登记、交易、抵押等违法行为的发生.二要研发银行抵押贷款风险防范系统.通过城市金融网,与市各级商业银行局域网互联,实现产权抵押数据共享.该系统的应用不仅提高了银行办理抵押贷款业务的工作效率.提升了客户的满意度.还进一步加强了抵押贷款风险的防范,杜绝了各种骗贷行为的发生,同时也减轻了档案工作人员的压力,缩短了工作时间,提高了房产档案利用工作质量和效率.

2.2建立健全管理机制

2.2.1建立竞争激励机制

竞争激励机制是房产档案管理部门进行管理创新的重要内容,主要包括管理理念创新、管理方式创新、管理内容创新以及管理功能创新等.从当前房产档案管理部门运行现状来看,其内部管理效率偏低,究其根本原因在于未形成有效的竞争激励机制,导致管理人员的工作积极性和创造性不高.所以,房产档案管理部门应当根据自身发展需要创新激励机制,如用人制度、奖惩制度、收入分配制度等,并将个人工作业绩作为考核的重要内容,使考核评价结果与人员劳动报酬、职位晋升相挂钩,从而有效激发工作人员的潜能.

2.2.2改革用人机制

房产档案管理部门应当从改革用人机制入手,完善内部管理制度,提高内部管理效率.房产档案管理部门应对单位内部所有的干部职工实施按件计酬的分配模式,根据工作任务的难易程度确定业务系数,并将其作为计件取酬的衡量标准.全体员工在完成每月任务量后,扣除差错部分的业务量,按照实际业务量进行计件考核取酬.同时,房产档案管理部门还应将员工工作业绩和能力素质作为收入分配的考量依据,遵循按能定岗、按岗定责、多劳多得的原则全面落实计件取酬机制.

2.2.3建立岗位培训机制

房产档案管理人员的综合素质高低与其内部管理水平有着直接的关系.所以,房产档案管理部门应当建立岗位培训机制,提高全体员工的业务操作技能、丰富其专业知识,增强其管理素质,同时使他们掌握现代化的管理手段和管理技术,具备工作岗位所需求的知识结构.培养高素质的房产档案管理人员是开展档案管理创新活动的人力资源保障,也是建设档案管理信息化和数字化的动力源泉.

2.3转变被动式服务为主动式服务

随着知识信息时代的到来,社会各界对房产档案资料的需求日益增强,并且呈现出需求多样化的发展趋势,这就要求档案管理工作人员必须转变传统的被动式服务观念,树立主动式服务意识,在服务态度、服务手段、服务机制上不断完善和提高.首先,房产档案管理部门要与时俱进地开展多样化的服务形式,以适应社会发展的客观需要.房产档案管理部门还应当加大对房产档案的宣传服务力度,提高社会公众对房产档案管理的认知,使其正确认识到房产档案管理的重要性及其价值,掌握房产档案检索系统的正确使用技能；其次,房产档案管理部门要做好档案信息资料开发利用研究工作,将有使用价值的档案信息集中向社会公布,并向档案信息利用者提供便捷的服务,同时还应当着重发展档案信息中介服务机构.

3结束语

总而言之,在社会经济与现代科技快速发展的今天,房产档案管理部门应当认清档案管理工作所面临的新形势和新变化,积极探寻有效途径加快自身的改革与建设,以正确的管理理念、完善的管理体制和高效的管理手段,提高房产档案管理部门的工作效率.同时,房产档案管理部门应当重视高素质人才队伍的培养,充分发挥人才的创造性和工作潜能,从而全面提升房产档案管理工作质量.