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【摘 要】对医疗行业实施办公自动化(OA)系统的几个方面做了简单的阐述,并介绍了我院实施办公室自动化系统的经验.
【关 键 词】医疗行业办公自动化
【Abstract】Forthemedicalprofessiontoimplementseveralaspectsofofficeautomationsystemtodoasimpleexposition,anddescribestheimplementationofofficeautomationsystemexperienceinourhospital.
【Keywords】Medicalindustryofficeautomation
引言
我院的办公自动化(OA)系统自2000年以来,经过了多次升级更新,现已超过35个子系统,几乎涵盖了医院所有科室,基本满足了各科室的日常管理工作,在全院基本实现了行政、财务、医疗、医技等信息全面实时动态的网络化管理,笔者根据工作积累总结了一些经验,提出的架构供大家参考,同时也希望能作为一种有益的探索,对今后的信息化建设与管理有所帮助.
1.组织实施
领导支持办公自动化能否成功实施,与领导的重视程度以及全体员工的协作有较大的关系.现公自动化是一个系统工程,尤其需要上层领导的重视,需要在组织机构上有所保证,并能落实需要的经费和进行相关计划的制定和执行.办公自动化的层次越高,工作模式的改变越大,触动的东西越多,越不容易实现,越要领导给予支持.没有这些保障,就有可能出现传统的办公方式和办公自动化分离的现象,办公自动化只能是一句空话.
2.合理选择
开发商对于不同的行业,系统内部的设计不同,在实施和管理上,更是存在着很大的差别.所以在选择合作开发商时,应尽量选择对医疗行业比较了解的开发商,最好有过开发并成功实施医疗行业办公自动化系统的经验.如果开发商对单位的需求了解不够详细或理解上存在偏差,就不能对此项目做出正确的分析,最终可能在资金、系统功能和复杂程度的估计上出现较大的偏差,从而影响到后期开发.无论软件做得多么完善,系统运行过程中必定会发现漏洞,在应用过程中医院必定会提出很多新的需求,这些都需要公司的支持.所以在购买软件前必须了解公司的售后服务是否周全,并要求公司提供一份完整、具体的售后服务的协议,对其售后服务协议各项条款都满意了再签订购买合同.这样才能保证在日后的应用过程中及时解决碰到的问题,保证在需要进行应用的扩展时很好地得到公司的支持.
3.做好需求的收集、数据的采集、校对工作
实施办公自动化,须经过立项、调研、设计、开发、调试、试用、实施、维护的全过程.任何一个软件项目的实施都应该有系统的需求分析,这个阶段是至关重要的,应该做到全面、详细.在需求分析阶段,应该征求各使用部门的意见,加强各部门之间的沟通,做好需求分析和论证工作.系统运行初期,需求也逐渐增多,我们一星期集中处理一次需求,如果每当接到一个需求,就马上修改,不但增加我们的工作量,而且程序修改完后新程序的对应也会显得混乱,常常会刚对应了新程序,新的需求又提出,这样也许得不断地更新程序,如果集中定期处理,则会使工作显得井井有条,不易出错.另外,面对病人的前端日常业务子系统运转正常了并不等于后台数据就正确无误了,所以系统上线后,还应及时对数据进行检查和核对.我院信息系统上线后,因没有及时与财务手工核对数据,有很多错误没被发现也没有修改,导致纠正和对账的工作量非常大,有了此次教训后我们基本上每月都会核对一次数据,每个季度与财务对一次账,现各项数据已基本正常.
4.加强OA人员培训
软件投入使用之前,要有计划地进行计算机操作和计算机应用知识培训,医院任何工作人员都可能使用到系统,针对我院老专家多,计算机水平参差不齐的情况,我们采用了计算机基本操作培训和办公自动化系统培训相结合的方式,印发操作手册,分期分批地进行培训.在办公自动化实施阶段,我们先后组织了10余次培训,为OA系统的正常实施提供了保障.医院信息化建设除了需要先进的计算机技术,科学、规范的管理更是我们成功的关键.医院业务类型繁多,管理复杂,各业务项目之间数据交换频繁.我们必须在工作中积累经验和教训,不断摸索,不断改进,才能形成更加符合医院的信息化管理方法和制度,我想这将是一段非常艰难而漫长的道路.