档案安全体系的建设

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【摘 要】档案是记载各种信息的关键材料,是国家、团体和个人宝贵的信息资源,档案具有非常重要的凭证和参考作用,详实的档案资料既是社会进步的标志也是社会发展的要求.由于档案资料的原始性,一旦遭到破坏将不会再生,将会造成比较大的信息、经济和人文方面的损失,因此作为档案工作者要高度重视档案安全体系的构建工作.本文在简述了档案安全体系的基础上,描述了目前档案安全工作的存在的问题,提出了建设档案安全体系的要点.

【关 键 词】档案；安全体系；存在问题；建设要点

前言

档案工作是重要的基础性工作,为各项建设和发展提供必不可少的信息和参考,对于社会和经济的进步意义重大.《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》明确提出,“十二五”期间全国档案工作要全面推进和完善覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系建设.档案安全保密体系的建设被提上重要议程.作为档案工作者应该牢固树立档案工作的安全意识,通过管理和制度建设构建档案安全的体系,提高档案的安全水平,更好地为党和国家各项事业服务.

1.档案安全体系的概述

1.1档案安全体系的定义

目前,档案界对于档案安全体系的定义尚不明确,界定多从档案的安全和制度的建设入手,缺乏对档案安全体系概念整体的认知和系统的分析,这导致对档案安全体系的概念和内涵存在着各种误区,影响档案安全体系的建设和完善工作.本文定义的档案安全体系为：通过对档案和安全科学的研究,在国家法律、法规、政策和相关标准的要求下,从思想解放和思维创新入手,建立档案工作的操作流程、人才培养制度、经费和保障制度、科学决策体系,使档案的各项工作具备强有力的保障,真正将档案的安全工作落到可控范围内的体系.

1.2档案安全体系的特点

应该看到,档案的安全和保护工作并不是—项日常的业务和管理工作,而是应该作为系统性、常规性和全流程性的工作,要面对档案事业的每个环节和关键节点,从实际工作出发,全面对档案安全体系进行了解,本文认为目前档案安全体系应具有如下几项特点：首先,档案安全体系的建立涉及面广,贯穿于档案工作的各个环节.其次,保证档案安全的技术种类多,技术、操作和手段的要求复杂.其三,档案安全体系的技术要求高,尤其是目前档案资料的新载体和新科技,对档案保护提出越来越高的要求.其四,档案安全体系构建的工作量大,档案资料具有唯一性和可再生性在进行安全体系构建中必然导致工作量陡增.最后,档案安全体系具备创新性与实践性,档案事业的发展越来越涉及各种科技,档案安全体系的构建需要更多的科学、技术和制度的创新,只有通过大量的实践工作才能做好档案的保护工作,提升档案安全的水平.

2.目前档案安全工作中存在的问题

2.1部分从业人员档案安全意识淡漠

首先,对档案材料的收集整理工作不全面,很多时候档案留在经办人员手中,往往随着经办人员的变动要么不知去向,要么处于零散状态,无人收管,造成档案资料的缺失.其次,部分人员对档案不合理进行取舍,造成档案材料流失严重.最后,档案材料内容不完整,材料的成套性、系统性差.造成档案无法全面反映实际工作的情况,严重影响档案的质量.

2.2档案安全制度的缺失

首先,在管理层面上档案安全工作的管理不力,各项制度流于形式.其次,安全管理制度不健全,存在着一些单位没有建立档案工作的管理制度,档案安全工作无章可循.其三,档案安全执行存在缺憾,部分单位将档案安全看做是日常管理,缺乏有效的制度执行保障和机制,导致档案安全事故的发生.

2.3档案安全物质保障缺失

其一,一些单位在事关档案安全的设施和设备到位率低,严重威胁档案的安全保管,对档案设施设备投入不足,安全防范措施形同虚设,存在严重的安全隐患.一些基层单位的档案工作物质保障情况非常差：档案室破旧、设施设备缺失、经费保障不足这些情况很容易导致档案安全事故的产生.其二,档案安全管理的经费投入不足,一些单位,尤其是经济欠发达地区的基层档案单位经费长期难于保障.

3.档案安全体系建设的要点

3.1提高档案安全管理的意识

要建立完善档案安全体系建设,必须切实加强档案安全的宣传教育,增强全社会和全体档案人员的档案安全意识,将档案保护意识融入档案工作的每一个环节,融入到档案工作的价值论中,做到责任到人、措施到位、方法得力.

3.2推进档案安全体系的设施建设

完善的档案室安全基础设施建设,想方设法改善档案安全体系的物质条件,完善了必要的档案安全设施,增强了档案安全体系抵御各种危害的能力,确保档案工作安全、规范、清洁的物质条件下进行.

3.3做好档案安全管理的制度建设工作

首先,积极争取领导的高度重视与支持,落实档案安全工作的领导负责制.其次,坚持档案资料的安全检查制度,做到例行检查和随机检查相结合,及时发现和处理可能出现的安全问题和隐患.最后,建立档案安全体系的投入机制,保证档案安全体系所需人力、物力和财力的投入方式和投入数量.保障档案安全工作顺利、切实地开展.

3.4规范档案工作的日常工作

档案工作是“对历史负责、对现实负责、替未来着想”的基础性工作,档案安全体系的构建离不开档案的日常工作,只有对档案日常工作进行规范化管理,明确责任分工和考核标准,才能从操作和基本的层面上确保档案的安全管理,强化档案工作的安全管理应建立适应时展和科技进步的工作制度,通过制度的规范,落实到人员操作和技术保障,使档案安全体系在日常的档案工作中从技术的要求上和管理的措施上,这两个方面进行有效地保证,在微观上促进档案信息的安全管理.

3.5做好以往档案的收集、整理和抢救工作

建立档案安全体系,进行档案安全管理需要对既往的档案资料进行收集、整理和抢救工作,确保档案的齐全完整,收集过程中要特别加强对档案资料的整理工作,要着重加强档案收集整理工作的监管指导,做到各种类的档案资料不缺不漏、齐全完整,不断推进档案工作的规范化、制度化、法治化和信息化建设；重点档案的抢救工作,确保重点档案的安全完整,对已破损的档案要及时修复,防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固,以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复,对易褪色或字迹扩散的档案,要及时采取措施加以预防,对需要倒带的胶片、磁带档案,要定期倒带,以防粘连.

结语

综上所述,档案工作为经济发展和社会进步提供基础性的信息、文化和物质上的支撑,档案工作是非常重要的基础性工作.档案安全体系的建设是“十二五”期间档案工作的一个重要内容,实施“安全第一”战略,重点在安全保障能力建设上有根本提高,全面完善确保档案安全保密的档案安全体系,是我国档案事业发展任务的根本保障.随着社会的发展和科学技术的进步,影响档案安全的因素也越来越复杂,档案工作者应该牢固树立“安全无小事”的观念,通过调查、分析和研究认清档案工作在安全方面存在的问题,并针对这些问题提出相应的对策,做好档案安全体系的构建工作,实现安全观念深入人心、安全管理高效畅通、安全体系组织严密、安全措施保障有力的目标,进而推进档案事业的发展.