艺术档案之收集工作

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[摘 要]湖南,一个泱泱戏剧大省,人们曾以历史悠久、剧种、剧目繁多而引以自豪.但事实上,湖南戏剧目前并尚未完全走出接班人青黄不接的低谷,而一代有造诣、有成就的老艺术家却已屈指可数、所剩无几了,许多传统剧目有濒临失传的危机.因此,收集整理艺术档案史料,将传统艺术精华全面地继承和传承下去,任重而道远.

[关 键 词 ]艺术档案 收集 管理

文化艺术档案,是党和国家档案事业的重要组成部分,是各级文化工作者开展文化工作、文化活动所行成的真实记录,是我国文化艺术事业继往开来,实现可持续发展的重要手段,是保存文化事业的历史轨迹、造福后世的重要载体.艺术档案管理工作包括收集、整理、立卷、归档和利用几个环节,而收集工作处在环节之首,尤为重要.档案收集愈齐全,应用价值愈广泛,保存年代愈长久,历史价值愈显著.

建国以来,我国的文化艺术事业发展很快,在取得丰硕成果的同时,也形成了丰富的艺术档案资料,如果不把这些历史的、现实的成果收集起来归档、利用,就不利于我们总结经验,继承文化遗产,发展文化事业.然而,现阶段由于艺术表演团体的从业人员档案意识淡薄,实际收集工作上有一定难度.艺术人员普遍认为设计图纸（如灯、服、道,效）、创作计划、导演构思、案头创作,乃至某些奖状、奖章获得等,均是其个人辛勤劳动的结晶,是其个人智慧的体现,应归其本人保存,不愿主动移交档案部门归档.尤其是近年来随着科技的发展,声像档案迅速普及,声像档案不但具有较强的时效性,在归档要求、保存条件方面都具有其特殊性,且声像档案因其形成材质的化学原因对保管条件较纸质档案要求更高,如若达不到控湿、恒温、防磁、防光等保存的要求,有被消磁、脆化、损坏的危险,使用寿命难以保障,将造成不可弥补的损失.

除此外,相关的历史文献资料的收集也极为重要,这不仅是为我们研究、发展文化事业提供真实依据,更是为我们继承民族传统,弘扬爱国精神提供生动的教材.例如：早在抗日战争期间,湖南湘剧在周恩来、郭沫若、田汉等革命前辈的领导下,成立了抗日宣传二队,编排义演了许多抗日救国剧目,而当时保留下来的一本演出日志,真实具体地记载了演出队在衡阳进行抗日宣传时的详细日期、演出剧目、生活情况及当时的社会状况,这对湖南乃至全国的相关研究工作来说,都是一份不可多得的资料,甚至可以说是历史文献.但遗憾的是,它至今仍然被私人“代为保管”.另外,部分演出剧目手抄本散落于民间,随着时间推移,到今天也快“无人问津”的地步了.

加之行政管理上没有统筹监管,对艺术档案多头主管,各艺术单位、兄弟单位间没有统一的领导专职协调,各自为阵,造成信息闭塞,资源不能整合.而经济条件的制约,使得本系统各兄弟单位之间,资料的收集复制利用,也均是“有偿服务”,更谈不上同舟共济,资源共享了.面对这种局面,艺术档案工作者,自是难免其责,有苦难言了.

展望湖南戏曲前景,着实令人担忧.前人创造的伟业不是我们骄傲的资本,而如果将这些伟业于我们这一代,当是何等的耻辱,因此,规范管理制度,挖掘抢救戏曲遗产,是当前刻不容缓的工作.笔者依据从事艺术档案管理工作二十多年的体会,就此谈几点粗浅的建议,以求教于同行.

一、领导重视是艺术档案有效收集工作的关键

影响当前单位档案有效收集的重要因素之一,是剧院领导对档案和档案工作的重视程度.部分领导总认为剧团剧目生产是当务之急,档案管理可急可缓,由此,淡化了对艺术档案资料有效收集重要性的认识.其实,这种认识有失偏颇.艺术档案是各艺术表演团体、各级文艺单位从事艺术实践活动的详实记录与真实写照.一个国家的发展,需要有历史的借鉴与继承,艺术事业的发展又何尝不是这样?艺术档案里丰富、准确的史料信息,为剧院发展剧种延续提供了基础保障.如为隆重举行 “建院五十年”的庆祝活动,湖南省湘剧院决定编写《湘剧五十年》一书和印制纪念画册,举办图片史展.庆祝活动成功与否,档案资料起着决定性的作用,特别是经过我们档案人员多次上门征集到的湘剧前身“洞庭湘剧抗日宣传队”的生活情况和义演的抗日剧目以及已离世的艺术家的个人资料等,均都鲜为人知.由于档案资料丰富,任务圆满完成,整个庆祝活动,不仅向世人展示了湘剧历史沿革、剧院发展变化全过程,同时也是湖南这个戏剧大省文化事业发展的历史再现.

由此,艺术档案收集工作和单位其他工作一样同等重要,必须要有领导者的高度重视,尤以对历史负责、为现实服务、替未来着想的思想境界才能抓好档案管理工作,才能保证在规定的范围内,并随着日益变化的新情况、新问题,有针对性地做好档案的有效收集工作,使艺术档案资料信息资源建设与时俱进,真实完整,不断丰富.

二、完善制度的同时加强宣传引导是收集工作的保障

艺术档案的收集是法律行为,是国家档案法的基本要求和国家档案行政部门对各级档案管理部门和管理人员的职责规定,同时又是单位与个人自身发展的需要.进一步制定、完善、规范针对性、操作性强的规章制度,使档案管理工作有章可循,有法可依,同时加强《档案法》、《档案管理办法》的宣传力度,从《档案法》的执法高度来宣传档案收集工作的法律性与重要性.

档案收集是一个长期的过程,收集工作的主体和客体双方都是人,说到底就是与人打交道的工作,如何把两者积极性都调动起来,主题和客体双方达到相互交融呢?党的“十七大”阐述了科学发展观的核心是坚持“以人为本”,在构建和谐社会主义为目标的现代管理学中又提出了新方法新理念――软管理,具体而言,就是要做到尊重人的主体地位,不断增强人们主体意识和责任意识,通过沟通梳理与人文关怀,激发人们的认同感与社会责任感,提升从业人员自觉接受的内在动力,最终把法律和纪律的约束变为自己的自觉行为.做好艺术档案收集工作,主体要学会引导而不是单方面单向“灌输”,不但要给予晓之以理、动之以情的说服引导,而且要在维护国家利益的同时积极维护职工的权利.目前,我院档案部门通过广泛的意见征询,优化完善借阅制度,简化复制利用手续,以解决移交档案后再借阅利用的后顾之忧,并用更丰富更全面的资料为各部门与群众提供优质服务,逐步改变档案人员上门被动索取收集为艺术从业人员积极主动的移交. 三、有效收集具体措施

1、同步收集：档案人员尽量取得单位领导、院团导演这些活动决策者的支持,以便掌握各项活动的计划安排,在重大演出、重要会议活动中,应有档案管理部门或档案工作人员参与其中,尽量深入生产第一线进行同步收集,确保第一手资料的及时性、准确性、完整性.

2、撒网收集：部分传统剧目及其唱段的录像和录音资料还散落于民间,在收集工作中,我们坚持“全面查找,宁多勿漏”,便于后期整理工作的完整性、全面性、系统性.对于遗缺不全的资料管理人员要心中有数,积极采取不同的措施,责任到人,及时催办,给予补齐,以提高工作管理效率.

3、重点收集：针对老艺术家面临失传的剧目,研讨制定保护计划和收集范围,按照先难后易,先濒临失传要进行抢救后仍有余地的原则,采用上门录音、录像、座谈会议的方式,抢救“活档案”,建立口述档案等,并反复核对,力求艺术材料不失原貌,保持其真实、详实性.

4、技术收集：上个世纪形成的音、像、照片资料,大多因化学性质不稳定,管理条件不完善等诸多因素的影响,极易霉坏变质损坏.针对以上问题,分别用技术手段进行处理：如照片翻拍、底片清洗；将老音带、像带通过计算机、扫描仪、数码相机等科技设备,使模拟信号转换成电子数字信号,并用premiere等软件,对损坏的视频片段进行数据补录,经后期编辑合成后,刻录成CD/VCD/DVD等格式光盘,恢复其原有数据资料的保存和使用价值,并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上,可解决以往模拟音像档案带难以保存、寿命较短的难题.

此外,档案人员自身素质的不断提高也是关键.维护档案的完整与安全是历史赋予档案工作者的神圣职责,档案工作性质的特殊性要求管理人员要具有高度的责任心和事业心,提高服务意识和创新意识,并有敢为“人梯”的无私奉献精神,以适应新形势下档案工作的需要.在当今知识经济时代,知识具有非常突出的地位,为了适应新时代的要求,档案工作者应充分认识到提高自身素质的紧迫感,努力学习,力争尽快使自己成为一个既熟悉档案专业又懂得相关自然科学和社会科学知识、熟悉现代设备操作、一专多能的复合型优秀档案管理人才,跟上档案事业发展和科学技术进步的步伐.

总之,搞好艺术档案收集工作的因素是多方面的,只有部门、个人、领导、群众方方面面都密切配合,形成上下合力,坚持依法治档与以德治档相结合,那么,收集工作中的问题就能迎刃而解,艺术档案工作就一定能上一个新的台阶.展望未来,任重而道远,让我们借着当前文化大发展大繁荣这股强劲的东风,迎难而上,利用艺术档案史料,将传统艺术精华全面地继承和传承下去,为我们的子孙后代留下宝贵的财产,为中华民族的伟大复兴作出应有的贡献! （责任编辑：晓芳）