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摘 要机要文件的管理水平关系到机要文件能否有效地落实,关系到学校的工作效率.因此,必须要重视机要文件的管理问题,以优质服务为载体提高机要文件管理水平,把握好机要文件管理过程中的每一个环节.本文将从实现机要文件管理过程的规范化、细化机要文件管理措施、提高机要文件管理人员的专业能力以及实现机要文件管理手段的现代化这四个方面来进行详细阐述,以期促进以优质服务为载体的机要文件管理水平的提高.
关 键 词优质服务载体机要文件管理
所谓机要文件就是传达党与国家机密的文件.通过机要文件,高校领导人能够及时地了解党和国家制定的方针政策以及信息动态等重要信息,并根据相关信息来指导本高校的工作.机要文件的管理水平关系到机要文件能否有效地落实,关系到学校的工作效率.因此,必须要重视机要文件的管理问题,以优质服务为载体提高机要文件管理水平,把握好机要文件管理过程中的每一个环节.本文将从以下几个方面详细阐述如何以优质服务为主体提高机要文件的管理水平.
一、以优质服务为载体实现机要文件管理过程的规范化
为了以优质服务为载体实现机要文件管理过程的规范化,必须要对机要文件管理过程中签收、登记、借阅、清退销毁以及存档等各个环节进行严格把关.主要要做到以下几点：
1、签收机要文件过程中应注意的问题.机要文件主要通过两种方式进行下达,一种方式是通过邮局的邮递业务进行下达,领取人员应该要到邮局去领取并签收,另一种方式是通过机要局进行下达,领取人员应该到机要局去领取并进行签收.在进行文件签收时,签收人员主要应注意两方面的内容：第一,签收前要查看机要文件封口封闭性是否完好；第二,签收文件中的信息与实际信息是否相符.在确保以上两方面无误之后方可进行签收,同时,应注意在签收文件上写明文件收到的时间.
2、登记文件过程中应注意的问题.在进行文件登记时,主要注意以下几方面的内容：第一,确保该机要文件与发文通知相一致；第二,核对登记信息,例如机要文件的文号、保密程度等,确保登记信息的准确性；第三,如果该机要文件是由多家单位共同发行的,那么在进行登记时,要将多家单位都进行登记,不能只登记主要的发行单位.
3、进行机要文件借阅时应该注意的问题.进行机要文件管理时,应该设置用来进行机要文件储存的机要文件保密室以及专门用来进行机要文件阅读的阅文室.要制定机要文件借阅制度并将其挂于机要文件保密室以及机要文件阅文室的墙上.机要文件管理人员应该严格按照机要文件借阅制度来进行借阅管理,在进行借阅时做好借阅登记,以明确借阅双方的责任.在借阅人员借阅机要文件时,必须要办理相关手续,并向相关领导提出申请,申请得到批准后方可进行借阅.必须在机要文件阅文室进行阅读,并且在阅读过程中不得进行抄录或者是复印.
4、在进行机要文件清理、销毁以及存档过程中应注意的问题.机要文件管理人员必须要对机要文件进行定期清理.当年的机要文件应在第二年后进行清退,将该机要文件退回原发文部门.如果不需要进行清退,则要对其进行存档.在进行机要文件的销毁工作时,对于一些加密文件或者是不允许对外泄露的文件,在对其进行销毁时,必须要在专门的地方进行,不得随意进行.
二、以优质服务为载体细化机要文件管理措施
在机要文件管理中,文件丢失现象时有发生.为了解决该问题,机要文件管理人员应以优质服务为载体做到以下几点：
第一,机要文件管理人员要定期查看机要文件的借阅登记,并严格落实相关规章制度；
第二,机要文件管理人员要定期对被借阅过的机要文件进行分类整理,并归放原位；
第三,对机要文件室内的存档文件要定期进行查看,防止机要文件出现受潮、虫蛀等现象.
三、以优质服务为载体提高机要文件管理人员的专业能力
机要文件管理人员必要提高自身的专业能力以更好地提供优质服务：
1、机要文件管理人员要自觉增强自己的政治意识.机要文件具有极强的政治性,机要文件管理人员不得随意泄漏机要文件的内容,要能抵制得住各种诱惑.因此,机要文件管理人员必须要自觉增强自己的政治素质,从而不断提高自身的管理水平.
2、机要文件管理人员要加强学习,不断提高自己的专业能力.机要文件管理人员要不断加强对于国家相关法律法规的学习以及本管理部门的规章制度的学习,熟练了解并掌握本部门机要文件管理的每一个环节,严守借阅程序,不断提高机要文件管理水平.另一方面,计算机网络技术迅速发展,机要文件管理人员必须要与时俱进,熟练掌握机要文件管理过程中所使用的计算机网络技术,从而提高机要文件管理的效率以及质量.
3、注重机要文件管理人员责任感的培养.机要文件管理工作的特殊性要求机要文件管理人员必须要有极强的责任感.
四、以优质服务为载体实现机要文件管理手段的现代化
随着社会进一步的信息化以及科学技术的发展,我国机要文件管理工作面临越来越多新的挑战.在当今世界,网络技术迅速发展,窃密技术的发展对机要文件的管理工作带来了严重的威胁.因此,机要文件管理部门必须要适应新时代的发展要求,使机要文件管理工作朝着信息化、现代化、自动化的方向发展.一方面,机要文件管理部门要积极引进先进的计算机网络技术、安全防护系统等高科技,以更好地应对新的挑战.另一方面,机要文件管理部门要实现机要文件管理手段的现代化,从而提高以优质服务为载体的机要文件管理工作的工作效率.
五、结语
所谓机要文件就是传达党与国家机密的文件.机要文件的管理水平关系到机要文件能否有效地落实,关系到学校的工作效率.当前我国机要文件管理工作中还存在很多不完善之处.必须要重视机要文件的管理问题,以优质服务为载体提高机要文件管理水平,把握好机要文件管理过程中的每一个环节.