建筑工程资料管理的有效措施

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【摘 要】在建筑工程中,工程资料是建设施工中的一项重要组成部分,是工程建设及竣工验收的必备条件,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据.建设部与各省市建设部门对工程资料管理工作都非常重视,多次强调要做好工程资料工作,明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定,则判定该项工程不合格,对工程质量具有否决权.随着建筑业的发展迅速,建筑市场的不断规范,注重工程资料的管理尤为重要.本文结合工程实例,提出工程资料管理的有效措施.

【关 键 词】建筑工程；工程资料；资料管理

【中图分类号】TU717【文献标识码】B【文章编号】1727-5123（2013）01-063-02

1工程概况

某工程用地约为13.38万平米,总建筑面积约27.27万平米,其中地上14.87万平米,地下12.4万平米,包括展示综合体、科技产业园、居住区、江岛商业四个功能区域.未来这里将按照“一链、一廊、四轴、五岛、三中心”的总体规划,运用超高绿色标准、可再生能源利用、建筑节能技术等生态科技打造具有国际水准的生态科技岛.

地块A规划展示中心：岛内首座地标建筑,设有展厅及会议区、管委会以及办公区和产业办公区等主要功能区.地上主体为钢结构,建筑立面以采用玻璃幕墙形式为主,屋顶拟采用“山形”钢结构体系,由八个采光筒体组成.

地块B、C生态科技产业园：位于项目的核心区域,占地5.64万平米,其中B地块拟建3幢4-5层的产业研发楼,C地块拟建5幢3-6层的产业研发楼.

地块D居住园区：多层花园洋房与双拼叠墅围合式设计,配有小型会所及超市、水系、公共景观与私家景观.

地块E、F江岛新天地：由创意产业、文化娱乐、商业水街和公共服务设施等组成.建筑立面拟部分采用石材幕墙干挂体系,建筑屋顶拟采用高品质的木质台阶式绿化屋顶.

对建筑工程中的资料进行管理,实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管.南京生态科技岛项目由于功能地块分块多,且分散面广,施工工艺复杂,工期较长,人员流动性高多等原因,造成工程资料管理难度很大.

2建筑工程资料管理的内容

建筑工程资料管理的内容包括综合性文件资料,土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料及竣工图等资料.

该工程由于项目分块分功能区的项目特点,规划许可证、施工许可证等综合性文件较多.因工程项目庞大,施工单位较多、施工工艺复杂,施工过程中的政府资料、建设单位资料、监理单位资料及施工单位文件资料较多且内容复杂.

3建筑工程资料管理中存在的普遍问题

该工程有着项目庞大、工期长的特点.建设单位、监理单位、施工单位在资料管理中都不同程度的存在一些问题.根据该工程及其他一些建筑工程项目,总结归纳出这几个方面的问题.

3.1资料收集不够全面.某些工程上的设计有变更,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等.

3.2资料不够准确.资料上的随意性比较严重,对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,而引起不必要的麻烦,便填了一些留有余地的数据.

3.3资料收集与整理不够及时.对建筑工程相对应的资料资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪录以及开工报告等.对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位.实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍.

3.4资料丢失严重.某些工程工期长,工程初期资料保存完好程度较高,后期资料丢失现象严重.

3.5竣工文件编制不规范.原始资料很少能能做到分门别类的归档成册,即使部分成册的也存在无目录或者目录错误的现象,甚至还有的存在分部使用代用图的现象,而竣工文件中明确要求具备竣工图一分部工程组卷,这就催生了图纸大量缺失现象的产生.

3.6施工原始资料书写不规范.字迹潦草、字体不规范甚至错别字的现象比比皆是,大量文件甚至没有加盖印章或者当事人签名,这给后期的编制及归档工作带来诸多不便.

3.7缺乏统一的管理模式.从资料管理的部门分析,有单独的工程资料管理室的单位在这方面工作比较认真负责.但是还存在大多数的单位没有专门的资料存放地点,没有专职专业没有管理人员,造成资料管理材料缺乏专业性与统一性.

3.8缺乏复合型资料管理人员.基层单位的资料管理人员缺乏资料管理业务知识和专业技能,远远不能满足资料管理工作的种种要求.

3.9工程资料移交不能保证及时性.工程资料及竣工资料移交过程中普遍存在拖沓情况,造成延误资料的统一管理时间,有甚者会造成资料的丢失.

4建筑工程资料管理的有效措施

4.1重视工程资料管理工作.资料管理人员普遍认为资料管理工作无技术含量,简单易操作,对工程资料管理工作不太重视.由于资料整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,管理人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付.日常过程中不认真进行督导检查会导致竣工阶段资料混乱,更有甚者,大量的缺资料,所以应定期或不定期检查评比,引起各方面重视,避免大量的工作堆积.必要时可采取强制措施与计量支付挂钩,为搞好资料管理工作提供保证.

4.2健全资料管理制度.为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理,保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范,建设单位、监理单位及施工单位应结合建筑实际情况,制定相应的资料管理制度、措施.与此同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及资料管理人员在工程资料形成过程中各自所应承担的职责,规范资料的收集、整理,保证工程资料跟踪管理同步.4.3加强对竣工资料的验收工作,使工程竣工资料充分发挥其凭证作用.工程竣工验收时,监理单位必须根据要求,严格审核施工单位竣工资料的真实性、准确性、完整性.建设单位资料管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程资料归档的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补漏,务必使得竣工资料符合要求.不按规定移交资料或移交的资料不符合要求的,建设单位不结清尾款,以确保工程资料的完整、准确、系统.

4.4加强对工程资料管理人员专业技术及服务水平的培训.部分建筑工程资料管理人员为非专业.专职管理人员.资料管理人员应增强服务意识,努力提高服务质量和服务水平,运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,做好建筑工程资料管理工作.并且要更新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用；要有较强的责任心,严把工程资料质量关.

4.5主动收集资料,运用科学信息手段做好资料信息统计工作.在工程资料收集过程中,根据建筑工程资料的内容和需要,主动收集资料信息,如工程项目名称、建设地点、建筑面积、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及合同签订时间、合同工期、合同价款、竣工验收时间、资料移交情况等信息项目.利用现代化信息手段设计科学的资料管理文档,为资料管理提供便利,让工程信息管理从书写时代进入到信息时代.

4.6加强对各方资源的利用,藉以提高工作效率.充分利用政府部门或公司下发的资料模板对工程资料进行分类及整理.政府部分下发的资料模板具有统一性,可提高各单位之间资料管理的工作效率

4.7及时做好传递和变更记录.在资料管理过程中,频繁传递和变更,容易使资料的完整性、有效性发生变化,只有及时的对资料的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解资料的情况并且防止其丢失、损毁、失效.

5结束语

建筑工程资料管理工作关系到工程进度、工程质量及工程安全.对于建筑工程来说,是至关重要的工作.我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程资料管理经验的态度,充分发扬我

们已有的优势,重视加强建筑工程资料人才的培养和激励机制的完善,不断总结建筑工程资料管理的经验,使建筑工程资料更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务.