加强医院实习生实习档案管理的

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【关 键 词】医院实习生；实习档案；管理

文章编号：1003-1383（2013）03-0447-03中图分类号：R197.323文献标识码：B

doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.061

医学生以及与医学关系密切的非医学专业学生共同构成了医院实习生的队伍,这些实习生在医院实习过程中形成的实习档案是反映其医风医德、专业素质、业务能力、劳动表现的真实、完整、准确的记录,主要是指实习生进入医院实习期间所形成的各种文件材料,包括实习指南、实习生基本情况调查表、实习科室轮转表、实习考核成绩、实习过程中各种奖惩材料、实习鉴定等基本内容.有关单位通过对实习生实习档案的审查,能较全面地了解实习生而做出针对性的决策[1],另一方面实习档案的归档压力和潜在作用也激发了实习生在实习中的积极性.医院实习生档案管理的现状1.建立实习生档案的淡薄医疗乃医院的中心

作者简介：农永英（1966-）,女,广西西林县人,小学高教.

工作,在医院的管理工作中,重医疗而轻档案管理现象尤为普遍.由于档案的价值在短期里往往未能突显,而这些不能突显价值的档案之一的实习生档案,在短期里对于医院经济效益以及发展的作用更是不显著,再加上实习生在医院实习具有阶段性、流动性、过渡性的原因,传统的观念认为学生实习档案是由学生所在院校建立的,与实习单位关系不大,从而忽视其重要作用,加之教育与用工制度的改革,使得实习档案的自身价值被削弱.

2.实习生档案管理制度不健全在各地的教学医院管理中,一般都按照国家卫生部门的要求,制定了较为健全的医院相关管理制度,以及适用于各级各类人员的工作职责,然而,针对教学方面的实习生档案管理的制度、职责则较少,相关的制度和检查考核措施更是寥寥无几.在教学医院目标管理考核方案中,实习生档案管理也未能纳入目标考核之中.实习生档案制度的不完善和缺失,可致实习生管理工作陷入僵局,漏洞百出,甚至影响医学实习生的顺利毕业及其就业.同时,医学实习生档案管理制度的不健全或缺失,也使用人单位在招聘医护人员时缺少良好的考量标准.

3.档案管理人员不到位现阶段专职档案管理人员严重不足,甚多,素质参差不齐.对一些实习资料没有形成足够的专业敏感性,未能及时收集、整理,在一定程度上造成了实习档案的缺失.加上编制严重不足,直接影响部分档案管理员的工作积极性,从而影响了档案管理工作的顺利开展.档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响.目前,医院实习生档案管理人员参差不齐,无论是在业务水平、理论水平,还是文化程度等方面,均未能顺应新时代的要求与发展.以档案管理专业出身人员少、专业知识老化、知识结构不合理、高学历高层次的人员少、现代科技知识贫乏为主要表现,以上这些已不再适应高科技时代的医院实习生档案管理事业的发展[2].

4.实习管理档案意识不强不少带教教师对于实习档案的认识不充分,未能了解其重要性,容易忽略学生在实习过程中形成的档案.或者由于日常医疗工作繁重,没能及时移交实习生档案,使得许多宝贵的一手实习资料没能保存下来,或丢失,或残缺不全.虽然实习档案与学生的就业等方面息息相关,但部分实习生并未能充分认识,对实习档案抱着不以为然的态度,不重视实习期间形成的档案资料,出现了对实习资料的任意涂改或资料、保管不当等现象,给实习档案的完整性、客观性、真实性、严肃性造成了极大地影响[3].

5.档案的现代化管理水平不高目前在大多数的教学医院,其拥有庞大的医疗信息档案管理系统,计算机及网络技术得到广泛运用,但是却没有实习生档案的一席之地,运用计算机及网络技术管理档案的更是少之又少,陈旧的管理设备,落后的管理技术,使大部分医院的实习生档案管理处在手工收集、检索的低级阶段,狭小的信息量,妨碍了实习生档案的收集、检索、管理、开发及利用.加强医院实习档案管理对策1.高度重视,提高认识实习档案记录了实习生参与各类实践工作表现出来的专业素质、能力程度、医德医风,是实习生就业时毛遂自荐的必要凭据,是医院教育对实习生实践能力培养做出贡献的有力佐证,更是有关单位审视实习生各方面能力的窗口.因此,要通过各种宣传渠道使实习带教老师教学、实习管理人员以及实习生,充分认识在当今时代实习生档案管理工作的地位和作用,打好心理战,自觉地把实习档案的归档管理工作融入到自己的工作和实习当中,消除工作和实习中的盲目性,及时自觉地收集整理工作或实习期间形成的属于归档范围的文件材料.

2.完善制度,落实职责有规矩方成方圆,实习档案的有效管理首先要着力建立和完善一套完整的实习档案管理制度,确定实习档案的归档范围、归档时间及归档实施办法,明确实习档案管理人员及其职责范围,并配套相关的考评与奖惩制度,规范实习生实习期间形成的实习档案的收集、整理、移交工作,使实习生档案工作能有规可依、有事可纠,运作科学有序.并且归档制度应不断推陈出新,工作手段不断改进,简化工作步骤,顺应档案管理现代化的需要.

3.转变思路,提高配备树立创新理念,采用创新的技术和方法,不仅要注意纸质文件收集,把信息高速通道、计算机、网络等先进技术和软件大量运用于实习生档案管理,把新型载体不断充实到实习生档案管理领域.医院实习生的档案管理应与实习生所在的医学高等院校沟通,使实习生的在校信息系统与医院教学管理部门的信息系统相连接,建立一个医学生实习档案网络,有实习生填写相关的,带教老师填写相关科室的实习表现,医院教学管理部门完善实习生的各项实习考核成绩、奖惩情况等信息.并上传实习生在各项活动中的相关媒体宣传的图片、声频、视频等,反映实习生临床实践的信息材料,使医学实习生的档案管理做到网式整体收集,切实保障信息资源不流失,保证档案完整、齐全、规范,实现科学化、规范化、网络化、无纸化,以方便学校及用人单位对实习生的实习情况的考察,督促其更好地完成实习任务,为其就业创业及继续升学提供宝贵的临床实践工作良好业绩的证明[4.4.助推就业,实现价值实习是学生对于今后工作环境的提前适应,是通过提高动手操作等各方面的综合能力,为学生今后从事相关工作培养必要的技能和积累工作经验.因此,实习经历已经成为用人单位招聘毕业生时所参考的重要依据.实习档案管理可根据这个实际,一方面利用实习为争取反映自己突出能力实习档案的心态,激励其在各方面积极表现,配合档案管理工作；另一方面又要引导用人单位利用实习档案,了解学生的求学、求知、办事能力以及心理、智力潜能等状况,使用人单位事得其人,人事相宜,最大程度地实现实习档案的利用价值.

加强医院实习生实习档案管理的方法与要求1.构建实习生实习档案信息的基本要素完整的实习生档案主要由几部分构成.一是《实习指南》,即学校相关部门编制的学生实习指南,阐明了不同专业学生的实习内容、任务和要求；二是实习生基本情况调查表,记录实习生的学校、专业班级、性别、籍贯、出生年月、政治面貌、健康状况、爱好特长、曾获奖励、个人简介等基本情况；三是实习科室轮转表,明确注明实习生的实习科室,实习期限和起止时间；四是实习过程中各种奖惩材料,包括实习照片、实习单位表扬信、奖励证书等,能证明实习生在医院实习期间的突出表现；五是实习鉴定,含出科考核成绩、出勤记录、自我鉴定、出科评语、实习单位评语等,其综合反映了实习生的实习整体情况.

2.规范实习生实习档案信息归档工作分阶段、分步骤地规范实习生的实习档案及信息归档.实习前,在实习生报到时,注意接收实习生所在学校的介绍信、实习指南,要求实习生认真填写个人基本信息表,初步建立实习生资料信息库；制定实习生科室轮转表,明确标注实习生在各个科室的实习时间.实习期间,实习生个人形成自我鉴定,自我评价该阶段的基本素质、道德素质和专业素质方面的表现；带教老师依据实习生的实习表现,记录每个实习生完成实习大纲要求的实习内容情况,包括实习期间的考核、考查、考试成绩,教学查房、上班考勤等记录,以及医风医德、表彰与处分等记录,同时要形成科室评语,由科室负责人签字、盖章.实习结束后,实习鉴定移交实习生所在学校,纳入学生学籍档案.其他形成的实习档案由带教老师以及实习生本人交由实习管理部门统一管理.

3.实习档案管理要求①实习档案记录要有所侧重,避免流水账.实习生实习信息收集不仅要保证实习档案的完整、齐全,而且要根据人才市场信息需要完善档案内容,注意侧重收集能展现实习生实践能力、医风医德、专业素质等方面的材料,准确反映学生实践能力与综合素质的表现,尽量满足用人单位对毕业生的信息需求.②实习生档案工作要有所宣传,避免档案意识淡薄.加大档案基本知识和对就业重要性的宣传教育,加强介绍我国人事制度双轨制的现状,培养实习生的档案危机意识,使其正确对待实习档案建档工作.③实习生档案管理要有所突破,避免止步不前.要实现医院实习生档案管理规范化、利用服务网络化、保存缩微化.就要从原来的分散型向网络化、科学规范化转变,向电子技术、无纸化档案转变.用科学的态度和发展的眼光来看待实习生档案管理,不应仅局限于目前对于毕业生能力的证明和用人单位选拔人才的依据上,还应该加以综合利用,对其进行系统的编研,总结医院实习生带教过程的经验、方法,为今后的实习带教提供参考,使“死材料”变成“活信息”[5].