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摘 要：期刊数字化出版是期刊转型的一种必然趋势,其中稿件在线处理系统是期刊数字化出版中重要的一个环节,因此建设好期刊稿件在线处理系统尤为重要.本文以《陕西农业科学》编辑部的稿件处理系统为例对其建设情况进行了分析,介绍了其建成模式,从应用勤云稿件在线处理系统以来的情况进行了分析,并就如何优化在线系统给出了几点建议.关 键 词：科技期刊,稿件,在线处理系统中图分类号：G237文献标识码：A文章编号：1672-8122（2015）06-0117-03
目前互联网已经成为最为广泛也最方便的信息传播平台,它以信息传播速度快、信息量大、不受时空限制等优势被广大期刊广泛应用,电子版的期刊业应运而生,科技期刊的数字化出版业也势在必行[1],目前97%的科技期刊都已经在知网上实现了期刊的数字化出版[2],各个期刊编辑部也都采用了期刊稿件在线处理系统.本文以陕西农业科学的稿件在线处理系统为例,介绍了网络环境下科技期刊稿件在线处理处理系统的运行模式,通过这几年的实践应用,分析了其使用中的一些情况,以期为其他期刊在稿件在线处理系统建设提供参考.
一、稿件在线系统模式
目前国内各期刊采用的稿件处理系统主要分为3种：北京玛格泰克公司设计的系统,西安三才公司的系统,北京勤云公司的系统.
《陕西农业科学》从创刊以来一直沿用传统的编排方式,随着期刊的发展,期刊影响力的加大,收稿量的增加,编辑出版的任务越来越大,但稿件处理还是沿用传统的书信和E-mail投稿、审稿,使得稿件的查询和修改很不方便,经常出现稿件重复登记、逾期未审回等诸多问题,使得编辑疲于应付这些杂事,这些重复性的工作占据了编辑大量的时间和精力,以至于无暇顾及期刊的质量和编辑自身素质的提高和进修,《陕西农业科学》一直没有自己的域名和网站,编辑部的消息发布、网刊的及时发布也缺少相应的平台,期刊的形象也大打折扣,为了有效地提高编辑部的工作效率,方便作者投稿、查询、编辑登记、送审稿件、发布网刊等系列工作.2011年5月《陕西农业科学》编辑部与北京勤云公司合作,开发了适合本刊的在线采编系统和发布系统.下面以《陕西农业科学》的稿件处理过程为例,以近几年的应用情况为基础,详细介绍这种系统的处理模式和相关细节.这种系统基本模块构成包括：
(一)高级管理员模块
高级管理员（admin）主要是设置系统环境参数,与作者、审稿者联系,添加、删除、编辑账号和权限供编辑使用,发布网站最新消息,除过网刊与消息外,其他参数一般都是一次性设置好以后就不再改动.
(二)作者模块
这个模块主要是供投稿作者使用,点击新用户注册,然后根据模块提示,填写必要信息,上传新稿,稿件到编辑部,作者可以通过这个端口及时查看审稿意见、登记审理费、发表费等信息,可与编辑部保持经常性的快捷联系.
(三)编辑模块
这个模块的编辑室用户是不能申请的,只能由admin分配.这个模块是在线采编平台的核心,供编辑初审、送审稿件,向作者发送审稿费、发表费、稿件采用等信息,处于作者与审稿人模块的中间环节,供作者与编辑、编辑与审稿人、审稿人与编辑、编辑与编辑室之间进行交流联系.同时还可以进行费用管理、稿件统计.
其工作流程为：编辑初审→初审通过→送审审稿专家→退修→编辑加工→通知→发排.
(四)审稿人模块
审稿人一般由编辑部将筛选的审稿专家先进行注册,然后经审稿人发送链接及用户名、等,审稿人就可以按用户名和登陆进行在线审稿.另外也可以由审稿人自己申请,但须编辑部添加才可称为正式审稿人,其基本流程为：下载稿件→审阅→上传审稿意见→收到审稿费登记.
(五)网刊发布
将过刊或者刊出的文章在网站进行全部显示,以方便作者、读者查阅.
二、稿件处理流程
三种系统的稿件处理流程基本大同小异,都分为接受网络来稿、稿件送审、录用、出版等四个阶段.具体分析如下：
《陕西农业科学》依据原来编辑部对稿件的处理习惯模式,结合勤云公司提供的基础平台,建成了适合本编辑部使用的稿件管理流程（如图1所示）.
图1《陕西农业科学》采编系统流程图
一篇稿件先由注册后的作者投稿到本编辑部的网站,然后由执行主编发送稿件回执,并根据各编辑所负责的稿件专业领域指定本篇稿件的责任编辑,责任编辑收到新稿件之后,先对稿件进行初审,主要从规范化、体例、刊稿范围等几个方面进行审阅,不合规范的可以直接进行退修,或者根据稿件情况直接退稿处理,修回的稿件和初审回的稿件成为待审稿,此处的退修稿可以重复操作,直到符合规范为止.
待审稿到发审理费通知,编辑部收到审理费以后,稿件送外审专家审稿,审回的稿件按编辑部的要求做相应的处理后送主编审定,采用后的稿件就可以进入编辑加工阶段,编辑加工是编辑工作量最大的地方,需不停的与审稿人、作者进行必要的沟通和交流,送审与退修工作可以重复操作.定稿后给作者发发表费通知,收到后进入排版校对阶段.
三、采编系统的运行效果
(一)缩短审稿周期
稿件基本信息在投稿时已经由作者一次性输入,编辑部不再需要重新登记,系统自动调用数据,将编辑从重复的拷贝、粘贴等繁琐重复的事务性工作中解放出来,可以有更多的精力投入在稿件质量的提高工作中去.相对于过去邮件送审稿件,采用稿件在线处理系统以后,作者、编辑、审稿专家都在同一系统里,并且能及时看到稿件的处理状态,作者、审稿专家、编辑登陆后,所有的稿件信息会在一个页面上显示,新收稿、已退修、已修回、已退稿、已采用、已发表、审稿中、包括未审回稿件和已审回稿件等管理信息都一目了然.所有的稿件信息都全部显示在系统里,大大节省了作者、编辑、审稿专家的工作量,缩短了审稿周期,提高了工作效率.
作者登陆后即可查到稿件的处理状态、费用等等信息.编辑在稿件处理历史中可以很清楚的查阅到稿件处理过程中的每一次状态,做到了每一篇稿件的处理都有依据可查.
(二)提高期刊的知名度
期刊稿件处理系统一般都伴随着期刊的网站,作者在进行在线投稿的时候,一般首先会去关注期刊网站的信息,因为期刊网站是期刊的一个很好的宣传窗口,有效利用这个窗口不仅能提高期刊的知名度,而且能吸引更多的稿源,提高期刊的影响力.
(三)及时发布
期刊在CNKI、万方、维普等网站全文上网,但各个网络平台上全文普遍滞后于印刷版,未能体现科技期刊传播科技信息的时效性,使用该采编系统以后可以实现同时发布、甚至网络版先于印刷版出版,使科技论文的时效性更加明显.
(四)提高期刊质量
科技期刊的灵魂在于期刊的质量,没有质量做前提保证,期刊的数字化出版只是空谈,在每一个环节中准确把握期刊质量是一项必不可少的工作,在期刊的在线处理系统中,把握期刊质量的途径就呈现出多元化格局了,在稿件通过作者投到系统里开始,所有稿件的审稿记录和审稿意见都在系统里可以实时查询,可以从各个方面给编辑提供了该稿件更多的信息量,使编辑能准确的判断该稿件下一步的流程,使主编在最后稿件终审时能更好把握稿件的总体质量,从而达到进一步提高期刊质量的目的.
(五)利于稿件数据统计和分析
稿件在线处理系统里设置有统计分析栏目,统计分析栏目的具体内容包括：稿件统计,审稿统计,作者统计,审稿人统计,编辑工作量统计,编委工作量统计,参考文献统计等.这些统计数据处于一种动态变动中,可以随时随地调取最新的统计信息,对于系统里的每一篇稿件,可以随时查阅稿件的基本信息和所有的处理流程,对于编辑的审稿质量,工作量,编辑部主任可以随时查阅,适时的进行工作调整等.
四、稿件在线处理系统的进一步优化
(一)进一步提高编辑业务素质
随着稿件在线系统的建设优化,编辑工作内容和流程也发生了相应的变化,因此对编辑工作也就提出了更高的要求,不但要求编辑要熟悉相关操作软件,熟知网络环境,同时对数字化制作,运行和服务也得具备相应的知识,所以编辑不但要有一定的专业知识,能准确把握文章内容,同时还必须尽快适应数字媒体的发展要求,利用网络环境充分学习,不断更新自己的思维形式,具备科学技术信息素养,掌握信息技术,把科技情报信息网作为“查新”的主要检索入口,及时了解与稿件相关的学术研究动态,灵活运用信息技术处理稿件和作者、审稿专家联系等.
(二)加强审稿专家数据库的建设
过去传统的专家审稿库主要是通过编委会编委推荐,邀请相关学科专家组建,采用稿件在线系统以后,在线系统作者投稿的过程中,可以推荐和自荐审稿人,在这些人中可以采集到大量的相关学科专家的详细信息,通过分析比较可以不断筛选不同学科的专家作为审稿人,对于稿件的送审具有更加准确性,稿件能送到最接近该学科的专家那里,审稿专家也不会觉得稿件有误送的情况出现,审起稿子来也会更加具有客观性和准确性.
(三)增强数字化出版服务功能
在稿件在线处理系统一般功能的基础上增加多样化服务[4].因此可以设想凡是适合移动应用体验的功能,都将支持移动终端的使用,方便用户在任何时间、任何地点、用任何一种终端登录系统,处理他的相关工作,以适应新时期期刊发展环境变化的需求,提升期刊的服务质量.
采编系统要移动化,必须突破现有的模式,改变一种信息沟通的手段和产品设计方式,让用户会用、想用、方便使用.稿件状态分类管理、稿件生命周期划分、审稿阶段、编辑阶段的流转控制,这些组合起来只能实现了稿件的管理和稿件的流转,如何实现在各稿件流转过程中,让用户第一时间知道要做的工作,如何让用户简单的实现业务的操作,这就需要在用户之间搭建一个沟通的桥梁,使采编系统应用起来更加方便快捷.
(四)重视版权问题
通过稿件在线处理系统,数字化出版也走进了“寻常百姓家”,但由此引起的版权纠纷问题也不断出现[3],因此,科技期刊在应用稿件处理系统时,应按照有关版权的法律法规规定[5],在作者开始投稿的时候,作者就必须提交相应的版权转让协议才可以进入投稿流程,
对于涉及国家机密的部分,作者必须提交相关的保密审查证明或者进行非密化处理,另外编辑在处理稿件的
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过程中,涉及到版权的有关问题,及时和作者进行沟通,充分重视版权的重要性.(五)及时进行系统升级,重新整合采编系统
1.过去采用7.0版本,在编辑和专家审稿过程中,系统无法提供与本文相关的相似文献,使得编辑和审稿人无法及时判断稿件的研究价值,升级为8.0版本后,可以有效改善这一状况.
2.可增加系统账号集成认证功能,相当于一个人可以有很多个股票账户,但其进口码只有统一的一个,勤云公司不妨可以借鉴这一方式,作者也可以用多种方式进入系统进行投稿,查询,比如利用微博,微信,等工具,但每个作者只有一个验证码入口,这样就非常方便作者进行稿件查询.
3.充分利用移动终端,重新加载采编系统,使采编系统的应用更加便捷化和人性化,作者、读者可以通过手机、微博、微信等与编辑部就稿件问题随时随地进行沟通和交流,并且完全可以利用这些工具随时登陆系统进行稿件查询、退修、以及作者对审稿意见的不同看法进行探讨,使操作系统日益移动化.
(六)系统增加格式规范性自动检查校对功能
此功能对文章的标题、作者、作者单位、关 键 词、摘 要、基金项目、文章编号、年卷期、页码、手稿日期、邮件地址、书眉等进行自动校对.通过格式校对功能可减少格式错误,提高出刊质量.
在网刊制作过程中,对参考文献进行DOI查询,并在网刊发布时加上链接.通过文献链接,建立文章与参考文献之间的直接访问通道.另外优化搜索引擎,利用关 键 词、网站结构、内容、链接策略等优化,从而提高网站的访问量,提高下载量.
五、结语
随着期刊数字化的不断发展,期刊的编校手段也在不断的更新,期刊在线处理系统作为一个期刊出版过程中的一环,有着非常关键的作用,因此加强期刊网站在线系统的建设就显得尤为必要,随意科技的不断发展,在期刊在线系统应用过程中,将会不断的更新、改进,使其操作界面更加简单便捷,应用功能更加完备.