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从到地方,如今档案部门成为新闻发言人队伍中的一员已不再是新闻,这势必在诸多方面产生积极的影响.
一是有利于树立档案部门的良好形象.目前,档案部门的社会知晓度还不高,还存在“酒香未能出深巷”的现象.对此,各地的档案部门采取多种形式,利用电视、广播、报刊以及网站等媒体展开广泛的宣传活动,其中不乏付出一定的人力、财力.而新闻发言人这一平台,具备宣传、咨询、服务、舆情发布等诸多功能,档案部门加入了新闻发言人队伍,自然地从幕后走向了前台,档案部门的负责人与其他党委部门的领导同台亮相,共同在舆论传播中把握话语权、赢得主导权,成为营造档案事业的发展良好舆论环境的又一载体.
二是有利于档案部门与社会交流互动.当今社会,信息已成为一种宝贵的资源,公众对信息的知情权需求越来越强烈,通过发布、传播与公众利益相关的政务信息,实现党和政府机关与社会沟通,已成为相对稳定和规范的公共信息资源传播机制.档案部门加入了新闻发言人队伍,增加了直接通过媒体与社会、与广大人民群众对话的机会,―方面,可以将档案工作的大政方针、发展规划、服务承诺乃至工作成果等作宣传解释和进行权威发布；另一方面,则可以及时将社会组织、人民群众对档案部门、档案工作的需求、意见作广泛收集,问需于民、问政于民,形成良性互动.
三是有利于提高档案部门的综合素质.新闻发言人制度是党委、政府党务政务公开的重要形式之一,档案部门加入了新闻发言人队伍,实际上在面对新闻媒体的同时,就已将自身置于社会和人民群众的监督之下,成为了公众形象.这就需要我们更加注重自身修养,外树形象,内强素质,转变作风,苦练真功,提高效率,不断适应新情况,增强档案部门参与经济建设和各项社会事务的积极性和创造性,主动融入社会,服务社会,及时妥善地应对经济、社会发展以及广大人民群众迫切愿望和要求,提供优质服务,让社会和人民满意,努力将崭新的形象展现给世人.
然而,要当好一名档案部门的新闻发言人,除了通常所需的政治素质好、知识面宽、较强的语言表达能力以及诚实、机敏、守信等综合素质,还应具备以下几方面的条件和素质：
其一,要充分利用史实权威发布.档案部门占有的一个重要优势――掌握大量的档案信息.充分利用档案史料,可以以史为鉴、化繁为简,增加所阐述问题的可信度.对此,档案部门的新闻发言人需要熟悉档案工作的基本内容、工作流程、近期开展的重要活动等,尤其需要对所在地档案馆馆藏情况作认真的了解,如各种基本统计数据、档案资料的种类、特点以及“镇馆之宝”等,做到如数家珍,只有馆藏在胸,阐述问题才能游刃有余.
其二,要具备开阔的社会大视野.档案工作是―项基础性工作,随着改革开放的深入,其工作内容早已突破过去单一的文书、科技、会计等类“传统”档案的范畴.如今,档案工作服务的领域在不断拓展,其社会性愈加凸显,要深入解读档案和档案工作,就必须跳出档案的圈子看档案,这就需要相应的专业知识和技能作支撑.如数年前各地兴起的民生档案工作,其工作范围涉及数十个部门、单位,如社保、医保、低保、新农合、再就业等等,这些工作的主管部门,有的已成为档案部门新的合作伙伴.作为档案部门的新闻发言人,应及时了解与档案工作密切相关部门的专项业务工作的基本情况,拓宽知识面,掌握工作的主动权.
其三,要善于同媒体沟通协调.有人说,现如今除电视、报刊、广播、户外媒体这四大传统意义上的媒体之外,还出现了许多建立在新的技术支撑下的媒体形态,如数字杂志、数字报纸、网络等新媒体.无论是传统传媒还是新传媒,档案部门的新闻发言人都要加以重视,不可偏颇倚重,应建立常态化的沟通机制和朋友般的合作关系,努力使各种媒体成为推进档案部门政务公开、重要信息发布以及联系社会与人民群众的桥梁,成为档案人的知心朋友.
新闻发言人制度为档案部门服务社会、展现自我,提供了新的舞台,我们要充分运用好这个舞台,以创新的精神,充分认识并把握好现代新闻信息的及时性、互动性、广域性、虚拟性、多变性等特征,切实履行好新闻发言人的职责,强化“三个服务”即服务媒体、服务公众、服务党委,全面权威、准确真实、公开透明地发布各类档案工作信息,确实将档案人想说的、媒体关注的以及人民群众需要的内容结合起来,加大信息公开力度,借新闻发言人这一新载体,充分展示新时代档案人形象,为档案事业更好更快地科学发展营造良好的舆论氛围.