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我国各行各业基层单位办公室的秘书,与中、上层机关的秘书相比,在工作环境、条件方面优势很少,平时遇到的困难和问题较多,长期积累往往会出现一些心理问题.及时、有效地克服这些问题,必将促进他们的身心健康,创造和谐融洽的人际关系,提高工作效率.
一、基层单位秘书容易出现的心理问题
秘书的心理问题,是指其“在没有智力障碍和精神失常的情况下,与其所处的社会情境及社会评价相违背,在心理和行为上显著地异于常态,且妨碍对正常社会生活的适应”的消极现象.
基层单位秘书容易出现的心理问题有：
（一）专门角色意识不强.角色是指某一个人在特定的社会和团体中所占有的适当位置,被该社会和团体所规定的行为模式.“角色意识是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调.”基层单位秘书的专门角色意识,是秘书在基层单位中对自己职责的感知与认识,以及对与领导、同事、群众的关系的理解、协调.
基层单位的秘书每天操办的日常事务较多,如整理领导办公室,保证领导办公不受干扰,处理公务,收发、传递领导阅知、审批、签发的各种文件,协助领导安排工作日程并作好准备,整理机关事务,值班事务、内外沟通和接待来客工作等.每天除了要完成大量繁杂的事务性工作,还要做许多与本职工作风马牛不相及的事,其工作面横跨十几个甚至几十个方面,成了名副其实的“杂家”. 秘书办事涉及方方面面,虽然可分为日常事务、随机事务和授权理事三类,但三者不是决然分开的,没有清晰的边界,有些事务中还融入了参谋智能辅助和综合协调辅助.基层单位的秘书绝大部分时间从事事务服务工作,因而有些人认为参谋智能辅助与综合协调辅助与己无关.有的秘书认为仅凭借自己的生花妙笔,就能当好秘书,而对其他事情则漠不关心,这种看法就是专门角色意识不强.
专门角色意识不强,会给工作带来不小的负面影响.有的基层单位秘书由于长期处在领导身边,于是产生了高人一等的心理.在领导面前卑躬屈膝、阿谀奉承、投其所好,而对其他职工就高傲自大、颐指气使.有的基层单位秘书专门角色意识不强,从而工作效率低、质量差,很难与领导配合默契.
（二）知觉滞后.知觉是人脑对客观事物的整体属性进行反映的一种心理现象.秘书知觉滞后,是指其对客观事物整体属性的反映明显缓慢.具体表现为：知觉滞后于领导的知觉；滞后于客观实际.
基层单位秘书的知觉滞后于领导的知觉,就会出现与领导思维不一致的情况,就不能正确地理解领导的意图,不能忠实地贯彻执行领导的意图,当发现领导意图出现疏漏和失误时,不能站在领导正确履行职责的高度,提出参谋辅助建议,无法准确地协助领导认识和分析客观情况,做出符合客观事物的判断和推理,从而大大降低了参谋辅助及事务服务的有效性,影响工作的正常开展.知觉滞后于客观实际,不仅违背实事求是的原则,而且脱离了实际,脱离了群众.无论对本级领导,还是对上级领导工作的服务,都会陷入误区.
（三）情绪浮躁.情绪是人对客观事物的态度体验及相应的行为反应.情绪是以个体的愿望和需要为中介的一种心理活动.当客观事物或情境符合个体的需要和愿望时,就能引起积极的、肯定的情绪.反之,就会产生消极、否定的情绪.情绪是个体与环境间某种关系的维持或改变.
基层单位的秘书情绪浮躁是指他们从事某种活动时,由于特定的心情而造成的言语举动随便,不严肃,不庄重的心理现象.具体表现为：当自己的行为被别人所认同、赞许时,就表现出一种高人一等,飘飘然的心理.秘书,如果情绪轻浮,那么就不可避免地会产生妨碍思路清晰、思维敏捷、动作迅速的阻力,容易草率、急躁,影响正常的人际交往,对工作极为不利.必然会造成秘书的表现欲过强,不从全局和领导的角度考虑、处理问题,因而,导致泄密、越权现象时有发生,造成工作上的被动,不仅给自身带来麻烦,还会给领导、单位带来损害.
（四）理想信念容易动摇.秘书的理想是对未来有根据的想象或希望,他们以此来确定自己的信念.由于客观环境达不到自己的目标,工作条件相对艰苦一些,因此基层单位秘书的理想信念容易动摇.
理想信念动摇,会影响他们的意志力,使其在工作中缺乏恒心和韧性,久而久之,无论做什么工作都虎头蛇尾,草草结束.进而不仅容易跳槽,而且也容易产生腐败现象.
二、基层单位秘书产生心理问题的原因
（一）环境差、任务重、待遇偏低.在大机关中,秘书分工较细,但是在基层单位,秘书往往都身兼数职,负责日常事务管理,包括办公室管理、通信管理、值班管理、日程管理、印章管理以及接待事务、会议事务、信访事务,文书档案事务等等,不仅要端茶倒水,擦桌扫地,接打,还要起草文件,管理档案,接待来信来访等,要求全时在岗,经常加班加点,任务繁重,工作辛苦.
然而他们的待遇却偏低.基本工资由上级财政拨付,其他福利要靠单位自筹.据调查,“基层党政机关文秘人员的月收入比同等条件从事教育工作的低30%,比从事医务工作的低45%,比效益好的企业职工低60%,比机关其它科室人员还少了季度或年度一笔笔‘名正言顺’的创收费.”
（二）能力欠缺.基层单位的秘书有的没系统学习过文秘知识.忙于日常事务工作,常常摸着石头过河,成了勤杂员、话务员,真正会写作、调研、处理信息、充当领导参谋、助手的并不多.由于人手少,一人要顶几人用,秘书遇见什么文稿都得写,但是往往写不出好文章.
（三）关系复杂.基层单位的秘书是所有领导的秘书,并非专门为某个领导服务,凡是领导都不能怠慢,都必须服务好.而每个领导者的性格爱好、生活习惯、工作方式等又不一样,领导班子成员之间,领导与一般工作人员之间,有的配合很默契,有的则不是那么和谐,处于秘书的特定位置所从事的工作繁杂,处理一件事情这个领导满意,那个领导却很有意见；群众满意了,领导又不满意,有时甚至弄得秘书总是处于受“夹板气”的两难处境.基层单位的秘书每天都得周旋于上司、同事和群众之间,上下疏通,左右打点,内外周旋,哪方面的关系处不好,理不顺,都会给工作造成障碍. 三、基层单位秘书如何克服心理问题
（一）基层单位应创造一个良好的环境.基层单位的环境对秘书的心理健康与个人需要、动机与指向目标的行为影响和限制较大.只有环境良好,秘书们才会心情愉悦地工作.
1.提高生活待遇,解决后顾之忧.美国心理学家马斯洛把人的需要分为生理需要、安全需要、归属与爱的需要、尊重需要,自我实现需要.秘书人员当然很关心待遇问题.必须满足基层单位秘书的生活需求,除保证其基本工资外,还应适当增加一些补助.秘书没有后顾之忧,工作才会心情舒畅,提高效率.
2.注重培养使用,提高秘书的能力.领导部门应加大对基层单位秘书的培养力度,不仅让他们在实践中增长见识,提高能力,而且还要创造机会,腾出时间,让秘书分期参加学习培训,不断提高其理论政策水平,写作能力和信息处理等能力.
(二)秘书应保持心理健康.基层单位的秘书要善于调节自己的心理,保持健康.
1.树立正确的人生观,确定适度的抱负水准.人生观,对人的心理活动具有重要的指导和调节作用.基层单位的秘书树立正确的人生观,不仅是心理健康的要求,而且也是政治思想素质的要求.只有提高自己的思想觉悟,树立正确的人生观,才能始终保持积极、健康向上的情绪状态,避免各种不良心理因素的干扰.秘书要正确认识自己,对自己作出客观的评价,在此基础上确定自己适度的抱负水准.否则容易产生挫折感,影响身心健康.
2.博览群书,培养广泛的兴趣.基层单位的秘书要为提高自己的职业素养而读书.只有具备广博的知识、丰富的经验和综合能力,工作起来才能游刃有余.有丰富知识的人更容易有稳定的心态.业余生活对丰富人生,调节心理情绪也是必不可少的,秘书应培养广泛的兴趣.
3.学会调节心理压力,多些乐观和幽默.基层单位的秘书遇到困难、挫折,甚至打击,要善于反省,即冷静、客观地从自身寻找原因,而不应总是怨天尤人.要善于进行心理调适,保持“心底无私天地宽”的心态,自己能开导自己,说服自己,安慰自己,从自身寻找到有利因素,克服不利因素,获取力量和信心.
4.掌握有关心理卫生的知识.基层单位办公室的秘书要掌握心理学知识,具有较强的承受工作压力的能力.掌握人类的心理活动规律,并且运用这些规律去预测和控制自身心理现象的发生,释放工作的压力、战胜生活的挫折、克服不良心理现象、科学用脑、保持良好的心理状态,实现心理健康.
（作者单位：渤海大学高职学院）