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上海交通大学医学院长学制研究生档案归档须知
根据国家教委(87)第16号《关于加强高等学校档案工作的几点意见的通知》精神,结合我校具体情况,经过研究生院协商,制定研究生档案归档须知:
研究生本人归档范围:
实验原始记录:
1)收集为了撰写毕业论文所做研究中形成的全部实验原始记录:包括各类临床观察报告,调查问卷,实验数据单(如心电图,脑电图,化验单等),图纸,图表,照片,X光片,程序框图等.
2)研究生科研记录簿上必须有导师或导师组成员每三个月检查一次的亲笔签名(最好是导师手写签名),签在首页的记录审核表上,或者实验记录纸中.
3)编写页码:取出记录簿中所有空白目录纸和记录纸,以及内容与实验记录无关的纸张.从有书写内容的第一页开始(一般为科研原始记录审核表,封面不编号),在每一页上均用黑色水笔编上顺序号作为页码,包括记录审核表,目录,记录纸以及记录簿中所有与实验相关的纸条和照片等.例如:单面写有内容且没有粘贴任何纸条或照片的纪录纸,只编一个页码,双面写有内容而无粘贴纸条的纪录纸,编两个页码,一页写有内容的纪录纸上粘有一张单面书写的纸条,需要编两个页码,一页粘有两张单面书写的纸条或一张双面书写的纸条,编三个页码,在空白记录纸上粘有纸条,则只需给粘贴的纸条编页码,空白记录纸不编页码.页码编写在记录纸正面右上角和反面左上角,粘贴的纸条或照片的页码写在纸条或纸条旁边的空白处.如果实验数据全部记录在电脑中,则将数据统一打印在A4纸上,整理编号,并由导师签字确认后,和科研记录簿一起带到档案馆,统一装订.
答辩论文装订本和论文光盘:
光盘中只刻录答辩论文,光盘上写明姓名,学号,专业和答辩论文题名.用培养单位的中号信封装光盘,信封上同样写明姓名,学号,专业和题名.
研究生检索卡片:
黑色水笔填写,背面论文简介要求150字左右,可打印.
研究生归档时间:
论文答辩结束后一周内,由研究生本人带好归档材料及黑色水笔到医学院老红楼三楼档案馆业务指导室组卷归档.
接待时间:周一至周五,上午8:00~11:00,下午13:30~16:00.
注意事项:
实验记录建议用黑色水笔书写.字迹端正,图样清晰,左侧留出装订线.
图纸,图表,照片和X光片等用胶水或胶带粘贴在记录纸上,不得用金属制品装订.
编写页码要仔细,不要跳号,漏号.
为了保证能在当天完成归档,避免白跑一趟的情况,每天请尽早来馆归档并自带黑色水笔.
研究生离校前必须完成档案归档工作,否则医学院将不发放学位证书和不予办理离校手续.
交教务处的答辩决议书需原件,由培养单位盖章
如有问题,请拨打:63846590*776413,档案馆网页trs.shu.edu./dang/.
各培养单位科教处(办)及档案馆都有归档指导PPT,有具体图例,请注意按指导进行准备,避免耽误不必要的时间
上海交通大学医学院档案馆
二O一二年一月十六日