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科研系统论文及着作部分使用说明
业务流程
首先介绍一下整个业务系统的总体流程.针对我校科技管理的实际情况,论文管理和着作管理均采用两级审批的方式,分别为院系审核和科技处审核.
论文/着作的具体流程分别如图1和图2所示:
图1论文模块业务流程图
图2着作模块业务流程图
1,用户登录业务系统,填写相关数据,检查无误后即可提交院系审核,
2,院系秘书登录系统后即可看到本学院待审核的论文/着作记录,此时可对这些记录进行相应的审核操作,
3,如审核通过,则该记录进行入下一级审核即科技处审核,科技处管理人员可对所有院系审核通过的论文/着作记录进行相应的审核操作.
4,登记,审核完成以后,系统将生成一些相应的报表.
具体操作
1论文管理
科研秘书以自己的权限登录系统后,能看到个人,以及本学院的相应成果记录.此处以论文管理为例,左侧菜单栏显示为个人论文成果管理和科研秘书论文成果管理,当用户点击"科研秘书论文成果管理"链接时,右侧会显示本学院相关记录的列表,如图1-1.当用户点击"个人论文成果管理"链接时,也会出现类似列表框.
图1-1科研秘书所在学院成果列表
1.1教师个人新增论文
用户通过点击图1-1列表上方的功能按钮对记录进行相应操作.如教师需要登记一条论文记录,当用户点击"个人论文成果管理"列表框上的"新增"按钮后,系统进入论文新增页面,所有用"★"标注的项都是"必填项",不能为空,否则会有相应提示.灰色文本框为不可编辑框,用户可不用理会,由系统自动生成.其余内容由用户自己决定是否输入.如图1-2所示.
图1-2论文新增页面
下面对部分必填项作一些简要说明:
"论文的中文名称"要求填写完整,"英文名称"如果没有可以随意填写.
"学科领域码"可以通过右侧的放大镜选取,如图1-3所示.如错误操作,可通过右侧的橡皮擦除,重新选取.
图1-3选择"学科领域码"页面
"论文类型"选择"期刊论文"时,则显示相应的期刊信息框,如图1-4所示,期刊码选择也可通过放大镜选择,核心,权威期刊,以及本校经常会有论文发表的一般期刊都可以在其中找到,并且系统会自行带入其基本信息,如果找不到,请自行输入此期刊所有基本信息.
其中"期刊类型",即发表刊物是"正刊,增刊,论文集等"要自行选择.
选择"会议论文"时,则显示相应的会议信息框,如图1-5所示.
图1-4期刊信息页面
图1-5会议信息页面
"是否人文社科类"选"否",则对应理工类的相关检索信息如图1-6所示,选"是",则对应文科类论文相关检索信息如图1-7所示.
图1-6理工科类检索信息页面
图1-7人文社科类检索信息页面
如果论文作者并非全部来自本校,要在"署名单位信息"中说明,并填写署名单位的全称,如图1-8所示.
图1-8署名单位信息页面
登记论文,要求分门别类上传封面,目录,版权页和全部正文的扫描页,如图1-9所示.这里值得注意的是所有的扫描页请用.jpg的格式,并且分辨率尽量不要设的太高,以免影响上传速度.正文不止一页的,可以点击"继续添加".
图1-9附件上传页面
用户在输入完相关内容检查无误后,点击下一步进行相关人员维护列表页面.在这里可以对相关人员进行维护,如图1-10.本校人员通过放大镜选取,外校人员可以自行输入.
图1-10人员维护列表
填写完相关人员信息后,点击下一步系统进入详细页面,如图1-11所示,在这里可以看到系统自动生成的工作量.这里,系统同样对外校人员也生成了工作量,但这在最终的部门和个人的工作量统计中不会体现出来.
图1-11详细页面
此时用户可根椐实际情况点击不同的功能按纽.如正确无误,此时即可提交院系进行审核操作,论文状态为"院系待审核"如图1-12.如果暂时不想提交,论文便会保存在个人论文成果管理列表中,状态为"保存".
图1-12提交页面
点击确定,记录提交成功.系统转回到列表页面,如图1-13所示.
图1-13列表页面
此时该新增记录的当前审批标志为"院系待审核",至此,论文的新增流程即完成.
针对学生论文,由于目前数字校园平台不对学生开放使用,所以学生论文暂由其导师代为填写.在人员维护对应的角色栏中,如果导师未在论文上署名,选择"研究生第一作者,导师未署名",如果导师同时在论文上署名,则选择"研究生导师".
1.2院系秘书代本院教师新增论文
院系秘书可以代替本院教师登记论文,在"科研秘书成果管理"列表框中,点击"新增"按钮,进入与教师本人新增论文完全相同的界面,唯一不同的地方,在"申请人信息"中,院系秘书需要选择相应教师的信息,如图1-14所示
图1-14院系秘书代本院教师新增论文页面
1.3修改论文
在"个人论文成果管理"的列表框中,对处在"保存"或"个人待修改"状态的论文记录,教师可对其进行修改,首先勾选该记录前面的复选框,然后点击"修改"按钮,则系统进行修改页面,如图1-15所示.
在"院系秘书论文成果管理"的列表框中,对处在"保存"或"院系待修改"状态的论文记录,院系秘书可对其进行修改,操作类似.
图1-15修改页面
修改完成后,点击"保存"会则用户所做修改写入数据库,点击"提交"则不仅保存而且还会将该条记录提交下一级审核.点击"人员维护"则进入人员维护列表.点击"返回"则退回到列表页.
如用户想要查看该条记录的详细信息,则可点击列表页面上论文编号超链接.
1.4院系秘书审批论文
科研秘书对论文进行审批操作,如1-16图所示,点击左侧"审批成果"中"院系审批成果".点击"论文编号"就可以查看论文的详细信息,此时,如果认为老师填写的信息不够完整,可以填写审批意见,并发回给老师,论文状态变为"个人待修改".如果审核通过,则选择相应论文,直接通过即可,论文状态变为"科技处待审核".
此处支持批量操作,勾选相应记录前面的复选框,然后点击上方按钮,即可以同时对多条记录进行同样的审核.
图1-16审批页面
科技处审核发回修改的论文,由科研秘书对其进行修改.在"科研秘书论文成果管理"列表框中,可以看到状态为"院系待修改",勾选相应记录前面的复选框,然后点击"修改"按钮,进入修改页面,如图1-17所示
图1-17院系修改"院系待修改"论文页面
对论文检索信息出现变更的情况,科技处会对其进行重新维护,系统也会重新计算工作量.
2着作成果
着作成果管理的具体操作和论文成果管理类似,可参照论文进行操作.
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