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关于做好沈阳理工大学2016届毕业生
档案整理工作的通知
各学院及相关单位:
根据学校2016届毕业生派遣离校工作意见的部署,以及《沈阳理工大学学生档案管理办法(修订)》(沈理工校〔2016〕8号)的规定,为确保2016届毕业生档案转递的完整,安全与快速,更好地为学生服务,现将2016届学生毕业档案整理工作安排如下:
一、2016届学生毕业档案装档材料
学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:
1,学生入学材料:包括高中阶段档案,体检表,新生入学登记表(从2016级有),新生入学报到证等.
2,毕业材料:高等学校毕业生登记表(毕业学生装入),学生成绩单,授位决定书,体检表(有体检表装档案袋中,无体检表不装)及毕业生就业报到通知书等.
3,奖励材料:学生在校期间因表现突出获得的学院,校级及校级以上等相关奖励材料.
4,处分材料:学生在校期间违反校规,校纪,触犯国家法律等各类处分材料.
5,组织材料:学生在校期间参加中国,共青团的材料等.
6,日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等.
7,可供组织,人事部门参考的其他材料(学籍异动材料如休学,复学,退学,转学,参军,出国等,选调生材料,有工作经历的个人人事档案).
二、归档材料要求
1,各学院需根据毕业生档案装档材料内容的要求,将毕业生本科阶段装档材料按专业,班级及学号顺序进行整理,分检和组档,并填写3份毕业生装档材料明细表(在装档时填写)(见附件1)和3份毕业生遗留档案名单(装档最后清点遗留在档案馆的档案,并按照各学院班级学号顺序填写)(见附件2),各学院在装档期间移交此表(电子版1份,纸质版3份).
2,归档的材料必须是办理完毕的正确材料.材料应完整,真实,文字清楚,手续齐备,对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料的日期.
3,归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,须盖印章,要同本人见面的材料,一般应有本人的签字.
4,档案材料一般应使用16开办公用纸,材料左边留出2—2.5厘米装订边.文字须是正式打印或用蓝黑墨水,黑色墨水,墨汁书写.不得使用圆珠笔,铅笔,红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,不得用复印件代替原件存档.
三、关于沈阳市人力资源和社会保障局,大连市人力资源和社会保障局对应届毕业生信息采集的要求
由于沈阳市就业和人才服务局档案处的特殊要求,凡报到证上档案去向为沈阳市人力资源和社会保障局的应届毕业生,请学生认真填写《沈阳市就业和人才服务局档案处所需学生信息采集表》(见附件3).所有派遣到沈阳市人力资源和社会保障局的毕业生档案排列顺序应与沈阳市人力资源和社会保障局毕业生信息登记表(EXCEL格式)排列顺序一致,以便于交接,查收和转入档案管理库.
因沈阳市就业和人才服务局档案处及大连市人才中心每年接收档案时间集中且数量巨大,没有电子文档采集表的档案送达后至少两个月内将不能提供相关服务.所以,该表(附件3)手机信息(填写本人真实在用的手机号)由各学院组织填写后报招生就业处,其他信息电子版由招生就业处统一移交档案馆(电子版一份).
四、装档时间安排
1,各学院硕士毕业生档案于7月2日,3日集中装档邮寄.各学院本科毕业生装档时间,2016年7月6日起各学院毕业班辅导员及工作人员(至少12人)按日程安排到档案馆108室分装毕业生档案.以中国邮政EMS"大学生档案"专递方式邮寄的档案在装档当天邮寄.送至沈阳市就业和人才服务局档案处的学生档案由档案馆在7月16日或17日集中送达(具体安排详见附件4).
五、毕业生档案的转递
今年我校档案转递的方式统一按文件要求采用中国邮政EMS"大学生档案"专递方式邮寄.另外,毕业生出国留学,其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室或派遣至生源地人社局,转出时应出具上述单位开具的接收档案的信函.
对于部分特殊情况,也可由接收单位派专人领取.毕业生档案一般不允许由本人自带.因特殊情况需要自带的,应凭用人单位人事部门开具的调档函,,学位证,报到证,,由学生本人到档案馆办理自带手续.
在自带档案的过程中发生档案袋开封,档案材料遗失等问题,由毕业生本人承担责任,学校不负任何责任.
六、毕业生档案的查询
档案寄出两周后,毕业生可向报到证上档案接收单位(部门)询问档案是否收到.
如发现档案未收到,中国邮政EMS"大学生档案"专递一定要在一年内查询,在规定邮寄日期两周后,同学们可登陆沈阳理工大学档案馆网页进入档案服务-学生档案查询一栏查询邮件号,登陆ems..输入邮件号查询档案邮寄信息,并将查询到的档案邮寄信息拍照备查.
七、已毕业学生档案在校保管的问题
按照中组部,人社部等五部委联合下发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(以下简称《通知》)的文件精神,自2016年1月1日起,各级公共就业和人才服务机构为流动人员人事档案提供免费服务,且人社局不接受个人提取送至人社局的档案.档案馆将把已经如期毕业的学生档案按照提供的档案去向地址全部完成转递.附件1:毕业生档案明细表.doc附件2:毕业生遗留档案名单.doc附件3:沈阳市就业和人才服务局档案处所需学生信息采集表.xls附件4:各学院装档具体时间安排及流程..doc