学院资料室状况与管理策略

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关 键 词 :原有状况； 网络化管理； 规章制度；藏书结构；硬件建设； 业务水平

摘 要 :通过对我校经济与管理学院资料室原有状况的分析,从网络化管理,规章制度的完善、藏书结构的调整、硬件建设以及对资料员业务水平的提高几个方面阐述经济与管理学院资料室管理的策略,从而为同等学校的资料室提供了好的借鉴经验.

中图分类号:G253文献标识码：A文章编号：1003-1588(2012)01-0019-02

1我院资料室的原有状况

1.1著录情况

2009年以前我院资料室一直采用传统的手工著录方式管理藏书,老师在查找书籍的时候,完全靠在登记本上查找进行,效率非常低,资料室的资料只对本院读者开放,流通量小,在现在复合学科急剧发展的时代,对信息资源造成了严重的浪费；这种服务手段和方式严重地阻碍了资料室的发展.

自2009年始,我院资料室对书籍、读者借阅图书情况和现刊使用EXCEL软件进行了登记,读者在借阅的时候查找方便了很多,在一定程度上提高了工作效率,但仍存在着不能统计借还书的人次、流通量小,不能使全校读者网上查询资料信息,没有面对整个学校的读者的问题.同时过刊的登记仍采用手工进行.

1.2资金投入情况

我院资料室所藏的资料包括书籍,杂志,报纸,研究生毕业论文,购入的为书籍,杂志和报纸.杂志和报纸的资金投入2007年为14,899元,2008年为17,209元,2009年为9,486元,2010年为10,105元.书籍的资金投入情况见表1.

表1最近4年来我院资料室进书量及金额表

1.2.1虽然进书量没有增加,但书籍的金额却呈上涨趋势,这表明了书籍价格在不断增长,这就出现了教师不断查阅信息的需求与信息价格越来越高之间的矛盾.

1.2.2随着科技的发展,电子书的出现使资料室的藏书有了新的内容,从表1中可以看出,电子书的藏量逐年上升,虽然这给资料室的管理人员带来了更多的任务,但读者使用起来却非常方便,可以利用网络将存在电脑中的电子书远程发送给读者,或者将电子书的压缩版放到网上,供读者下载.

综上可知,四年来我院平均每年的总资金投入为28,000元以上（包括赠书）,属于中等偏上的投入水平,这为我们实现数字化奠定了充足的物质基础.

1.3管理体制方面

资料室长期以来实行双重管理模式,工作人员编制是列入各院系的,业务方面则是由图书馆负责领导与协调的,结果造成了“两不管”的管理真空.由于缺乏规章约束,资料室管理人员在工作中随意性较强,工作规范化程度低,没有严格的规章制度,其中造成的借阅不及时归还现象尤为严重.

张玉香：学院资料室状况分析与管理策略研究*

2我院资料室的管理策略

2.1对电子文献进行网络化管理

电子文献指的是以数码和程序的方式将文字、声音、图形、图像等信息记录在磁存储介质、光存储介质等电子载体上的文献的总称.这类文献须借助电子计算机设备系统才能利用,因而也被称为电子计算机阅读型文献,或称为机读型文献.随着计算机技术的普及,资料室内的电子文献也越来越多,其中以随书光盘为最多.以前的光盘存在着藏而不用的现象,目前我们将光盘的内容复制在电脑里,然后压缩成rar文件,上传到一个叫做数据银行的网站上,并进行注册,将用户名和告诉广大教职工和学生,并在其中建立了光盘使用说明、及常用电子文献下载网站的文件,供教职工生参考.这样教职工及学生在任何时间,只要有网络连接的地方都能下载光盘上的文件并查阅,既方便了工作人员,也方便了查阅人员.同时及时对网站的文献进行维护和更新管理,保证教职工及学生能查阅到最新的资料.并及时查看网上统计资料出版的信息,与书商保持联系,力争第一时间得到纸质版的资料,以供教职工及学生们查阅.对于没有订购的纸质版的统计资料,在网上查询下载地址,及时下载,并在下载后首先查看资料的可信性、完整性,查看资料题名与内容是否相符,内容能否打开等,然后再上传到网上,以保证教职工及学生能准确地查阅到资料；积极参加网络硬盘增加容量的签到活动,每天签到,以增加网络硬盘的容量,提前预防网络硬盘空间不够的现象.

随书光盘具有载体上的易损性、使用上的机读性,内容上的辅助性,使用上的时效性等特点,针对这些特点,我们按照书名的分类号将光盘放入到相应的光盘袋中,并在每个光盘袋侧面用书标标明所装光盘的名称；保管光盘的光盘袋放置在干燥,防尘,防磁,防有害气体的地方,温度保持在14℃-24℃,相对湿度控制在45℃-60℃；对光盘每两年机读抽查一次.

2.2完善资料室规章制度

我院资料室自建成以来一直没有一个成文的规章制度,读者借书数量以及还书时间都没有严格的规定,还书全凭读者自觉或者打催还.这造成了资料室的书籍借出很不平衡,有的读者一次借很多册,而有的读者几乎不光顾资料室,也使得资料室不能及时收回所借书籍以供其他读者借阅,造成书籍积压不还的现象.为了便于书籍的流通,规范资料室的管理,我们制定了资料室规章制度,规定了资料员的工作职责,读者借阅规则,规定了读者借阅书籍的册数,期限,借阅范围,读者离校办理手续,计算机使用规则,以及违章处理办法,从制度上约束和规范了工作人员及读者的借阅行为.

2.3适度调整资料室的藏书结构

为解决图书价格不断上涨与读者阅读需求的矛盾,我们采取了适度调整藏书结构的策略.由于纸质版的书籍价格高昂,我们与各出版社积极联系,由他们为资料室赠送一部分书籍,以实现资料室与出版社的双方的利益.并积极收集各种非书籍资料,如研究生毕业论文,会议论文,网上灰色文件等.同时由于学校图书馆建立了维普、万方、超星数字图书馆等期刊、论文和书籍的搜索引擎,读者们可以通过图书馆直接查到各种文章和各种书籍,我们即削减了杂志和报纸的订阅量,从130种削减到了76种,保留了核心期刊的,这样不仅节省了资金,也减少了工作人员的工作量,读者的阅读要求也没有受到影响.由于学校对教师们科研的要求不断提高,我们增加了统计资料的,从以前的25种增加到了27种,更大程度上满足了教师和研究生科研的需求.

2.4加强硬件建设

时间就是金钱,本着节省读者科研时间的出发点,我们资料室完善了硬件的建设,在原来具有两台电脑的基础上,我们又增加了一台打印机和一个扫描仪,这样我们就可以将纸质版的文章或数据扫描下来,然后下载文字识别软件进行识别,使读者更快的编辑资料. 我们还可以把扫描下来的文章或数据,通过或者飞信远程传给读者,以节省读者到资料室的时间.