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摘 要：文书档案的管理对于各单位或组织来说都是是一项非常重要的工作,但是由于繁琐落后的管理方式,文书档案并没有发挥出应有的作用.如何运用最新的文书档案归档规则和先进的数字化管理方式等对文书档案进行管理成为了重点.
关 键 词：文书档案；档案管理；数字化
[中图分类号]：G472.4[文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2013）-16--01
档案是国家机构、社会组织、企事业单位及个人在以往的行政管理事务和社会实践活动中直接形成的、具有保存价值的各种信息的原始记录.“直接形成”说明档案具有文件的直观性和原始性,“记录”则说明档案是历史面貌的真实记录.《中华人民共和国档案法》第一章总则中第二条,明确规定了档案的定义：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.”[1]档案是推进人类历史不断发展的宝贵财富,对于社会的进步与发展具有重要的参考价值.文书档案更记载着机关、团体、企事业单位或个人的发展历史,反映了各单位的发展状况、从事的各项活动等,为单位的发展建设、领导对待问题的处理方式等提供了历史依据.
文书档案管理也称为文书档案工作,包括文件的鉴定、收集、分类、整理、保管、统计和开发利用.文件的鉴定、收集工作是对现有文件中需要归档的文件和未归档的历史文件进行收集,是将文件集中起来的过程.分类、整理则是将收集来的文件按照其自身的形式、内容、时间、来源等方面的异同,分门别类地组放在一起,使所有的归档文件构成一个有机整体的过程,以便于档案的保管和开发利用.文书档案的保管是采用各种保护措施,保证文件的齐全与完整,尽量延长其寿命.文书档案的开发利用包括文件的查阅、编研、检索、利用等环节,是文书档案工作的最终目的.2000年12月6日发布了新的文书档案整理规则,放弃了50多年来一直采用的以“卷”为单位的整理文书档案的方法,确定了以单份文件为整理单位的“文件级”整理方法.此方法继承传统文书档案整理中区分全宗、分类的做法,放弃了“立卷”的环节,从而提高了工作效率和科学性.
根据文书档案归档规则的新变化,采用数字化管理方式对文书档案进行管理,以提高档案的管理水平,保证文书档案所提供的信息是有效、准确的,从而适应信息化社会发展的需求.随着科学技术的进步发展,档案管理工作的结构产生新的影响,基于计算机的文书档案处理等建议,提出对档案管理工作的新要求.档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务.针对当前发展新形势,以提高文书档案的数字化管理,档案管理现代化呈现出新的发展趋向.
当前文书档案管理存在的问题：
第一,文书档案管理方法太落后.在信息化的今天,手工修裱、装订文件还运用于文书档案的整理、归档工作中.这就造成了归档文件在整理程序和方法上都有些落后,即根据文件的主要特征或类型,把本单位在工作活动中直接形成的办理完毕的,有保存价值的全部文件进行分类和初步整合,然后检查文件,对不符合质量要求的归档文件进行修整后,以“件”为单位装订,加盖归档章并编号,编制归档文件目录,将档案装盒、填写盒内备考表、盒封面和脊背项目.这种程序繁琐,工作量大.而且文书档案管理人员业务水平的差异,往往造成相同的文书档案出现不同的归档形式.文书档案管理人员频繁地更换,新档案员缺乏经验和必要的文书档案归档、管理知识,更是造成了文书档案整理不规范[3]的现象.
第二,文书档案归档意识的薄弱.对文书档案管理认识的不足,直接影响了档案工作的开展.由于文书档案自身保密性、利用滞后性等特点以及传统档案管理的思想的影响,各单位的领导及工作人员对文书档案工作缺乏足够的了解和认识,文件归档意识不强,资金投入较少,档案室设施简陋.许多小型单位把档案室与仓库设为一处,文书档案与杂物放在一起,没有对文件进行较好的保管,致使文书档案容易损坏或丢失[2].
做好文书档案管理的几点思考：
第一,在信息技术、网络技术普及的今天,各行业的现代化管理水平都得到不断提高.创新建立科学的档案管理机制是档案管理工作创新的基础,文书档案计算机化管理的需求越来越迫切.
第二,传统档案管理思想的转变是做好文书档案管理工作的关键.各个单位的领导都要高度重视、支持档案信息化建设,将其纳入到单位建设总体规划.各单位要把档案信息化建设的经费列入年度财务预算当中去,充分考虑到归档文件数量的增加和档案管理载体形态、技术手段的变化等因素,配置高性能的计算机、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机,为档案数字化建设提供良好的基础设施.
第三,提高文书档案管理人员的素质.档案管理工作是社会主义发展建设中必不可少的重要组成部分,它记录着社会发展的历史,服务于社会的发展,指导着社会的发展方向.不断提高文书档案管理人员的工作效率,充分发挥文书档案的作用,意义重大,影响深远.文书档案工作者必须勤奋学习,熟练掌握科学新颖的管理方法,与时俱进,采用先进的数字化技术进行文书档案管理的深化,具备专业知识和较强的文书档案管理技能,以适应文书档案数字化管理的需求[4].
文书档案的数字化建设是一项长期、全面而又具体的艰巨工作,不是某一部门或几个计算机技术人员就能实现的.它需要文书档案管理人员和其他各部门工作人员的积极配合.新颖的管理方式、先进的计算机技术等逐渐成为文书档案科学化、数字化管理的基础与核心,极大地提高了文书档案管理工作的效率和正确性,为档案管理工作总体走上科学化、数字化的发展道路提供了基础.