校园档案管理信息化建设

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注:本论文为黑龙江省鸡西市社会科学联合会立项课题论文

摘 要：校园档案信息化是学校档案管理部门及管理人员应用现代信息技术,对学校的教学、科研、人事及办公室档案信息资源进行管理和利用.学校档案馆（室）作为国家档案事业的重要组成部分,是学校档案管理信息化建设的主体,要切实搞好校园档案管理信息化建设,就必须正确认识这些问题和困难,加强理论指导,以求少走弯路,不断提高其建设效率.

关 键 词：档案信息化；存在问题；对策；学校

作者简介：许贻斌,女,黑龙江省鸡西大学文法系文秘教研室主任,讲师,研究方向：文秘、写作、档案管理

校园档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,学校档案管理部门及管理人员应用现代信息技术,对学校的教学、科研、人事及办公室档案信息资源进行管理和利用.校园档案管理信息化的最终目标就是实现档案管理模式从档案实体保管向档案信息资源为学校师生、为社会提供服务的转变.目前,很多高校的档案管理部门都在积极开展档案信息化建设,但各高校开展档案信息化建设的速度还不够快,还存在着种种困难和问题,学校档案馆（室）作为国家档案事业的重要组成部分,是学校档案管理信息化建设的主体,要切实搞好校园档案管理信息化建设,就必须正确认识这些问题和困难,加强理论指导,以求少走弯路,不断提高其建设效率.本文从高校开展档案管理信息化建设的实施情况展开论述,指出其存在的问题、原因并提出解决对策.

一、学校档案管理信息化建设的实施情况

(一)学校教学业务工作档案管理信息化建设的实施情况

学校教学工作档案,包括教师教学教案、教学大纲、授课计划、教学日志、学生成绩单等教学文件是学校师生在教育教学实践中积累起来的经验教训的总结.它们对提高学校教学质量,有效开展教学评估工作提供了重要信息依据.以我校为例,我校从2005年起,所有的学生成绩录入、学分统计、开设课程统计等均在网上进行,形成电子文件,学生及用人企业均可上网查询学生的各项信息.2008年起,教师的、授课情况、人才培养状态、师生互评等也陆续上网.从而为教育主管部门检查现有的教学、实验、科研设施情况提供信息依据.

(二)学校科研档案管理信息化建设的实施

高校科研档案管理信息化建设,是高校科研档案工作发展的大势所趋.高校的科研档案是掌握高校科研能力和组织开展科研项目研究、保持合理的人才结构的重要信息源.科研活动的增多必然使科研档案管理的工作量加大,但是有相当一部分高校科研档案管理工作还是依赖人工进行,从而造成信息失误率高、传递速度慢.我校近五年来,一直致力于科研档案管理信息化基础设施建设,包括软硬件基础设施和高校科研档案信息网络、信息资源建设、完善科研档案信息化建设的政策、标准和法规,培养科研档案管理信息化人才,并已取得初步成效.

(三)学校人事档案管理信息化建设的实施

学校的师资档案既为掌握学校人才信息,了解人才知识结构、保持合理的人才结构提供重要信息源,又是学校进行职称评审、工资晋升的重要信息依据.目前我校档案管理部门及人事部门联合开展人事档案信息的建设工作,建立学校教师考评档案信息库、职称评审档案信息库、绩效工资档案信息库、外聘教师、工勤人员档案信息库等信息建设工作.

二、学校档案管理信息化建设的存在的问题及原因分析

尽管很多高校档案管理部门陆续开展档案信息化建设并已取得初步成效,但总体上,各高校档案信息化建设的速度还不够快,其原因是多方面的下面就高校现状谈谈高校档案信息化建设中存在的问题及其原因.

（一）学校的领导和师生缺乏对档案管理信息化建设的认识,没有形成档案管理信息化的理念.

首先,学校的领导及师生不了解信息化管理到底要解决哪些问题,为什么进行信息化建设,以为只要购置了几台电脑放在那里就实现了信息化管理.其次,没有形成档案管理信息化的理念.很多学校的领导对档案管理信息化的重视程度还不够,没有真正从战略高度认识档案管理信息化的重要性,认为档案工作不过是简单的收集、整理、保管和利用,人工管理完全能够应付,根本用不着实现信息化,况且,实现信息化需要大量资金投入,而学校经费普遍不足,档案工作的信息化难以提到议事日程.因此出现疏于指导、政策上不予倾斜、经费缺乏必要的支持等问题,以上问题,是当前高校档案信息化建设的最大障碍,使档案管理信息化成为一句空话.

(二)学校档案管理信息化基础设施建设相对比较落后,阻碍了档案管理信息化进程.

高校档案管理信息化基础设施主要包括软硬件基础设施和档案信息网络.软硬件基础设施是高校档案管理信息化建设的基本条件和物质基础,档案信息网络是高校档案信息传输、交换和资源共享的必要手段及核心.但是经过调查发现,很多学校档案管理部门的基础设施较差,缺乏操作简单、功能强大的计算机软件以及专门的磁介质档案存储设备,不能适应信息化技术对信息处理的要求.而学校档案馆（室）所保存的大部分档案都没有进行规范的归档与著录,这为学校档案信息化管理提高了难度.尽管一些高校或购买或研发了一些教学、人事、科研等方面的档案信息化管理软件,但大多都难以适应学校的实际档案信息管理要求,还未充分创造出使档案工作适应社会发展需要的新的工作模式,大大影响了档案信息化工作的顺利开展.

(三)缺乏高素质的从事档案管理信息化工作的专业人员

各高校普遍缺乏从事档案信息化工作的专业人员是一个不争的事实,目前,高校档案工作人员,大多数是非计算机专业毕业,因此对信息化技术的掌握和运用信息技术解决档案管理工作的能力方面很差.而专业信息技术人员又缺乏对档案基础业务工作的系统了解,致使学校档案管理信息化工作人员和设备的潜能没有得到充分的发挥和利用,不能实现优势互补.

(四)资金短缺是制约高校档案工作信息化建设的主要障碍

资金不足,档案信息化建设没有很好的软硬件基础设施配备,技术就得不到很好的提高,档案工作的信息化建设如果缺乏相应的信息化设备投入,必将使高校档案管理工作仍处于较原始的手工操作阶段,不能适应当前形势,达到微机调档、信息传输等,大大制约了档案工作的发展,影响了工作效率,阻碍了档案工作信息化的进程.

三、对校园档案管理信息化建设的建议

(一)基础设施建设现代化

高校档案管理信息化基础设施建设是高校档案信息资源开发利用和信息技术应用的物质基础.是实现档案信息传输、交换和资源共享的必要手段.因此,学校要加强对档案信息化基础设施建设的投资力度,添置先进的计算机等成套硬件设备,为档案系统中大量数据的快速处理、文字图片的扫描及声像资料的录入、网络系统的建设等提供物质保障；同时,要开发一套功能强大的信息系统软件,以满足档案信息化建设的基本要求,以尽快实现高校档案的信息化.

(二)档案信息数据化

目前高校要加强档案信息数据库建设,加快现有档案的归档、著录工作,加强对电子文件的系统设置和数据维护等环节的监督指导工作,做好电子档案的安全、保密和防护工作,以保证归档电子文件的完整.尽快形成档案信息数据规模,使计算机检索系统实用化,才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来,使我们的服务水平和服务能力得到提高.数据库的建设,必将使信息的查询、检索、统计、分析等从过去传统的手工模式向现代化方式转变,档案利用的效率和质量大大提高.

(三)档案管理信息化工作的规范化、标准化

科学规范的管理档案是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度.实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案利用价值的最大化和全宗完整性.在实际工作中,要做到：第一,要准确把握文件立卷归档的时效性；第二,要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；第三,在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性.以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作,就一定能促进档案管理规范化、科学化发展.

(四)档案信息管理人员专业化

人才是保证高校档案管理信息化建设持续发展的关键及成功之本.高校档案管理信息化建设需要一大批既具有丰富高校档案经验、又能熟练掌握现代信息技术的人才,只有尽快培养结构合理、高素质的信息化人才队伍,才能适应高校科研档案管理信息化建设的需要.因此,各高校档案管理部门既要重视对原有管理人员的培训和提高,又要大量吸收那些既懂档案专业又懂计算机管理、熟知法律法规的复合型人才,以适应高校档案信息化、数字化管理的需要,为实现信息网络化服务.

(五)服务利用网络化

档案信息化建设的最终目的在于最大限度为广大师生提供利用.当前,多数高校建立了自己的校园网,而且同教育科研网和国际互联网进行了链接,这无疑提供了一个对外服务的窗口,也为信息资源共享提供了契机.运用现代化信息技术建立档案信息库,逐步实现档案信息数据化,提高信息利用率是当务之急.这就要求我们利用计算机和网络技术,建立学校档案网络化管理系统,为查阅人员随时查询、传递信息和档案提供服务,不断拓展服务功能,进一步提高校园档案服务水平.加强校园档案信息化建设、推进校园档案现代化管理就是对传统档案管理方式的革新,是适应信息化发展的需要,因而它是新时代高校档案管理的必由之路,是新时期高校档案事业发展的必然趋势.以档案信息化建设来带动高校档案工作的开展,这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大措施.